工程設(shè)計單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營單位的共性，又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性，是以智力勞動為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設(shè)計產(chǎn)品是設(shè)計人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過程看， 設(shè)計產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設(shè)計劃、財政撥（ 貸）款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件，同時也是設(shè)計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設(shè)計檔案。工程設(shè)計檔案直接記錄了設(shè)計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實(shí)地反映了設(shè)計實(shí)踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求， 對加強(qiáng)工程設(shè)計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。現(xiàn)就工程設(shè)計檔案的一些主要特點(diǎn)，談?wù)剛�人的若干體會。

　　1.組成的成套性

　　一個企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨(dú)立的工程，一般都是作為一個建設(shè)項(xiàng)目來安排基本建設(shè)工作的， 設(shè)計單位也就以一個獨(dú)立的工程項(xiàng)目（也可能是其中的一個單項(xiàng)工程）作為設(shè)計工作對象，把不同專業(yè)的設(shè)計人員組成隊(duì)或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計文件材料整體，從而決定設(shè)計檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計全部設(shè)計文件材料的總和，包括設(shè)計依據(jù)材料、中間設(shè)計成品和最終設(shè)計成品等， 按照一個獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設(shè)計檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點(diǎn)所制約，并在設(shè)計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項(xiàng)目將設(shè)計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺；按工程項(xiàng)目進(jìn)行配套整理，如實(shí)地、系統(tǒng)地反映一項(xiàng)工程各個設(shè)計階段、各種設(shè)計專業(yè)技術(shù)活動的歷史過程，維護(hù)其歷史全貌；不同項(xiàng)目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項(xiàng)目完整、系統(tǒng)地保存，有利于按項(xiàng)目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。

　　2.形成的階段性

　　根據(jù)設(shè)計工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過設(shè)計準(zhǔn)備（即前期）階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，每個設(shè)計階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備有工作條件，以及必須形成的設(shè)計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計工作沒有完成，或設(shè)計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)，不得開展下一階段的設(shè)計工作（ 但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計文件經(jīng)過批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計依據(jù)，后一階段設(shè)計文件又是前一階段的設(shè)計文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計文件之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個設(shè)計階段各個專業(yè)的設(shè)計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定文件材料形成的階段性。

　　3.內(nèi)容的專業(yè)性

　　一項(xiàng)工程設(shè)計是由多種專業(yè)和設(shè)計人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項(xiàng)工程的設(shè)計文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設(shè)計文件作為依據(jù)而開展工作，其形成的設(shè)計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進(jìn)行。

　　因此，工程設(shè)計檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮設(shè)計文件材料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項(xiàng)目、與工程設(shè)計之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍， 能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計，我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點(diǎn)，掌握必要的專業(yè)知識，才能更好地管理本院的工程設(shè)計檔案。

　　4.修改、補(bǔ)充的多變性

　　工程設(shè)計是技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上對擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計工作形成的圖紙文件是設(shè)計人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計變更，需要對設(shè)計文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變設(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計變更以適應(yīng)施工。有時有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計。設(shè)計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。

　　當(dāng)設(shè)計變更時，必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖，并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場和庫存藍(lán)圖的修改工作，做到底圖與藍(lán)圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設(shè)計變更材料與該工程設(shè)計技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計檔案準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計變更情況，避免對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙，以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤和損失。

　　5.使用的通用性

　　設(shè)計是一項(xiàng)繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造，而不可能是全新的設(shè)計，這首先是設(shè)計工作性質(zhì)所決定的客觀要求，也是設(shè)計再生產(chǎn)的前提條件。再則，工程設(shè)計對象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強(qiáng)，使有關(guān)這些內(nèi)容的圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件，這也就決定了工程設(shè)計檔案通用性的特點(diǎn)。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特點(diǎn)的工程建設(shè)項(xiàng)目外，還用于本單位其他工程項(xiàng)目的設(shè)計工作中， 或外單位生產(chǎn)建設(shè)做參考和借鑒，套用其中的一部分甚至全部圖紙文件，這樣大大避免了重復(fù)勞動，縮短了設(shè)計周期，可加快設(shè)計速度1～2倍，為整個工程建設(shè)贏得了時間，提高了工程效益。

　　6.數(shù)量浩大

　　工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點(diǎn)，不僅造型龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多，而且由一個個單件生產(chǎn)的項(xiàng)目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別，各自有它獨(dú)特的結(jié)構(gòu)、形式和要求，并相應(yīng)形成多種多樣單獨(dú)的設(shè)計圖紙文件。因而設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在已經(jīng)采用自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

　　7.經(jīng)濟(jì)效益的社會性

　　設(shè)計單位的工程設(shè)計檔案，是從事工程設(shè)計技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供設(shè)計圖紙文件， 作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設(shè)計技術(shù)資源，對內(nèi)可參考復(fù)用，對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會提供服務(wù)的。明確工程設(shè)計檔案這一特點(diǎn)，我們在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向社會，面向技術(shù)市場，面向設(shè)計和生產(chǎn)設(shè)計第一線，面向廣大設(shè)計人員和現(xiàn)場施工安裝人員，及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設(shè)計檔案最大限度地在社會上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。

　　8.使用價值的時效性

　　工程設(shè)計檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價值以后，還會二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用，因而說它具有長期使用價值。一般說來， 按照技術(shù)文件生命周期理論，工程設(shè)計檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律。即其利用價值和它所反映的技術(shù)水平成比例，和它保管的時間成反比。因而，工程設(shè)計檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高，時間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程設(shè)計檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性，這是它在利用方面的一個特點(diǎn)。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，不斷“吐故納新”，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)，對本單位已經(jīng)失去利用價值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。

　　從幾個方面以上可以看到，工程設(shè)計檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計單位的性質(zhì)和設(shè)計活動的規(guī)律所決定的。認(rèn)識并掌握設(shè)計檔案的這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計檔案的作用。