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如何成功組織大型會議項目

2008-01-29 13:09    【  【打印】【我要糾錯】

  明確目標(biāo)

  任何活動都有其目標(biāo),有的放矢才能收到事半功倍之效。中國信息協(xié)會成立以來,圍繞信息化建設(shè)已成功組織了若干次大型國際研討會,如“信息市場與國際合作研討會暨展示會”(1994年),“政府與公共管理先進信息技術(shù)國際研討會”(1996年),“現(xiàn)代信息服務(wù)業(yè)發(fā)展國際研討會”(1997年),等。這些研討會都有著共同的特點:與聯(lián)合國有關(guān)機構(gòu)共同組織,研討內(nèi)容是國際上共同關(guān)心的課題,帶有一定的超前性,而且目標(biāo)都很明確。

  聯(lián)合國與中國政府機構(gòu)聯(lián)合召開“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與經(jīng)濟治理國際研討會”,主要是基于以下幾個背景:

  1、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟迅猛發(fā)展,加速了全球化進程,并促進國際經(jīng)濟新秩序的產(chǎn)生;

  2、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟對發(fā)展中國家和經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌國家而言是一把雙刃劍,利用好了是極為難得的“數(shù)字機遇”,利用不好將出現(xiàn)不斷擴大的“數(shù)字鴻溝”;

  3、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代,國家經(jīng)濟運行和宏觀調(diào)控環(huán)境、目標(biāo)、手段都將發(fā)生革命性變化;

  4、全球化與信息化加速發(fā)展,便全球經(jīng)濟治理面臨一系列新的問題和挑戰(zhàn),需要尋求公平合理有效的解決方案。在這樣的背景下,發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟,縮小貧富差距,彌合數(shù)字鴻溝,建立共贏、公正合理的國際經(jīng)濟新秩序,就成了本次研討會的主旋律。會前,聯(lián)合國與中方主辦單位明確了本次會議的基本目標(biāo):培訓(xùn)一批發(fā)展中國家和經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌國家中負(fù)責(zé)國民經(jīng)濟發(fā)展和宏觀經(jīng)濟的高級政府官員;為他們提供所需的信息,以便他們能制訂充分的計劃來處理網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和經(jīng)濟全球化帶來的影響并幫助他們抓住機遇以促進他們本國經(jīng)濟和社會的發(fā)展。

  為實現(xiàn)這樣的目標(biāo),設(shè)計了兩個基本途徑:一是研討會采用論壇方式,使參會者可以從來自全世界網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和經(jīng)濟治理的國際專家那里獲得知識和技能,并且互相交流關(guān)于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和經(jīng)濟治理的理念、技術(shù)和管理方面的經(jīng)驗;二是將研討會變成一個交流園地,討論和比較各參會者所在國關(guān)于發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟,有效進行經(jīng)濟治理和建立新的經(jīng)濟治理體制的政策和策略。換句話說,要從理論和實踐兩個方面進行深入探討和交流。

  聯(lián)合國提出上述目標(biāo)后,中國方面給予了認(rèn)同。一方面,這也是中方所需要的;另一方面,中國可以通過這樣的活動,進一步了解世界,也讓世界進一步了解中國。

  選準(zhǔn)主題

  目標(biāo)定下來以后,主題的選擇就顯得十分重要了。

  據(jù)聯(lián)合國有關(guān)官員稱,把網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與經(jīng)濟治理放在一起研究,并組織大型的國際研討會,在國際上還是第一次。實際上,這個題目也是聯(lián)合國方面提出來的!熬W(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟”一詞出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展之后,至今已是所有人都能耳熟能詳了,但大家的理解和認(rèn)識并沒有達到統(tǒng)一。據(jù)擔(dān)負(fù)本次研討會現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)報道的中國經(jīng)濟信息網(wǎng)的記者統(tǒng)計,會上專家們在使用“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟”一詞時,前后共后近20種不同的解釋!敖(jīng)濟治理”一詞的出現(xiàn)則更晚一些,因為它是針對網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟帶來的一些新現(xiàn)象和新問題提出來的。其中有兩個現(xiàn)象引起國際社會關(guān)注。一是爆發(fā)于1997年的亞洲金融危機,二是近年來日益顯現(xiàn)的“數(shù)字鴻溝”問題。亞洲金融危機迫使人們尋求以下問題的答案:危機的出現(xiàn)是必然現(xiàn)象還是偶然現(xiàn)象?造成這類金融危機出現(xiàn)的因素還繼續(xù)存在嗎?有什么辦法阻止類似事情的發(fā)生?誰來做?……顯然,在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟條件下,靠一個企業(yè)、一個國家的自身努力和潔身自好是難以達到目標(biāo)的,也沒有哪一個國家能負(fù)得起這樣的責(zé)任。于是,除了加強國家經(jīng)濟治理之外,全球經(jīng)濟治理的課題被提了出來。“數(shù)字鴻溝”問題更是一個難解之謎:“數(shù)字鴻溝”是否一定會出現(xiàn)?它對經(jīng)濟上業(yè)已存在的南北差距作用如何?后發(fā)優(yōu)勢能否抵消先發(fā)優(yōu)勢的先得之利?用什么辦法可以消除和彌合這個鴻溝? ……顯然,這里也牽涉到國家經(jīng)濟治理和全球經(jīng)濟治理問題。

  實際上,本次研討會是聯(lián)合國在致力于縮小數(shù)字鴻溝方面所做的諸多努力中的重要一環(huán)。從聯(lián)合國經(jīng)濟和社會事務(wù)部支持與協(xié)調(diào)局政策協(xié)調(diào)處處長約翰·肖林克介紹中可以看到,這已經(jīng)成為聯(lián)合國的重要目標(biāo)之一。1998年聯(lián)合國大會將全球化和相互依賴問題提上它的議事日程。1999年12月聯(lián)合國大會通過了一個決議——《聯(lián)合國在全球化和相互依賴的環(huán)境下促進發(fā)展所扮演的角色》。2000年4月聯(lián)合國在紐約總部召開了一個高層專家討論會,提出要建立聯(lián)合國的ICT(信息通信技術(shù))工作組和信托基金。2000年9月,千年首腦會議簽署了聯(lián)合國經(jīng)濟和社會理事會的部長宣言,從而對ICT對發(fā)展的重要作用作出了更高級別的政治認(rèn)可。之后,聯(lián)合國秘書長成立了一個高級別的ICT問題顧問組,為正式成立ICT工作組做準(zhǔn)備工作。該工作組的全部目標(biāo)要堅決服從于千年峰會的目標(biāo),即在2015年將居住在貧困地區(qū)的人口數(shù)量減少一半。

  經(jīng)過認(rèn)真的研究與思考,為實現(xiàn)既定的會議目標(biāo),決定以研究“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與經(jīng)濟治理”為大會主題,并設(shè)立了五個相互關(guān)聯(lián)的議題:

  1、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與經(jīng)濟全球化:全球網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢和前景;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的正面和負(fù)面效應(yīng);網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和經(jīng)濟全球化環(huán)境下的國家競爭力;伴隨網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和經(jīng)濟全球化產(chǎn)生的新難題;從舊經(jīng)濟轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟所需的領(lǐng)導(dǎo)。

  2、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與發(fā)展:網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟給發(fā)展中國家與經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌國家?guī)淼臋C遇與挑戰(zhàn);網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟應(yīng)具備的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施、法規(guī)框架、財力和人力資源;發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和從舊經(jīng)濟轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟過程中的政策和策略;發(fā)達國家在縮小網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與孤立經(jīng)濟差距中所起的作用。

  3、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與結(jié)構(gòu)調(diào)整:網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的新興產(chǎn)業(yè)和夕陽產(chǎn)業(yè)部門;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代中信息利用和知識創(chuàng)新的重要性;交互式多媒體產(chǎn)業(yè)在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟中扮演的角色;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟要求的商業(yè)轉(zhuǎn)型和新型企業(yè);國家宏觀經(jīng)濟管理和結(jié)構(gòu)調(diào)整的政策課題。

  4、國家經(jīng)濟治理:中央政府在從舊經(jīng)濟到網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟過渡時期所起的作用;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟對國家在經(jīng)濟治理方面自主權(quán)的影響;政府、企業(yè)和市場之間的新型關(guān)系;在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟環(huán)境下,強化國家的作用及設(shè)計和實施新經(jīng)濟治理體制的必要性;公共政策制訂和經(jīng)濟治理執(zhí)行方面的能力構(gòu)建;公共政策制訂和經(jīng)濟治理執(zhí)行方面的能力構(gòu)建。

  5、全球經(jīng)濟治理:建立全球經(jīng)濟治理體制的必要性;全球經(jīng)濟治理體制的特點;全球公共政策的發(fā)展和形成;相關(guān)國際組織決策結(jié)構(gòu)的民主化;聯(lián)合國政府間機構(gòu)在促進國家和全球經(jīng)濟治理中的作用。

  找好主角

  組織好一個大型研討會,同組織好一個大型演出一樣,主要演員的確定是十分重要的一環(huán)。本次研討會在確立主要演員時也是頗費了一番腦筋的。

  從論壇的角度看,強調(diào)共同參與、互動式的交流與溝通,因此與會者都既是演員又是觀眾,但畢竟有主次之分。大會指導(dǎo)委員會經(jīng)過認(rèn)真研究,確立了兩類主要演員:聯(lián)合國方面負(fù)責(zé)為每個專題找到一位在國際上有影響和聲望的專家做專題報告;中方以主辦單位領(lǐng)導(dǎo)為主做大會主旨發(fā)言。

  由于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與經(jīng)濟治理是兩個互有關(guān)聯(lián)的世界性的前沿問題,要想請到合適的主題報告人并不是一件容易的事。經(jīng)過聯(lián)合國方面的努力,最終確定由美國國際經(jīng)濟研究所高級研究員凱瑟琳·曼博士、瑞士圣加林大學(xué)教授比特·施密德博士、英國倫敦大學(xué)經(jīng)濟學(xué)院教授桑德普·卡普爾、美國南加州大學(xué)經(jīng)濟學(xué)院教授愛德華·勞勒Ⅲ、加拿大卡爾頓大學(xué)經(jīng)濟學(xué)院教授基斯?愛奇遜等分別圍繞五個議題做專題報告。

  中方主要演員的確定相對較容易些,因為從大會創(chuàng)意時起就考慮到了這一點——各主辦單位主要領(lǐng)導(dǎo)出席會議并做主旨發(fā)言。中國經(jīng)濟的快速發(fā)展和信息化進程的加速推進引起了世界的普遍關(guān)注,其它發(fā)展中國家和經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌國家從中國學(xué)習(xí)經(jīng)驗比從發(fā)達國家學(xué)習(xí)會更有效,這就是為什么聯(lián)合國要同中國聯(lián)合開這次會的主要原因。因此,從一定意義上說,很多發(fā)展中國家的代表就是沖著學(xué)習(xí)中國的經(jīng)驗來的。所以,中方主要發(fā)言人及其發(fā)言內(nèi)容的確定也同樣十分重要。中方各主辦單位的出場陣容是:國家發(fā)展計劃委員會主任曾培炎的報告題目是《發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟,加快信息化進程》,介紹了中國經(jīng)濟發(fā)展和信息化成就、“十五”信息化發(fā)展目標(biāo),強調(diào)要為信息化推進創(chuàng)造良好環(huán)境;

  財政部部長項懷誠的報告題目是《中國財政與網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟》,介紹了中國財政在支持網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟發(fā)展中的五項政策措施;信息產(chǎn)業(yè)部部長吳基傳的報告題目是《實現(xiàn)跨越式發(fā)展,迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)》,介紹了中國改革開放以來信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的基本情況,指出隨著新世紀(jì)的到來,中國信息產(chǎn)業(yè)將在現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用;中國人民銀行行長戴項龍的報告題目是《網(wǎng)絡(luò)銀行的發(fā)展與監(jiān)管》,分析了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展給銀行業(yè)帶來的深刻變化,對網(wǎng)絡(luò)銀行的風(fēng)險給予了高度重視,并提出了加強網(wǎng)絡(luò)銀行監(jiān)管應(yīng)遵循的一些基本原則;國家統(tǒng)計局局長朱之鑫的報告題目是《網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與中國統(tǒng)計》,重點介紹了我國統(tǒng)計系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用情況;北京市市長劉淇的報告題目是《建設(shè)“數(shù)字北京”,提高城市現(xiàn)代化水平》,介紹了北京信息化進展情況和“數(shù)字北京”基本框架。

  對于如何加強網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟條件下的經(jīng)濟治理,我國的研究也是剛剛起步。各主辦單位借助這次研討會在中國召開之際,都組織了相應(yīng)的研究班子,專門研究這一問題,并起草好相應(yīng)的報告,效果也十分顯著。

  開始正如后來會上所反映的那樣:聯(lián)合國經(jīng)社理事會主席馬丁·貝林加-埃伯托先生認(rèn)為,對所有的發(fā)展中國家來說,中國的成功經(jīng)驗是值得研究和借鑒的。聯(lián)合國經(jīng)濟與社會事務(wù)部跨區(qū)域高級顧問周宏仁博士認(rèn)為,并不是所有的國家都能平等地分享到網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟帶來的好處,中國是能夠利用后發(fā)優(yōu)勢實現(xiàn)跨越式發(fā)展的少數(shù)幾個發(fā)展中國家之一。世界銀行集團副行長、首席信息官穆罕默德。穆興先生認(rèn)為,這次會議選定在世界上發(fā)展速度最快的中國舉行是非常合適的。中國對因特網(wǎng)和其它信息技術(shù)工具的重視程度和深度將成為我們大家的一種重要教益。

  由于這次會的重要性,聯(lián)合國和中國政府方面都給予了格外重視。國務(wù)院總理朱镕基、聯(lián)合國秘書長安南為大會發(fā)來賀信;聯(lián)合國副秘書長德塞因故不能出席,專門制作了錄像講話在大會上播放;國務(wù)院副總理溫家寶、聯(lián)合國經(jīng)濟理事會主席馬丁·貝林加-埃伯托、世界銀行副行長穆罕默德·穆興等出席會議并作重要講話。

  精心組織

  確定主要發(fā)言人后,還有兩個主要工作要做:一是組織參會者,二是落實發(fā)言內(nèi)容。

  由于這次會議的定位是高層論壇,討論的又是超前性的理論前沿問題,開始時我們也擔(dān)心組織參會者會遇到難題。但這樣的會無論從國際還是從中國看,又十分重要,所以還非得這樣不行。按照大會指導(dǎo)委員會的要求,會議的規(guī)模不宜太大,以200人以下為宜。這次會形式上看有濃厚的政府色彩,但在組織落實上并沒有采用政府會議的辦法,而完全采用了市場運作模式。因此,對能組織到多少人到會,心里真的沒有底。整個會議的前期準(zhǔn)備用了近一年的時間,大部分都用在了內(nèi)容的組織設(shè)計和落實上了,等到組織參會人員時時間已經(jīng)不多了。值得欣慰的是,正是由于在內(nèi)容上下了大功夫,在組織參會人員時倒顯得不怎么費力了。二輪通知下發(fā)后,報名參會人員很快達到既定目標(biāo),后來不得不做一些限制,但最后還是突破了300人。其中,在聯(lián)合國和中方各主辦、承辦單位的共同努力下,邀請到了30多個國家的高級政府官員出席會議,其中部長級以上官員33人。

  內(nèi)容的組織一直到會議前幾天才算初步完成,其標(biāo)志就是論文集印出來。在兩天的會議中,大會和分組會共安排有50多人作重點發(fā)言。由于會上時間有限,為使會議內(nèi)容更加豐富,會前做了扎實的論文征集工作(包括發(fā)函、報刊廣告、網(wǎng)絡(luò)征集等),并成立了專門的專家組進行組織和篩選,最后從大量的征文中遴選出近70篇收入會議論文集,提供給每一個參會者。在這一過程中,有大量的繁瑣而重要的工作要做。

  小結(jié):由于重視內(nèi)容組織,使整個會議顯得扎實有效,體現(xiàn)了“三個結(jié)合”的特點。一是政府官員、專家學(xué)者、企業(yè)代表相結(jié)合,多角度、多層次切磋、交流,有利于把問題引向深入;二是經(jīng)濟與信息相結(jié)合,反映出新經(jīng)濟條件下社會和經(jīng)濟發(fā)展的特點;三是宏觀與微觀相結(jié)合,企業(yè)、國家、世界的經(jīng)濟與治理連在一起研討。與會代表認(rèn)為,會議主題把握了世界經(jīng)濟發(fā)展的走向,有現(xiàn)實性和前瞻性;內(nèi)容廣泛、豐富,有啟發(fā)性;達到了交流情況和觀點、共享經(jīng)驗和知識、促進相互了解和加強合作的目的。

  聯(lián)合國經(jīng)社理事會主席埃伯托(喀麥隆人) 會后說:“這次研討會開得很好,中國了不起,60年代中國支持和幫助非洲解放,沒有中國就沒有非洲的今天。希望中國一如既往幫助非洲度過信息革命,縮小同發(fā)達國家之間的數(shù)字鴻溝!焙商m、加拿大、俄國、拉脫維亞等國代表對會議贊不絕口,他們大多數(shù)第一次來中國,認(rèn)為中國經(jīng)濟發(fā)展快、商品豐富、會議組織得好,很多地方出乎他們的想象。哥倫比亞發(fā)展部副部長、阿聯(lián)酋信息總局副秘書長、巴基斯坦信息技術(shù)委員會委員兼秘書長等代表回國后還來信致謝。因為內(nèi)容新穎、豐富,本次會議也受到國內(nèi)媒體廣泛關(guān)注,人民日報、經(jīng)濟日報、光明日報、科技日報等40余家報刊以顯要位置刊登了20多萬字的報道和稿件,中經(jīng)網(wǎng)現(xiàn)場發(fā)稿50多篇,中央電視臺4個頻道先后對會議進行報道,其中《中國報道》還制作了半小時的專題節(jié)目。由此,我們可以得出結(jié)論,要想使研討會有效、有用、有意義、使人受益、讓人回味無窮,必須要有好內(nèi)容,并精心組織。

延伸閱讀:成功 組織 會議
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