開(kāi)會(huì)作為一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)會(huì)議解決問(wèn)題，安排工作，制定計(jì)劃和決策，是推動(dòng)項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。但是，我們卻可以在現(xiàn)實(shí)中看到，大量的項(xiàng)目經(jīng)理，由于各種原因：或有點(diǎn)官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專業(yè)氣質(zhì)太重，……很多會(huì)議，都是低績(jī)效，甚至可以說(shuō)沒(méi)有績(jī)效的，尤其在研究院所、策劃研究機(jī)構(gòu)、軟件企業(yè)等知識(shí)密集的項(xiàng)目型企業(yè)更為典型，會(huì)議的結(jié)果往往不是解決了問(wèn)題，安排了工作，而是什么結(jié)果都沒(méi)有？甚至產(chǎn)生了爭(zhēng)端和矛盾！

　　讓我們通過(guò)一個(gè)真實(shí)案例，并全程對(duì)問(wèn)題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，以歸納常見(jiàn)的項(xiàng)目會(huì)議管理的問(wèn)題：

　　項(xiàng)目經(jīng)理張某用了幾天的時(shí)間聯(lián)絡(luò)、確認(rèn)，一再延期，終于組織召開(kāi)了“項(xiàng)目主創(chuàng)意會(huì)”，由于是該類型項(xiàng)目中最重要的會(huì)議，全體項(xiàng)目成員，包括公司的內(nèi)部專家和外協(xié)專家總共30多人參加了這個(gè)會(huì)議（首先，就目的而言，這個(gè)會(huì)議規(guī)模是有問(wèn)題的）。會(huì)議首先由PM將項(xiàng)目小組初步形成意見(jiàn)進(jìn)行了講解，過(guò)程中，就不斷被那些個(gè)專家打斷，打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)現(xiàn)，原來(lái)這些專家知識(shí)不太清楚項(xiàng)目有關(guān)背景（會(huì)議能不能有績(jī)效，最重要的就是會(huì)前準(zhǔn)備，讓參會(huì)人員對(duì)背景、方案等所知甚少的時(shí)候，首先就會(huì)出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題，更重要的，當(dāng)雙方各自擺明立場(chǎng)之后，你PM是堅(jiān)持自己的，還是聽(tīng)他們的？）好不容易介紹、解釋完了方案，開(kāi)始討論！眾多專家就開(kāi)始提出眾多問(wèn)題，由于都是些個(gè)“專家”所以就必須要發(fā)言，而且要精彩，而且要讓PM有所收獲，于是，方案在這樣的“攻擊”之下變得一無(wú)是處，大家甚至對(duì)PM的基本邏輯思維能力、演講組織能力，乃至語(yǔ)文能力也產(chǎn)生了懷疑！（呵呵！這是什么會(huì)議？這就是在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常發(fā)生的會(huì)議實(shí)景）然后，PM或?qū)δ承┫敕ㄟM(jìn)行深入闡釋，或?qū)﹀e(cuò)別字的問(wèn)題表示道歉，或與個(gè)別專家就一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行辯論，最后惱羞成怒開(kāi)始對(duì)所有的意見(jiàn)都從心里進(jìn)行抵制而卻依然笑著應(yīng)答！專家們終于占了上風(fēng)（專家總是占上風(fēng)的），快要散會(huì)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)是4個(gè)小時(shí)之后了——而原來(lái)的計(jì)劃只是2個(gè)小時(shí)開(kāi)這個(gè)會(huì)議！大家迅速散去，各忙各的！此時(shí)，項(xiàng)目組成員問(wèn)PM，主創(chuàng)意到底如何訂？如果是一個(gè)怯懦的PM會(huì)說(shuō)——按照X總說(shuō)的辦吧！如果是一個(gè)有些專業(yè)精神的PM會(huì)說(shuō)——原方案不變，這是什么會(huì)？簡(jiǎn)直就是浪費(fèi)時(shí)間，……

　　由此，我們要表達(dá)一些對(duì)于“會(huì)議”的看法：

　　第一，會(huì)議是什么？

　　會(huì)議天然就有公司政治色彩，但是，決不要將這樣的想法放在具體解決問(wèn)題的戰(zhàn)術(shù)性的、項(xiàng)目型的會(huì)議上！而我們很多項(xiàng)目公司，不能擺脫這個(gè)束縛，認(rèn)為會(huì)議就是要強(qiáng)化權(quán)力，要打擊對(duì)手，要怎么樣怎么樣！項(xiàng)目過(guò)程中的種種會(huì)議，是要解決具體問(wèn)題，這里不能有所謂權(quán)威，只能有專業(yè)的激辨，越是這樣越是精彩而且能夠有成果！但國(guó)內(nèi)公司所有會(huì)議的政治氣氛太濃，一直蔓延到了項(xiàng)目的會(huì)議之中！

　　第二，會(huì)議的成本

　　我們干過(guò)這樣一個(gè)事情，與客戶方7、8個(gè)人一起，從9點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)討論一個(gè)問(wèn)題，最后到了12點(diǎn)鐘還沒(méi)有任何結(jié)果，而其中主要的問(wèn)題，就是領(lǐng)導(dǎo)的尼尼喃喃不能決策，或左或右，又覺(jué)得不動(dòng)最好！搞得所有人不知如何應(yīng)付，疲憊不已！終于輪到我們發(fā)言，我們拿著計(jì)算機(jī)，邊說(shuō)邊算，這里在座的日工資30000元，用了半天，就是15000元，沒(méi)有任何結(jié)果就是凈虧損，按照公司毛利就是需要實(shí)現(xiàn)15萬(wàn)的訂單才能挽回上午這個(gè)會(huì)議的損失。當(dāng)然，這里沒(méi)有計(jì)算機(jī)會(huì)成本，因?yàn)樵谧�的每個(gè)人都有自己的崗位，如果不參加這個(gè)會(huì)議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本，尤其幾個(gè)高級(jí)管理人員機(jī)會(huì)成本損失更是嚴(yán)重！我們付出了這樣的代價(jià)，我們獲得了什么結(jié)果？什么結(jié)果都——沒(méi)有！這席話震驚了在場(chǎng)所有人，此后只是用了10分鐘，將幾個(gè)方案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)進(jìn)行了一個(gè)對(duì)比分析很快作出了結(jié)論！并由此，客戶方領(lǐng)導(dǎo)讓我們?cè)O(shè)計(jì)并推動(dòng)實(shí)施了該公司的會(huì)議管理體系！

　　第三，會(huì)議的形式

　　我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)問(wèn)題，有領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，大家都不太發(fā)言，等著定調(diào)子！沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議則爭(zhēng)吵的利害！什么是好的會(huì)議，其實(shí)后者看起來(lái)好像有傷同事情誼，但這才是好的，任何一個(gè)決策都會(huì)有兩面，有人看到好的一面，有人看到壞的一面，看到壞的一面的人因?yàn)槟承┰�因不說(shuō)，這叫聰明還是叫不專業(yè)，在不同的企業(yè)可能會(huì)有不同的看法！但是，我們的觀點(diǎn)是，專業(yè)人之所以被稱為專業(yè)，就是要有點(diǎn)堅(jiān)持，要知道什么東西在自己所知識(shí)/能力/經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)是好的，或是不好的——否則，你也就沒(méi)有必要參與這個(gè)會(huì)議——更重要的是，敢于表達(dá)！因此，我們認(rèn)為項(xiàng)目過(guò)程中的會(huì)議，尤其是重要的會(huì)議，有爭(zhēng)吵的會(huì)議是好的，一團(tuán)和氣的會(huì)議簡(jiǎn)直就不用去開(kāi)！

　　以上都還沒(méi)有涉及會(huì)議管理技術(shù)層面的問(wèn)題，實(shí)際上在具體的會(huì)議管理中，還有很多所謂“機(jī)會(huì)點(diǎn)”，如果不能認(rèn)識(shí)并改善將會(huì)給公司帶來(lái)很大的損失！

　　最后，我們要說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理，如果你還不會(huì)開(kāi)會(huì)，那還不如不要開(kāi)會(huì)！