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建設(shè)工程合同管理的信息化

2008-04-28 14:14    【  【打印】【我要糾錯】

  1、建設(shè)工程合同管理信息化的必要性

  由于建設(shè)工程和建設(shè)工程合同的特點(diǎn),帶來合同管理有如下特點(diǎn):

  (1)由于建設(shè)工程項(xiàng)目是一個漸進(jìn)的過程,工程持續(xù)時間長,這使得相關(guān)建設(shè)合同特別是工程承包合同生命周期長,因此,合同管理必須從領(lǐng)取標(biāo)書直到合同完成并失效的時期內(nèi)連續(xù)地、,不間斷地進(jìn)行。

  (2)由于工程價值量大,合同價格高,使合同管理對工程經(jīng)濟(jì)效益影響很大。

  (3)由于工程過程中內(nèi)外的干擾事件多,合同變更頻繁,風(fēng)險大,合同實(shí)施必須按變化了的情況不斷地調(diào)整,這要求合同管理必須是動態(tài)的。在合同實(shí)施過程中,合同控制和合同變更管理就顯得極為重要。

  (4)合同管理工作極為復(fù)雜、繁瑣,是高度準(zhǔn)確、嚴(yán)密和精確的管理工作。在工程實(shí)施過程中,合同相關(guān)文件,各種工程資料汗牛充棟。在合同管理中必須取得、處理、使用、保存這些文件和資料。

 。5)由于合同中包含了項(xiàng)目的整體目標(biāo),所以合同管理對項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理有總協(xié)調(diào)和總控制作用,它是工程項(xiàng)目管理的核心和靈魂。

  由于合同管理的這些特點(diǎn),僅僅依靠人工管理既耗時費(fèi)力,而且信息傳遞緩慢,延誤時間,尤其對于時效性很強(qiáng)的索賠,到一定時限不能提供需要的信息會使索賠失效,同時索賠文件及其說明材料連篇累牘,編撰審閱費(fèi)時費(fèi)事,這無法滿足承包商參與國際市場競爭的要求。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天,要提高合同管理人員的工作效率,使其適應(yīng)國際化管理模式,就需要將現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到合同管理的日常工作中來,建立方便實(shí)用的計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò),有效地提高項(xiàng)目的經(jīng)營管理水平,使索賠人員及索賠檔案管理工作人員從繁重的文字、案卷工作中解放出來,極大地提高了索賠的工作效率。

  2、建設(shè)工程合同管理信息系統(tǒng)的建立

  2.1系統(tǒng)目標(biāo)

 。1)對各種建設(shè)工程項(xiàng)目所簽訂的各種類型的合同(如建設(shè)工程勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、建設(shè)物資采購合同等)進(jìn)行全面科學(xué)的管理,不僅能迅速處理合同中各種信息,而且能夠?qū)π潞炗喌暮贤M(jìn)行信息錄入,對已簽訂的合同進(jìn)行修改、銷毀、查詢等處理工作。

  (2)代替手工方式存儲合同有關(guān)條款及相關(guān)資料,使管理人員從繁重的手工查閱方式中解放出來。

 。3)滿足建設(shè)項(xiàng)目動態(tài)管理的需要,可隨時將實(shí)際情況變化以合同方式體現(xiàn)出來,便于迅速解決合同管理過程中的一些爭議及索賠事項(xiàng)。

 。4)提供對各類合同條件(如FIDIC合同條件)及常用的合同法律、法規(guī)進(jìn)行檢索的功能,同時還有為方便管理人員快速編寫合同而設(shè)置的常用合同范本

  2.2系統(tǒng)功能

  本系統(tǒng)功能既相互聯(lián)系,又相互獨(dú)立,是一個有機(jī)的整體。

 。1)合同文件管理模塊:收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料,進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有:建設(shè)工程合同協(xié)議條款,建設(shè)工程合同條件,洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議,招標(biāo)工程中標(biāo)通知書,投標(biāo)書,招標(biāo)文件,工程量清單,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料,技術(shù)要求等。補(bǔ)充合同子模塊主要是對于合同實(shí)施過程中,原合同文件中沒有涉及而后來由于工程變更等其他原因新補(bǔ)充的合同文件。

 。3)合同條款檢索模塊:可對各類合同條款進(jìn)行檢索,以便監(jiān)督合同的履行和合同的實(shí)現(xiàn)。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索,無條件檢索是按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索;有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為:條款檢索、條款項(xiàng)檢索和主題詞檢索。

 。4)合同管理模塊:它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中,關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實(shí)施控制子模塊,合同變更管理子模塊,索賠管理子模塊。

  合同實(shí)施控制子模塊:主要是對工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實(shí)施動態(tài)管理,將合同實(shí)施結(jié)果與合同計劃目標(biāo)對比,找出兩者之間存在的差異,從而及時調(diào)整合同實(shí)施計劃。合同變更管理子模塊:對工程施工過程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更,可自動生成變更清單,計算變更費(fèi)用,生成變更詳情表,計算變更凈值,以及變更與原合同的對照表,并及時反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊:主要包括索賠證據(jù)管理,索賠鑒別管理,索賠計算管理,索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫的管理等,為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù),提供索賠意向通知書,索賠報告,進(jìn)行索賠計算等。

 。5)其他系統(tǒng)模塊:分為三個子模塊:即常用合同范本查詢子模塊,合同法律法規(guī)檢索子模塊,其它子模塊。常用合同范本查詢子模塊主要功能是隨時對各種合同格式范本進(jìn)行檢索查詢和調(diào)用,可使合同的生成方便、準(zhǔn)確、快捷;合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是隨時查閱我國現(xiàn)行的各種有關(guān)合同管理方面的子模塊主要功能是隨時對各種合同格式范本進(jìn)行檢索查詢和調(diào)用,可使合同的生成方便、準(zhǔn)確、快捷;合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是隨時查閱我國現(xiàn)行的各種有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī);其它子模塊是為了方便用戶,讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。

延伸閱讀:建設(shè) 工程 合同
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