建設工程文件歸檔整理規(guī)范
根據我部“關于印發(fā)《二○○○至二○○一年度工程建設國家標準制訂、修訂計劃》的通知”（建標[2001]87號）的要求，由建設部會同有關部門共同制訂的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，經有關部門會審，批準為國家標準，編號為GB／T 50328－2001，自2002年5月1日起施行。
本規(guī)范由建設部負責管理，建設部城建檔案工作辦公室負責具體技術內容的解釋，建設部標準定額研究所組織中國建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。
1、總則
1．0．1 為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。
1．0．2 本規(guī)范適用于建設工程文件的歸檔整理以及建設工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關規(guī)定執(zhí)行。
1．0．3 建設工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行現行有關標準的規(guī)定。
2、術語
2．0．1 建設工程項目（constructionproject）
經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內在聯系的工程所組成。
2．0．2 單位工程（single project）
具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程，并構成建設工程項目的組成部分。
2．0．3 分部工程（subproject）
單位工程中可以獨立組織施工的工程。
2．0．4 建設工程文件 （constructionproject document）
在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。
2．0．5 工程準備階段文件�。╯eedtimedocument of a construction project）
工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。
2．0．6 監(jiān)理文件�。╬roject managementdocument）
監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。
2．0．7 施工文件�。╟onstructing docu-ment）
施工單位在工程施工過程中形成的文件。
2．0．8 竣工圖�。╝s-build drawing）
工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。
2．0．9 竣工驗收文件 （handing overdocument）
建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
2．0．10 建設工程檔案�。╬rojectarchive）
在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。
2．0．11 案卷�。╢ile）
由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。
2．0．12 立卷�。╢iling）
按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。
2．0．13 歸檔�。╬utting into record）
文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構。
3、基本規(guī)定
3．0．1 建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。
3．0．2 在工程文件與檔案的整理立懟⒀槭找平還ぷ髦校ㄉ璧ノ揮β男邢鋁兄霸穡？/P>
1、在工程招標及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；
2、收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔；
3、負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；
4、收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；
5、在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；
6、對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，向當地城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程移交。
3．0．3 勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。
3．0．4 建設工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。
3．0．5 城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。
4、工程文件的歸檔范圍及質量要求
4．1 工程文件的歸檔范圍
4．1．1 對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
4．1．2 工程文件的具體歸檔范圍應符合本規(guī)范附錄A的要求。
4．2 歸檔文件的質量要求
4．2．1 歸檔的工程文件應為原件。
4．2．2 工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
4．2．3 工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。
4．2．4 工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。
4．2．5 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
4．2．6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
4．2．7 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。
4．2．8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
1、竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)。
2、竣工圖章示例（附件1）：
3、竣工圖章尺寸為：50mm×80mm.
4、竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。
4．2．9 利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1／3的，應當重新繪制竣工圖。
4．2．10 不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB／10609．3－89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。
5、工程文件的立卷
5．1 立卷的原則和方法
5．1．1 立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。
5．1．2 一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。
5．1．3 立卷可采用如下方法：
1、工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；
2、工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷；
3、監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；
4、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；
5、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
5．1．4 立卷過程中宜遵循下列要求：
1、案卷不宜過厚，一般不超過40mm.
2、案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。
5．2 卷內文件的排列
5．2．1 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。
5．2．2 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。
5．2．3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
5．3 案卷的編目
5．3．1 編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定：
1、卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。
2、頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。
3、成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。
4、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
5．3．2 卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定：
1、卷內目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。
2、序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。
3、責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。
4、文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。
5、文件題名：填寫文件標題的全稱。
6、日期：填寫文件形成的日期。
7、頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。
8、卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。
5．3．3 卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定：
1、卷內備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。
2、卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及立卷單位對案卷情況的說明。
3、卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。
5．3．4 案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：
1、案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。
2、案卷封面的內容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。
3、檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。
4、檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。
5、案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內文件的內容。
6、編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。
7、起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。
8、保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見附錄A.
永久是指工程檔案需永久保存。
長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
短期是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
9、密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
5．3．5 卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。
5．4 案卷裝訂
5．4．1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。
5．4．2 裝訂時必須剔除金屬物。
5．5 卷盒、卷夾、案卷脊背
5．5．1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。
1、卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為20、30、40、50mm.
2、卷夾的外表尺寸為310mm×220mm，厚度一般為20～30mm.
3、卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。
5．5．2 案卷脊背
案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄E.
6、工程文件的歸檔
6．0．1 歸檔應符合下列規(guī)定：
1、歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附表A.文件材料的質量符合4．2的要求。
2、歸檔的文件必須經過分類整理，并應組成符合要求的案卷。
6．0．2 歸檔時間應符合下列規(guī)定：
1、根據建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。
2、勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。
6．0．3 勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。
6．0．4 工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套（原件）移交當地城建檔案館（室）。
6．0．5 勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。
6．0．6 凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規(guī)定和本規(guī)范附錄A的要求單獨立卷歸檔。
7、工程檔案的驗收與移交
7．0．1 列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城建檔案管理機構出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。
7．0．2 城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容：
1、工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；
2、工程檔案的內容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；
3、工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；
4、竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；
5、文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；
6、文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。
7．0．3 列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。
7．0．4 停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。
7．0．5 對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位，應當重新編制工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案館（室）移交。
7．0．6 建設單位向城建檔案館（室）移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。
