招標文件發(fā)售應(yīng)注意的事項

　　截止時間：滿足投標制作

　　招標文件發(fā)售的起始時間，應(yīng)從招標公告中確定的開始發(fā)售日期為準，文件發(fā)售時間可以與公告發(fā)布的時間不一致；招標文件發(fā)售的截止時間，在相關(guān)法律法規(guī)中都沒有明確規(guī)定，有的招標采購單位在招標公告中限定于投標截止時間前幾天停止發(fā)售招標文件，以方便招標文件的收取和管理，這一做法并不違背政府采購相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

　　但筆者認為，為鼓勵更多的供應(yīng)商參與政府采購活動，只要供應(yīng)商在投標截止時間前能夠完成投標文件的制作，不應(yīng)限制向供應(yīng)商發(fā)售招標文件。

　　地點確定：不應(yīng)隨意更改

　　招標采購單位在制作標書時，應(yīng)注意：招標文件的發(fā)售地點應(yīng)與招標公告中列明的地點相一致，招標采購單位不得隨意進行變更。如果確實發(fā)生了意外情況，如臺風地震等不可抗因素，需要變更發(fā)售地點的，應(yīng)及時在政府采購監(jiān)管部門指定的信息發(fā)布媒體上發(fā)布變更公告。

　　發(fā)售形式：紙制或電子均可

　　《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（以下簡稱財政部18號令）規(guī)定，招標采購單位應(yīng)當制作紙質(zhì)招標文件，也可以在政府采購監(jiān)管部門指定的網(wǎng)絡(luò)媒體上發(fā)布電子招標文件，電子招標文件與紙質(zhì)招標文件具有同等法律效力。招標采購單位如果同時采用兩種形式發(fā)售招標文件，必須保持兩種形式招標文件內(nèi)容的一致性，否則后果將由招標采購單位承擔。然而，應(yīng)注意的是為了減少由于二者不一致所導致的糾紛，政府采購相關(guān)法律法規(guī)也規(guī)定，二者有異時以紙質(zhì)招標文件為準。

　　售價確定：彌補印刷成本原則

　　財政部18號令第二十三條規(guī)定，“招標文件售價應(yīng)當按照彌補招標文件印制成本費用的原則確定……”，那么，如果招標采購單位是黨政機關(guān)、事業(yè)單位或社會團體，欲收取招標文件工本費的，應(yīng)事先獲得物價部門和財政部門的批準。招標文件的售價應(yīng)在物價和財政部門批準的限額之內(nèi)，否則屬于亂收費行為，容易引發(fā)質(zhì)疑或投訴。采購代理機構(gòu)應(yīng)按照“彌補招標文件印制成本費用”的原則確定招標文件的售價，不得以營利為目的，更不得以招標采購項目的金額作為確定招標文件售價的依據(jù)。

　　外地供應(yīng)商購買招標文件時需要招標采購單位代為郵寄的，招標采購單位可以根據(jù)郵政部門的收費標準適當收取一定的郵寄費用，但這一做法最好能在招標公告中事先確定；采用電子招標文件的，筆者認為，招標采購單位不應(yīng)在招標文件售價的基礎(chǔ)上另行向供應(yīng)商收取任何其他費用。

　　發(fā)售程序：發(fā)票票據(jù)莫遺忘

　　需要收取工本費的招標文件，招標采購單位應(yīng)按照招標公告確定的價格和時間，向供應(yīng)商發(fā)售。發(fā)售前，應(yīng)允許供應(yīng)商查看招標文件，以便供應(yīng)商自行確定是否有意向參加本次招標。

　　供應(yīng)商以現(xiàn)金或支票方式在招標采購單位指定地點當場購買招標文件的，招標采購單位在收取相應(yīng)費用后，應(yīng)及時將招標文件和發(fā)票或其他符合財務(wù)報銷規(guī)定的票據(jù)移交給供應(yīng)商，并請供應(yīng)商做好名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等基本信息的登記手續(xù)，以便在開標前一旦出現(xiàn)情況變化時能及時聯(lián)系和通知相關(guān)供應(yīng)商；外地供應(yīng)商以電匯方式購買招標文件的，招標采購單位應(yīng)請供應(yīng)商將電匯憑證及時傳真給財務(wù)部門，在確認費用（包括招標文件工本費和郵費）到賬后，招標采購單位還應(yīng)及時將招標文件和發(fā)票或其他符合財務(wù)報銷規(guī)定的票據(jù)郵寄給供應(yīng)商，并做好相關(guān)供應(yīng)商基本信息的登記手續(xù)。

　　另外，采用邀請招標方式采購的，只有接到投標邀請書的供應(yīng)商才有資格購買招標文件。

　　未來趨勢：招標文件免費發(fā)放

　　目前，一些招標采購單位，特別是財政全額撥款的集中采購機構(gòu)，已經(jīng)開始將招標文件以電子形式在政府采購監(jiān)管部門指定的網(wǎng)絡(luò)媒體上免費向供應(yīng)商發(fā)放，其好處是可以降低供應(yīng)商的投標成本，鼓勵供應(yīng)商積極參與政府采購活動；而不利之處是使招標采購單位對參加投標的潛在供應(yīng)商數(shù)量把握不足，給開標現(xiàn)場的準備工作帶來一定難度。

　　筆者建議，集中采購機構(gòu)在提供招標文件下載時，設(shè)置一份表格，由擬參加投標的供應(yīng)商填寫投標確認函，以便招標采購單位對投標供應(yīng)商的數(shù)量事先大致有所了解，但值得注意的是，投標確認函不能作為是否有資格參加投標的必要文件，也不能以此為借口將該供應(yīng)商投標做無效處理。

　　更正處理：及時發(fā)布更正公告

　　招標文件發(fā)售期間，招標采購單位發(fā)現(xiàn)招標文件存在缺漏或在組織供應(yīng)商答疑或現(xiàn)場考察時，招標采購單位認為有必要對已發(fā)出的招標文件進行澄清或者修改的，應(yīng)當于投標截止時間十五日前，在政府采購監(jiān)管部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人，這也是《政府采購法》、財政部18號令等相關(guān)法律法規(guī)的要求。這就要求一旦發(fā)布更正公告的時間距投標截止時間已不足十五日，招標采購單位必須延長投標截止時間。

　　如9月1日開始發(fā)售招標文件，投標截止時間為9月21日，招標采購單位于9月10日認為必須對招標文件進行澄清或修改，則相應(yīng)的投標截止時間必須延長至9月25日以后，相關(guān)投標截止時間的更改應(yīng)一并在更正公告中發(fā)布。

　　同時，根據(jù)財政部18號令第二十八條規(guī)定，在投標截止時間前三天內(nèi)，招標采購單位不應(yīng)當再延長投標截止時間和開標時間，即要求在此時間段內(nèi)不得再對招標文件內(nèi)容進行修改或澄清。在此期間，由于客觀原因確實必須延長投標截止時間和開標時間的，應(yīng)當經(jīng)政府采購監(jiān)管部門批準，取消本次招標活動后重新組織招標，或采用其他采購方式進行采購。

　　保密要求：單獨登記信息

　　財政部18號令第二十六條規(guī)定：“開標前，招標采購單位和有關(guān)工作人員不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標投標的其他情況。”這就意味著招標采購單位在發(fā)售招標文件時負有保密義務(wù)，尤其在登記供應(yīng)商信息時，招標采購單位項目負責人應(yīng)該對每一個購買招標文件的供應(yīng)商單獨登記，不得將供應(yīng)商信息登記在同一份表格中，以免后購買招標文件的供應(yīng)商輕易獲得已購買招標文件供應(yīng)商的信息，這對先購買招標文件的供應(yīng)商來說是不公平的。

　　質(zhì)疑處理：把握兩個“七日”

　　《政府采購法》規(guī)定：供應(yīng)商認為采購文件使自己的權(quán)益受到損害的，可以在知道或者應(yīng)知其權(quán)益受到損害之日起七個工作日內(nèi)，以書面形式向采購人提出質(zhì)疑。這就要求供應(yīng)商必須在購買或收到招標文件之日起七個工作日內(nèi)，向招標采購單位提出質(zhì)疑，否則招標采購單位可以拒絕接受供應(yīng)商的質(zhì)疑。

　　招標采購單位必須對供應(yīng)商的有效質(zhì)疑進行充分論證，并在七個工作日內(nèi)給與書面回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容中如涉及到招標文件內(nèi)容的修改或澄清，必須發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人。