項目管理與招標采購考前復習指導(23)

    （2）采購信息管理的方法和措施——掌握P41

    為了達到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來源，對采購信息進行分類；掌握和正確運用采購信息管理的手段；掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購信息管理系統(tǒng)。

    項目采購產生的信息數量巨大，種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應采用的措施包括：

    1）標準化措施。由于各種采購數據和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項目相同的數據和信息應該規(guī)范。將得到的采購數據和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數據和信息，最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務流程圖、數據流程圖。通過建立統(tǒng)一的數據庫，各類數據以文件的形式組織在一起。

    2）制度化措施。采購信息資料只有全面反映項目采購的各類信息，才更具有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數據和信息作支撐，這些數據和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累，通過有效的信息管理制度建立才能達到。

    （3）信息技術與應用——熟悉P41

    采購信息技術主要包括：

    1）計算機網絡技術及其應用。如：

    ①計算機網絡系統(tǒng)。計算機網絡是分配在不同的地理位置、具有獨立功能的多個計算機系統(tǒng)，用通信設備和通信線路，按照網絡協(xié)議相互通信，以共享硬件、軟件和信息等資源為目的的計算機系統(tǒng)的集合。

    計算機網絡系統(tǒng)從邏輯結構上一般可分為兩個部分。即負責數據處理、向網絡用戶提供各種網絡資源及網絡服務的外層資源子網和負責數據轉發(fā)的內層通信子網。兩者在功能上各負其責，通過一系列計算機網絡協(xié)議把兩者緊密結合在一起，共同完成計算機網絡工作。

    ②Internet網絡。通常用于收集市場信息。對于業(yè)主而言，可以通過Internet網絡查詢采購項目所需的市場信息；對招標代理機構，通過Internet網絡收集市場信息是更必不可少。目前國內已經有不少大型工程信息的專業(yè)網站，這些網站上提供了大量的建設工程和國際、國內的設備采購項目的信息，經常關注這些網站對于把握招標市場可以起到事半功倍的效果。

    另外，除了關注專業(yè)的門戶網站和企業(yè)網站外，經常用搜索引擎搜索一些與招標有關的關鍵詞（如建設工程、土建工程、機電設備采購、空調采購等），也會收到大量的市場信息。

    2）多媒體計算機技術。多媒體計算機技術（Multimedia Computer Technology）是指計算機綜合處理多種媒體信息，文本、圖形、圖像、音頻和視頻，使多種信息建立邏輯連接，集成為一個系統(tǒng)并具有交互性。簡單地說，計算機綜合處理聲、文、圖信息和具有集成性和交互性。

    組織大型項目招標、開標是需要耗費大量的時間、精力和財力的，特別是對于大宗的進口設備采購的項目，投標商將來自世界各地，目前十分成熟的遠程視訊系統(tǒng)或稱遠程視頻會議系統(tǒng)，將對此類型的招標工作帶來革命性的突破。招標人或招標代理人一旦建立了這套系統(tǒng)，并與數字監(jiān)控系統(tǒng)結合起來，便可實現：①與身處異地的招標單位、投標單位隨時面對面的溝通；②現場開標、評標過程；③專家評委遠程評標、指導；④多媒體歷史資料遠程共享等。

    由于網絡技術、遠程視頻傳輸技術的高速發(fā)展，系統(tǒng)性價比日趨合理，因此以該種方式進行開標將成為招標工作的發(fā)展趨勢。

    3）專用軟件的應用。由于招標的流程是標準的，因此開標前需要準備的各種文件、表格的種類、格式也是基本相同的。因此，招標人或招標代理人可以通過專用軟件的應用達到招標采購流程的標準化管理。

    如使用“招標文件生成系統(tǒng)”，只需要將項目的基本信息錄入系統(tǒng)（項目編號、名稱、招標單位、聯(lián)系人、報名期限、地點、發(fā)售標書的時間地點、技術交底會的時間地點等），系統(tǒng)便會自動生成招標公告、報名表、技術交底報名表、承諾函、投標登記表、開標一覽表、密封確認表、符合性檢查表、評分表、匯總表等多種專業(yè)表格文件。

    另外，在招標工作中所涉及的許多項目管理方法和工具，可以使用功能強大的項目管理軟件，例如Project2003／2007來實現招標采購項目的管理。

    使用Project2003／2007，可以進行招標項目管理方案計劃制定，如采購項目日歷、任務日歷、資源日歷、與Visio配合制作樹狀WBS、里程碑（Mile Stone）設置、關鍵路徑；項目資源分配，如建立資源、從Outlook中導入資源信息、資源分配、資源工作表、資源使用狀況、資源調配、共享資源庫等；采購項目視圖報表管理，如甘特圖、網絡圖等。