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淺談大型施工企業(yè)合同管理的思考

2010-09-21 15:50  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  從目前看,很多施工企業(yè)合同管理亟待加強(qiáng),審查和審批合同不科學(xué)、不嚴(yán)格,履行合同缺少應(yīng)有的約束,甚至處于放任狀態(tài)。因此,建立合同管理體系是解決合同管理問題的首要因素。

  設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。應(yīng)將合同管理工作劃歸企業(yè)法律顧問機(jī)構(gòu)管理,這是由法律顧問機(jī)構(gòu)的性質(zhì)決定的,是專業(yè)化管理的必然。在管理層級(jí)較多的大型施工企業(yè),總部和各級(jí)下屬企業(yè)都應(yīng)設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)。在大型施工企業(yè)總部合同管理機(jī)構(gòu),根據(jù)合同的不同類別,甚至可以繼續(xù)劃分專業(yè)科室,完成管理工作。條件較好的企業(yè),應(yīng)在合同管理機(jī)構(gòu)中設(shè)立具備法律顧問資格,又有工程技術(shù)、施工管理專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的人員做法律顧問,以方便對(duì)合同的進(jìn)行全面和專業(yè)的審核,以及履行過程的監(jiān)管。

  制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問題,也涉及施工生產(chǎn)的專業(yè)技術(shù)部門,某一環(huán)節(jié)的缺失或重大失誤都有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。因此,必須制定規(guī)章制度予以保障。一是要建立法律顧問部門的職責(zé)和權(quán)限,確定合同主管與協(xié)管關(guān)系和責(zé)任;二是要建立合同評(píng)審、起草、會(huì)商、審核、審批制度;三是要建立合同監(jiān)管人、合同報(bào)表、合同執(zhí)行定期和規(guī)定事項(xiàng)報(bào)告制度;四是要建立企業(yè)法律事項(xiàng)的內(nèi)部審核制度;五是要建立一些程序制度,如:法人授權(quán)制度、合同證據(jù)的收集、保管制度等;六是合同簽署、履行過程中的責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度。

  合同管理工作應(yīng)適當(dāng)分工。大型施工企業(yè)管理層次相對(duì)較多,既要充分發(fā)揮整個(gè)合同管理系統(tǒng)的作用,調(diào)動(dòng)各級(jí)合同管理部門的積極性,又要根據(jù)不同情況,調(diào)整具體管理權(quán)限。一般來說,企業(yè)應(yīng)通過授權(quán),一次性把大量的合同管理事務(wù)交由部門及下屬單位,進(jìn)行常態(tài)管理。但對(duì)一些合同標(biāo)的較大的合同,風(fēng)險(xiǎn)較大的合同、涉及部門或單位較多的合同,都應(yīng)由企業(yè)總部合同管理部門直接管理。企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)合同宏觀的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監(jiān)管工作,而部門和下屬單位則負(fù)責(zé)專業(yè)的管理及合同的履行工作。

  確定合同管理工作的重點(diǎn)確定重要的合同。施工企業(yè)的合同種類繁多,從合同的管理角度來說,都應(yīng)嚴(yán)格管理起來,但是,并不是所有的合同都要同樣地關(guān)注。在施工企業(yè)中,施工合同,尤其是標(biāo)的較大的合同、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同應(yīng)當(dāng)給予足夠的關(guān)注;對(duì)分包合同也必須引起高度的重視,這方面出現(xiàn)的問題已經(jīng)很多;擔(dān)保合同、大額度的采購合同也應(yīng)列為管理的重點(diǎn)。

  確定重要的合同管理部門和單位。在施工企業(yè)中,除合同管理部門外,工程承攬部門、工程管理部門、機(jī)電物資部門、財(cái)務(wù)部門、印信管理部門對(duì)合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過程中,這些部門都發(fā)揮著重要的職能作用,其工作質(zhì)量、管理水平和工作方法,對(duì)合同的簽訂、履行將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。而下屬的施工項(xiàng)目部直接負(fù)責(zé)合同的履行,其意義自不必言。

  確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個(gè)合同管理工作的重點(diǎn),它直接確立了雙方的權(quán)利義務(wù),規(guī)定了未來合同履行的前景和預(yù)定目標(biāo),其意義重大。合同管理部門和專業(yè)部門的工作水平,領(lǐng)導(dǎo)者的決策,都左右著合同簽訂質(zhì)量。

  形成科學(xué)的管理方法對(duì)合同進(jìn)行三階段評(píng)審。評(píng)審由企業(yè)相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)主持,有關(guān)部門參加,以會(huì)議形式進(jìn)行。在投標(biāo)階段,由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部、工程管理、機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門,對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行全面評(píng)審,以決定是否投標(biāo),分析中標(biāo)后的合同風(fēng)險(xiǎn)和難點(diǎn)。要防止為中標(biāo)而掩蓋真實(shí)情況,留下隱患。要形成書面的材料,經(jīng)過相關(guān)部門會(huì)簽,相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批認(rèn)可。在合同簽署階段,由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部門和工程管理機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門,再次對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審。重點(diǎn)是圍繞合同文本反復(fù)推敲,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行論證,找出解決問題的辦法。要全面衡量權(quán)利義務(wù)是否均衡;合同是否顯失公平;業(yè)主是否隱瞞了與合同有關(guān)的重要事項(xiàng);企業(yè)是否有能力履行合同,能否達(dá)到合同目的。在履行階段,由合同管理部門會(huì)同工程管理等部門,根據(jù)施工進(jìn)展或單位、單元工程、節(jié)點(diǎn)工期,定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題,保證全面履行施工合同。

  建立評(píng)審大綱。為了使評(píng)審工作有章可循,保證評(píng)審工作科學(xué)、細(xì)致,不因工作疏漏而影響評(píng)審效果,企業(yè)應(yīng)建立合同評(píng)審大綱。把相關(guān)規(guī)定和要求列為大綱標(biāo)準(zhǔn),以標(biāo)準(zhǔn)衡量各階段合同內(nèi)容,凡達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的,則無法通過評(píng)審,合同就無法簽訂,以確保合同始終處于受控狀態(tài)。評(píng)審大綱作為企業(yè)內(nèi)部具有強(qiáng)制性的文件,必須經(jīng)過企業(yè)的嚴(yán)格批準(zhǔn),以保證其剛性和可操作性、穩(wěn)定性。

  評(píng)審大綱分為三部分:第一部分為否決性規(guī)定。內(nèi)容由國家禁止性規(guī)定、無效合同、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)禁止性規(guī)定等內(nèi)容,共同組成相應(yīng)條款,以此衡量合同內(nèi)容,達(dá)不到前述內(nèi)容的,不能通過評(píng)審。第二部分以合同內(nèi)容為對(duì)象,將相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、慣例、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定等列為條款規(guī)定,意在保證合同內(nèi)容最大程度上滿足企業(yè)的需要,保證企業(yè)的利益。如,工期、質(zhì)量、結(jié)算方式、獎(jiǎng)罰額度等等。這部分內(nèi)容與企業(yè)在市場上的競爭能力有關(guān),與業(yè)主的談判結(jié)果有關(guān)。因?yàn)楹贤瑯?biāo)的不同,大綱中這部分內(nèi)容會(huì)有多個(gè)版本,這部分內(nèi)容和企業(yè)的經(jīng)營相關(guān),因此經(jīng)常處于調(diào)整狀態(tài)。第三部分是企業(yè)從市場經(jīng)營需要出發(fā),做出的承諾或其他內(nèi)容。第一部分內(nèi)容一般不允許調(diào)整;第二部分內(nèi)容的變動(dòng)需要經(jīng)企業(yè)相關(guān)程序的批準(zhǔn);第三部分則每一次都進(jìn)行批準(zhǔn)。評(píng)審時(shí)要建立和使用統(tǒng)一、規(guī)范表格文件。評(píng)審時(shí)要對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行逐一評(píng)審,得出全面和客觀的結(jié)論,并對(duì)評(píng)審結(jié)果負(fù)責(zé)。

  履行階段的監(jiān)督審核。要建立合同履行過程的內(nèi)部監(jiān)督審核制度。監(jiān)督審核工作以合同管理部門為主,工程管理等部門參加,組成內(nèi)審小組,對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督審核。由內(nèi)審小組根據(jù)合同履行情況、履行中的難點(diǎn)、重點(diǎn)和存在的一些問題,以及業(yè)主投訴進(jìn)行定期或不定期的審核。審核時(shí)有針對(duì)性地列出審核提綱,可以先發(fā)到被審核單位,也可直接以此進(jìn)行現(xiàn)場審核?梢詫(duì)一般單位進(jìn)行問卷式的發(fā)放審核提綱,由其按要求回答,然后收回,檢查是否存在問題。監(jiān)督審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題交由被審核單位限期整改。對(duì)可能導(dǎo)致企業(yè)違約的施工項(xiàng)目,向企業(yè)決策層提出書面報(bào)告。

  合同管理部門的任務(wù)全面掌握企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀。建立合同臺(tái)賬,要求各部門和下屬各單位以報(bào)表形式上報(bào)合同簽署和履行情況、履行結(jié)果。合同管理部門要通過合同報(bào)表、合同評(píng)審、合同履行情況,廣泛收集真實(shí)可靠的合同信息,有針對(duì)性地開展工作。

  牢牢把握重點(diǎn)合同。對(duì)一些標(biāo)的較大、難度較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同,必須進(jìn)行有效控制。劃分風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別,以便于對(duì)合同的日常管理。根據(jù)業(yè)主信譽(yù)、工程難度、外部環(huán)境、企業(yè)施工能力和經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、施工成本等,劃分合同風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別?蓜澐譃椋赫、一定風(fēng)險(xiǎn)、高度風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的處理,仍可以繼續(xù)劃分為:環(huán)境因素、業(yè)主因素、已方因素;可以履行滿足合同、無法履行的合同、無須繼續(xù)履行的合同等。對(duì)于正常合同,無須給予特別關(guān)注;對(duì)于有一定風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)引起足夠關(guān)注;對(duì)于高度風(fēng)險(xiǎn)的合同要進(jìn)行高度關(guān)注。合同管理部門要建立合同風(fēng)險(xiǎn)清單,施工項(xiàng)目上要建立合同風(fēng)險(xiǎn)因素清單。合同風(fēng)險(xiǎn)是在變化的,因此合同風(fēng)險(xiǎn)管理也處于經(jīng)常調(diào)整狀態(tài)。

  建立嚴(yán)格完整的工作程序。應(yīng)從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應(yīng)做到合同簽訂必須通過評(píng)審,合同簽訂前必須經(jīng)過合同管理部門及相關(guān)部門簽字確認(rèn),然后辦理領(lǐng)導(dǎo)簽批手續(xù),最后辦理用印及其他授權(quán)手續(xù)。建立責(zé)任制,防止工作出現(xiàn)環(huán)節(jié)失控或走過場。

  與專業(yè)部門和下屬單位協(xié)調(diào)配和。合同管理部門只是企業(yè)中的一個(gè)部門,搞好合同管理工作離不開相關(guān)部門的支持。特別是對(duì)合同的評(píng)審、審核,合同管理部門必須借助于專業(yè)部門,以解決和論證合同中的專業(yè)問題。要建立施工項(xiàng)目部收集和保留合同證據(jù)制度,要通過合同監(jiān)管人將合同履行過程中的各種情況反饋上來。

  指導(dǎo)項(xiàng)目的合同管理工作。合同簽訂后,合同管理部門應(yīng)指導(dǎo)項(xiàng)目的管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)合同,進(jìn)行講解、培訓(xùn)考試。對(duì)施工過程中業(yè)主、監(jiān)理單位提出的變更及合同外的項(xiàng)目內(nèi)容,相關(guān)人員必須索要合同規(guī)定的手續(xù)。對(duì)施工中出現(xiàn)的其他問題,凡是對(duì)企業(yè)有利的,都要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽證,獲得補(bǔ)償。同時(shí),應(yīng)對(duì)本企業(yè)合同管理工作中出現(xiàn)的系統(tǒng)性、區(qū)域性問題進(jìn)行預(yù)防和糾正,使整個(gè)合同管理工作有效運(yùn)行。

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