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加強(qiáng)基建檔案資料科學(xué)管理工作

2010-09-21 11:31  來(lái)源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入,醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大,基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施,杜絕不利于基建檔案管理的因素,為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富,是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

  1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

  1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料,檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料,由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn),因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄,也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分,它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù),又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以,做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

  1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門,任何基本建設(shè)缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展,為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù),也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用,為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件;為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材,它不僅服務(wù)于今天,也有利于未來(lái),所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

  1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院的財(cái)富隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行,近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷,而且又都是在交叉進(jìn)行,這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云,他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年,上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌,可以說(shuō)閉著眼睛都能說(shuō)出它們的位置。為了便于工作,張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積,這張圖紙是非常寶貴的資料,它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積,它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩,節(jié)省了寶貴的時(shí)間,大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來(lái),平時(shí)使用復(fù)印件,而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來(lái),這就更加便于查找、保存和計(jì)算了,特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí),這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

  2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

  2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化,我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程,每一次對(duì)于我們來(lái)說(shuō)都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過(guò)程,但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。

  2.2檔案知識(shí)缺乏由于歷史的原因,從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致,對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠,缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。 

  2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn),在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有寫;工程的名稱前后不相吻合;施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂,有沒(méi)有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的;請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒(méi)有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定的困難,而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

  3對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題所采取的措施和建議

  3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建,健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨,進(jìn)行多項(xiàng)改革,隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多,邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行,做好基建檔案前期的收集工作,力求后期檔案的完整、真實(shí),使基建檔案資料具有真實(shí)性,從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

  3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)開(kāi)展宣傳教育,增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案,必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí),一起參與檔案收集,特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律,對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹(shù)立科學(xué)的檔案觀,讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作,各負(fù)其責(zé),大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

  3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn),作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù),努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí),掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn),可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),拓寬知識(shí)面,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑,不讓馬兒吃草。

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