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檔案信息電子化的作用

2010-09-21 11:52  來(lái)源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  摘 要:電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,提高了檔案信息的時(shí)效性,改變了信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面,并可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

  所謂檔案信息電子化,就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。

  在信息電子化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別,也沒(méi)有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下,傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù),一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作,在電子化建設(shè)過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí),這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看,檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn),檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部,而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō),檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面:

  1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案館(室)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

  2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是:選題-選材-編輯-出版,這條“慢工出細(xì)活”的工作方式,即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng),往往造成信息失效,嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。

  3、檔案信息電子化,可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi),但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

  4、檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

  5、檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化,為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

  鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵,也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此,檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策:

  1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

  2、解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

  3、使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

  4、檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識(shí),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?梢钥隙,加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

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