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淺析聲像檔案管理對(duì)策

2010-09-21 09:06  來(lái)源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  摘 要:聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題,直接影響了檔案的完整和利用。采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

  隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題,直接影響了檔案的完整和利用。因此,采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

  一、聲像檔案管理混亂,問(wèn)題復(fù)雜

  主要表現(xiàn)在:

  1、管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

  2、檔案意識(shí)不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說(shuō)明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片,文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來(lái)。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時(shí),往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

  3、保管條件差,聲像檔案難以長(zhǎng)久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格,很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用,一旦發(fā)生問(wèn)題,悔之晚矣!

  4、收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏目前館藏聲像檔案極為匱乏;鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來(lái)源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

  5、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重眾所周知,每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng),召開重要會(huì)議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行,但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸 檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

  二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

 。ㄒ唬┘訌(qiáng)宣傳、提高意識(shí),爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識(shí),營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

 。ǘ┘訌(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

 。ㄈ┘訌(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對(duì)不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

 。ㄋ模┙Y(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

  (五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際,各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。

 。┙ㄗh檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動(dòng)針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)(重要會(huì)議)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素,應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作,以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案(特別是聲像檔案),得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用。

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