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企業(yè)人事檔案管理

2010-09-21 14:23  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  論文摘要:人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分,為人事工作的決策提供可靠的依據(jù),為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革,出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的問題,,提出解決人事檔案管理工作困境的對(duì)策,以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

  人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分,它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來,我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,近年來人員流動(dòng)頻繁,原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn),充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能,已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。

  1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

  企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中,積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為:

  1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

  目前,我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行,這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,同時(shí)這種模式也方便查找和利用,涉及面比較窄,也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理,以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

  1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。

  隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立,人們的思想觀念發(fā)生了重大改變,企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候,更多地看重個(gè)人的能力,企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議,而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議,即可自由流動(dòng),選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭,出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況,而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況,于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快,使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能,因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

  1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。

  現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”,人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來,要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力,達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo),這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別,所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外,還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí),通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成,才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系,而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

  1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁,因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量也與日俱增,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施未跟上。

  1.5檔案利用價(jià)值不高由于檔案材料的不完善,不能客觀地反映本人的全貌,使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核,輕視人事檔案記錄,人為地造成了人員與其檔案的兩者分離,這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

  2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求,改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策

  2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度在人事檔案管理活動(dòng)中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

  2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng),充實(shí)檔案內(nèi)容人事檔案的內(nèi)容大同小異,它們之間雖存在著許多共性,但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同,在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求,專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載,中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的,如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系,有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況,我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度,對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位,增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料,使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求,提高人事檔案的利用效率,提高人事檔案的價(jià)值。

  2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

  2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力,對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn),使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求,從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

  2.5增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)的提供利用人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì),擺正位置,端正態(tài)度,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改變長期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理,促進(jìn)企業(yè)人力資源管理,是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

  2.6建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣,既可以提高效率,也可以降低社會(huì)管理的成本。

  人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一,其改革已經(jīng)提上了日程,在這一改變過程中,改變舊有模式,建立新型管理系統(tǒng),借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念,全面開發(fā)信息資源,充分有效地利用人事檔案的價(jià)值,從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

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