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簡談對提高檔案管理工作的建議

2010-09-21 09:14  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  論文摘要:進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作,深入貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī),全面細(xì)致、扎實(shí)認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作,牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作,是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)和諧企業(yè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

  一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

 。ㄒ唬n案意識(shí)不強(qiáng),檔案利用率低企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”,對檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳,因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。

 。ǘn案管理制度不健全很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全;有的雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),文件資料堆積如山,整理不及時(shí);檔案資料收集不全,丟失嚴(yán)重;借出的檔案不履行借閱手續(xù),有借無還時(shí)而有之,時(shí)間一長檔案資料就不知去向;還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章,私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù),這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

  (三)檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用,管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少,基本還采用手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范,檔案柜陳舊老化,檔案保管條件簡陋。

 。ㄋ模n案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷普遍偏低,現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏,高層次的檔案專業(yè)人才較少,這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展,檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

  二、提高企業(yè)檔案管理的建議

 。ㄒ唬┨岣咂髽I(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用,切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感,進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想,與時(shí)俱進(jìn),進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作,努力采用現(xiàn)代化科技手段,不斷提高服務(wù)質(zhì)量,努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

 。ǘ┮(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系,明確職能,將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè),建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先,要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度,如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎(jiǎng)勵(lì)制度;其次,要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育,更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。

 。ㄈ⿲(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化1.加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí),尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí),開拓視野,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作。

  2.掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)。以前,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作,使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來,這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上,努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

  3.利用現(xiàn)代化技術(shù),整理檔案。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動(dòng)多,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類,盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解能力不同,對同一個(gè)文件有不同的分類,因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率,更好的服務(wù)于社會(huì)。

  三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

  1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新專職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天,隨著各部門工作人員的減少,工作量的增加,檔案工作將面臨更大的壓力。因此,專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位,要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象,在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí),不妨多一些敏捷和睿智,多一些膽魄與果斷,從根本上轉(zhuǎn)變觀念,摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念,主動(dòng)找婆家、找市場,讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的,不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì),檔案工作者一方面要耐得住清苦,繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作;另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新,使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益,提高檔案工作的自身價(jià)值,發(fā)展檔案事業(yè)。

  2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作,又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員,既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底,又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊,以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式 ,給專職檔案人員提出了更高的要求。為此,專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢,敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn),善于提出新辦法、新思路,解決新問題,勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式,在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新,有所突破。其次,專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟,而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法,在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新,努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法,一專多能的檔案工作人才。

  3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期,知識(shí)更新呈“爆炸”式發(fā)展,新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成,這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn),作為檔案工作主體的專職檔案人員,如果知識(shí)貧乏、老化、單一,面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法,工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此,創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要,專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要,把終身教育作為一種必然選擇,努力學(xué)習(xí),不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài),運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度,提出具體要求,以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事,努力去多思考,多研究,營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

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