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檔案信息自動化系統(tǒng)管理與分析

2010-09-21 09:30  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯】

  摘要

  加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化,是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

  一、推進自動化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

  目前,檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而亂,這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察事業(yè)從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中,首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案自動化建設(shè),必須抓好檔案標準化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

  二、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

  目前,檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點,數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

  三、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

  根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值得推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

  四、實事求是的改進管理體制

  集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作,這一是研究自動化系統(tǒng)管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前,我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時規(guī)范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中,實行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費。也要下決心結(jié)局方便實用的問題,如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門,在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”,就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng),是較理想的模式,但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu),必須有較強的管理能力和技術(shù)能力不具備這些條件,從集中向分散過渡,反倒有可能退回到分散式。

  五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

  檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目,在資金籌集和管理鎂用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合,資金使用上做到按項目管理,進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項,檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決,為此耗費了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。

  六、重視人才管理

  推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算僅技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn),有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上,還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力,例如引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設(shè)的前提下,開展對社會有償服務(wù)等等。

  七、科學(xué)民主決策

  當前,我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相集合的階段,如何把繁重的任務(wù)和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來,正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此,要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化,行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究,組織專家論證,從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析,集思廣益才能避免失誤。要加強檔案信息自動化艱澀的協(xié)調(diào)工作,討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標和指導(dǎo)方針,協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作,審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標、技術(shù)路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預(yù)算及重大立項和執(zhí)行。為使重大題在決策前得到充分論證,應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組,這為提高行政決策水平建立了制度保證。

延伸閱讀:檔案 信息 自動化
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