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加強(qiáng)人事檔案管理的必要性和措施

2010-09-21 15:10  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯】

  [摘要]加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

  目前人事檔案的重要作用被人們所忽視,人事檔案成了“說起來重要,排起來次要,用起來需要,忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。

  1.人事檔案管理的現(xiàn)狀如下

  1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業(yè)

  單位的人事檔管理人員都是兼職,主要精力都放在其他工作上,而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員,偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機(jī)械的放入檔案袋中,而不是分類、歸檔、鑒別。

  1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視,領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往是人員離了崗檔案還在原單位,檔案交接手續(xù)遲遲不辦,以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清;其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定,檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密,責(zé)任重大的工作,而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時,移交不按程序辦事,手續(xù)不按程序辦理,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽的字也不簽,從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象,忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容,忽視了檔案交接工作的基本要求;再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。按照規(guī)定檔案的交接是有領(lǐng)導(dǎo)在場監(jiān)交,并在交接內(nèi)容署名的。而某些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作,看成是檔案人員之間的事情,從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問,使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格,工作程序不完整。

  1.3人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性,僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換,而沒有后續(xù)的培訓(xùn),致使管檔人員的工作水平偏低,材料分類混亂,提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

  1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理,較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理,而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發(fā)展、辦公條件的改善,為了更加真實(shí)、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料,建立聲像檔案必將是一種趨勢。

  人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料;是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù);是審核員工“三齡一歷”的確信憑證;是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此,加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

  2.針對上述情況對人事檔案的管理應(yīng)該做到

  2.1配置專門的檔案管理人員要求具有較高的政治素養(yǎng)和文化水平、工作勤勉認(rèn)真負(fù)責(zé)。做到檔案材料及時歸檔,裝檔材料鑒別、分類無誤,及時提供所需人事檔案信息。

  2.2加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌,有其時代的特點(diǎn)。管檔人員的新舊更迭,新人已經(jīng)脫離了那個年代,對當(dāng)時的好多事情不了解,因此查閱檔案難免會有困難,提供數(shù)據(jù)會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統(tǒng)培訓(xùn),提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

  2.3加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度,使工作有序,有據(jù)可依,保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料,對收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時代的發(fā)展,增加資金投入,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性,做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

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