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電子檔案管理的幾個(gè)關(guān)鍵問題及對(duì)策

2010-09-20 16:53  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  [提要]本文對(duì)電子檔案管理的幾個(gè)關(guān)鍵問題進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)對(duì)策,要科學(xué)地管理電子檔案。

  隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展,檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,電子檔案成了檔案管理重要形式,做好電子代寫論文檔案的管理工作,也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作,首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。

  (一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程,建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí),就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣,所采用的應(yīng)用軟件不同,同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。

 。ǘ╇娮訖n案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對(duì)于紙質(zhì)文件來說,內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上,其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e,人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一,對(duì)于任何一項(xiàng)形式上

  一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化,人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的,不僅內(nèi)容易于變化,而且失去了固定的形式,使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

  1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來,人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷,而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案,已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”,其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致,可以說既是原始的,又是復(fù)制的。

  2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí);電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終,維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程,信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案;電子檔案可被原樣復(fù)制,甚至被篡改后可不留痕跡。

  3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài),如不及時(shí)捕獲,可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,儲(chǔ)存方式多樣,容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加,而且形式多樣、存儲(chǔ)分散,極易丟失,往往致使電子文件來龍去脈不清。

  4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利,“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

 。ㄈ╇娮訖n案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn),直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因,它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn),決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

  1、高溫。有利于有害生物的繁殖,各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍,霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上,每升高10℃,各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1-2倍。

  2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上,檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%-67%,這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。

  3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量,這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。

  4、空氣污染。有害氣體常見的有,二氧化(SO2)、化氫(H2S)、二氧化氮(NO2)、氯氣(CL2)。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧,進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等,導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

  5、灰塵。灰塵會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體,多帶有棱角,在整理、保存、利用過程中,會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦,使其受到損傷;灰塵會(huì)增加酸、堿度;覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性,有些灰塵本身就帶有酸、堿性,因此灰塵落在電子文件保存載體上,就會(huì)帶來酸、堿性,對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用;灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上,隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性,所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所;覊m落在電子文件保存載體上,就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

  6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌,尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì),生成霉斑,還會(huì)分解出有機(jī)酸,從而使物酸性急劇增加。

  7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾,會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁,損壞載體上記錄的信息。

  8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。

 。ㄋ模╇娮訖n案的長(zhǎng)期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步,電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù),在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問題,借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn),提出以下一些對(duì)策建議:

 。ㄒ唬┙㈦娮訖n案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式,推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件,由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板,同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式,并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班,對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行

  二、對(duì)策建議培訓(xùn),使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo),形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案,以方便城建檔案館的接收和管理。

  (二)采用有關(guān)技術(shù)措施,保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性,提高電子檔案的可靠性

  1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí),采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù),作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。

  2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種:一種是光筆簽名;另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名,屏幕是顯示出來的“筆跡”。

  3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者,非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替換過,消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。

  4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改,在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證,身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”,代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成,只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí),首先輸入自己的通行字,計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙,防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問,也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界,它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng),監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流,凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過,不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全,保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有:數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。

  6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下,用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息,而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中,只讀式光盤(CD-ROM)只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次寫入式光盤(WORM)可供使用者一次寫入多次讀取,可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件,保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

  (三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境,保證電子檔案載體的安全

  1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī),去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃~20℃;相對(duì)濕度保持在35%~45%. 2、防光。(1)改善檔案庫房建筑,設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi),庫房盡量使用無紫外線燈光照明;(2)將電子檔案避光保存,在利用時(shí),最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度;(3)定期凈化空氣。

  3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存,以防灰塵落在載體上,如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵,可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

  4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制;(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防;(3)采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒:化學(xué)方法有:熏蒸或擦拭,常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷;物理方法有:真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

  5、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。(1)電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備;(2)可設(shè)置專用庫房,或選用專門的防磁金屬柜作為裝具,但不能選用鐵盒。

  6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度,防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響,以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。

  7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體,必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝,以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次,采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行,樣品數(shù)量以不少于10%為宜,以一個(gè)邏輯卷為單位,先對(duì)外觀進(jìn)行檢查,確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形,外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等,然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè),采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn),發(fā)現(xiàn)有問題的載體,及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施,磁盤每2年應(yīng)拷貝一次,光盤每5年應(yīng)拷貝一次,拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

  8、將電子檔案至少要一式三套,一套供查閱利用,一套封存保管作為備用,第三套異地保存,用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊,甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。

  (四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式,確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí),把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式,為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容,把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。

 。ㄎ澹┘皶r(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí),及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”,保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案,必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的,可在保存電子檔案的同時(shí),保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng),并與電子檔案存儲(chǔ)在一起,恢復(fù)時(shí),連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù),使之按本來的面目進(jìn)行顯示。

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