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淺析影響項(xiàng)目執(zhí)行的因素

2009-11-10 10:42    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  關(guān)于影響項(xiàng)目進(jìn)展的因素有很多,例如:成本、項(xiàng)目時(shí)間、干系人的態(tài)度、項(xiàng)目組內(nèi)部的分歧、項(xiàng)目出資人的期望、項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)的期望、項(xiàng)目經(jīng)理的職權(quán)等等;這些因素都可能會(huì)影響一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展,同時(shí)也可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā),該如何處理呢?這些眾多的因素對每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,無論他是項(xiàng)目管理的新手,還是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目管理者,都是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。

  這篇文章首先探討的是項(xiàng)目組內(nèi)部的因素,其它因素會(huì)在以后的時(shí)間中給予補(bǔ)充說明。

  一、 影響項(xiàng)目的因素分類

  對于這些影響項(xiàng)目的因素,大體上可以進(jìn)行分類:

  1、項(xiàng)目組內(nèi)部因素

  2、項(xiàng)目所屬公司內(nèi)部因素

  3、項(xiàng)目所屬公司外部因素

  4、所屬行業(yè)因素

  5、所屬社會(huì)環(huán)節(jié)因素

  這篇文章首先探討的是項(xiàng)目組內(nèi)部的因素,其它因素會(huì)在以后的時(shí)間中給予補(bǔ)充說明。

  二、項(xiàng)目組內(nèi)部因素

  1、項(xiàng)目經(jīng)理的能力和權(quán)限,直接影響到項(xiàng)目執(zhí)行的過場是否順利

  2、項(xiàng)目組內(nèi)部成員的合作緊密程度,這個(gè)是對項(xiàng)目能否在統(tǒng)一的目標(biāo)上進(jìn)行執(zhí)行的重要因素

  3、項(xiàng)目會(huì)議的效率,是直接影響到項(xiàng)目內(nèi)有效溝通的主要因素

  4、項(xiàng)目組內(nèi)各個(gè)成員的工作能力,是影響到項(xiàng)目結(jié)果和執(zhí)行進(jìn)度的主要因素

  2.1 項(xiàng)目經(jīng)理的能力和權(quán)限

  項(xiàng)目經(jīng)理能否有效的執(zhí)行項(xiàng)目,這個(gè)方面主要是他在項(xiàng)目管理上的經(jīng)驗(yàn)和對項(xiàng)目管理上的理解;在項(xiàng)目前期項(xiàng)目計(jì)劃是否能做的盡可能的詳細(xì);各種風(fēng)險(xiǎn)因素考慮的是否周全,對各種風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對是否有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃,換言之就是說項(xiàng)目經(jīng)理能否在項(xiàng)目執(zhí)行的前期有效的分析項(xiàng)目,能預(yù)見到項(xiàng)目執(zhí)行過程中所遇到的困難,已經(jīng)對可識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要的準(zhǔn)備,不打無準(zhǔn)備之戰(zhàn);俗話說,不立則費(fèi),立則興,一切都能僅在把握中,是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的追求。

  如何提高項(xiàng)目經(jīng)理在管理項(xiàng)目中的能力,這方面就見仁見智了,但主要可以通過實(shí)施項(xiàng)目的不斷經(jīng)驗(yàn)的積累,同其它項(xiàng)目經(jīng)理不斷的交流,通過必要的培訓(xùn);失敗的項(xiàng)目并不可怕,可怕的是不從失敗的項(xiàng)目中吸取教訓(xùn)。談到項(xiàng)目經(jīng)理的能力,就不能不說一下項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限;理論上說,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是該執(zhí)行項(xiàng)目的最高決策者和管理者,但這方面在現(xiàn)實(shí)中是一個(gè)可遇不可求的情況,項(xiàng)目經(jīng)理在很多方面都要收到制約,無論是公司內(nèi)部還是外部的因素都制約了項(xiàng)目經(jīng)理無法得到項(xiàng)目管理的全部權(quán)力;這樣就存在了項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限的倒掛的情況,就是說責(zé)任和權(quán)力不對等的情況比比皆是;

  那我們作為項(xiàng)目經(jīng)理的諸位該如何面對這種情況呢?

  1、選擇逃避,不做項(xiàng)目經(jīng)理;

  2、選擇消極,一切都由別人來做主;

  3、選擇積極,在可執(zhí)行的職權(quán)內(nèi),努力的爭取項(xiàng)目的順利進(jìn)展;

  如果各位同仁選定了從事這個(gè)行當(dāng),那就選擇第三種吧!

  首先,分析自己在該項(xiàng)目中所處的位置

  然后,評估一下自己可動(dòng)用的資源數(shù)量,以及各個(gè)資源的動(dòng)用難度

  再者,考慮一下,自己如何能通過其它途徑得到各種資源

  匯總這些資源,然后在項(xiàng)目執(zhí)行的開始,仔細(xì)進(jìn)行這些資源的分配,考慮一些必要的風(fēng)險(xiǎn)因素,然后把這些資源分配到各個(gè)工作中去;如果存在有些工作無法得到可用資源的時(shí)候,那你就要第一時(shí)間內(nèi)把這些風(fēng)險(xiǎn)反饋給公司,有掌握更多資源的領(lǐng)導(dǎo)層決定如何解決這種情況;

  提醒一下:千萬不要把這種風(fēng)險(xiǎn)放到問題即將發(fā)生的邊緣,那時(shí)候你就會(huì)發(fā)現(xiàn)你對很多事情都無能為力了,即使有辦法解決所付出的成本可能是無法衡量的。

  2.2項(xiàng)目組內(nèi)部成員的緊密合作

  項(xiàng)目組內(nèi)部的所有人,都為這一個(gè)目標(biāo)走到一起,這個(gè)目標(biāo)就是在合理的成本、有限的時(shí)間內(nèi)、合同約定的可交付成果的質(zhì)量上完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。

  但項(xiàng)目組內(nèi)或多或少會(huì)存在這樣或那樣的矛盾和分歧,如何處理好這些問題,就成為項(xiàng)目經(jīng)理在內(nèi)部項(xiàng)目組管理的重點(diǎn)課題,由于項(xiàng)目經(jīng)理一般都不是這個(gè)團(tuán)隊(duì)中技術(shù)最好的;由于項(xiàng)目組都是從各個(gè)智能部門抽調(diào)的,存在多頭管理的情況;項(xiàng)目組內(nèi)部人與人之間會(huì)有些不同利益訴求;如果平衡這

  些關(guān)系和處理這些矛盾就成為項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作,由于項(xiàng)目組內(nèi)部的人員關(guān)注的問題重點(diǎn)不同,但項(xiàng)目經(jīng)理要對實(shí)施項(xiàng)目的各種要求統(tǒng)籌考慮,一旦項(xiàng)目組內(nèi)部人員的期望無法達(dá)到其預(yù)期,最有可能是對項(xiàng)目經(jīng)理的工作和能力的質(zhì)疑;所以多同項(xiàng)目組內(nèi)部的各個(gè)人員進(jìn)行溝通,了解其期望,以及合理的水平給各個(gè)項(xiàng)目組成員制定各自的期望,是對一個(gè)成功項(xiàng)目管理者的要求。

  2.3項(xiàng)目會(huì)議

  項(xiàng)目會(huì)議,是項(xiàng)目經(jīng)理有效的對項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤的手段,對項(xiàng)目組內(nèi)部問題和矛盾解決的重要手段;但各位項(xiàng)目經(jīng)理可能總是在抱怨項(xiàng)目會(huì)議的無效率和冗長,用大段的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議,但收效甚微。怎么辦?這個(gè)問題出在項(xiàng)目經(jīng)理本身,問題的原因很可能出在項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目會(huì)議前期沒有做足功課;

  首先要通過e-mail或電話等形式告訴各位與會(huì)者,召開本次項(xiàng)目會(huì)議的目的和要討論的問題,并把相關(guān)資料提前一定的時(shí)間發(fā)給與會(huì)人員;

  然后,在會(huì)議期間不要過多的糾纏于一些瑣碎的細(xì)節(jié),而是主要要統(tǒng)一認(rèn)識和對問題的看法以及解決問題的方向,因?yàn)榫唧w如何處理這些事情可以在會(huì)下同負(fù)責(zé)這些事情的人具體進(jìn)行探討;

  我個(gè)人理解項(xiàng)目會(huì)議是求同存異的,主要是統(tǒng)一認(rèn)識和思想,把方向引導(dǎo)到正確的方向,并對項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在的問題進(jìn)行反思和進(jìn)行改進(jìn)建議的討論,細(xì)節(jié)問題是具體執(zhí)行人的工作;要給項(xiàng)目組內(nèi)成員足夠的信任,可能他們的方法和措施比項(xiàng)目經(jīng)理的更有效。

  一、項(xiàng)目所屬公司內(nèi)部因素

  項(xiàng)目所屬公司內(nèi)部的因素很多,主要可以歸結(jié)為幾個(gè)方面

  1、公司的文化

  2、公司內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)設(shè)置

  3、公司領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目結(jié)果的偏好。

  公司文化

  任何一個(gè)公司一定會(huì)存在一種或多種的企業(yè)文化,這些文化可能是一種長期形成的未成文的規(guī)則;或是一種企業(yè)努力想達(dá)成的一種企業(yè)氛圍;但無論是成文的或不成文的企業(yè)文化,這些都是需要作為項(xiàng)目經(jīng)理要去理解和研究的,因?yàn)椴煌钠髽I(yè)文化和個(gè)人的經(jīng)歷勢必會(huì)產(chǎn)生一些相矛盾的地方,如何更好的使個(gè)人的文化融入到企業(yè)文化中去,是我們要努力做的工作之一;

  只有充分的理解和融入企業(yè)的文化中,所執(zhí)行的項(xiàng)目才有其企業(yè)的特色,才能被公司大部分人所接受和認(rèn)可,才能在項(xiàng)目的執(zhí)行工作中得到公司內(nèi)部更多的支持和理解;

  所以說,企業(yè)文化對項(xiàng)目的執(zhí)行是重要的影響因素之一

  公司內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)設(shè)置

  公司內(nèi)部的管理結(jié)設(shè)置,這個(gè)因素是決定項(xiàng)目能否得到最優(yōu)的資源配置,如果公司內(nèi)是一個(gè)職能型,那項(xiàng)目經(jīng)理的職權(quán)就會(huì)最低,對項(xiàng)目的影響就不可能太高,更多的工作是進(jìn)行職能部門間的溝通協(xié)調(diào),幾乎對所執(zhí)行的項(xiàng)目沒有什么決策權(quán)和建議權(quán);

  如果公司內(nèi)是一個(gè)弱矩陣類型,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)從公司得到一些項(xiàng)目的管理權(quán)限,可以通過對項(xiàng)目執(zhí)行過程中的建議發(fā)揮自己對項(xiàng)目執(zhí)行過程中的影響力,但由于職能部門對項(xiàng)目的影響還過于強(qiáng)大,故能否使項(xiàng)目按照計(jì)劃和預(yù)期正常進(jìn)行,還需要項(xiàng)目經(jīng)理本身進(jìn)行更多的溝通技巧,其溝通要花費(fèi)其大部分工作精力;

  如果公司內(nèi)是一個(gè)強(qiáng)矩陣類型,那項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目的控制和管理相對要獨(dú)立很多,可以較前兩種類型更容易得到公司內(nèi)部各個(gè)組織的支持,可以發(fā)揮更大的項(xiàng)目決策和建議,可以使所執(zhí)行的項(xiàng)目按照自己的預(yù)期發(fā)展,但項(xiàng)目經(jīng)理要承擔(dān)更大的項(xiàng)目責(zé)任;

  如果公司內(nèi)是一個(gè)項(xiàng)目型,那項(xiàng)目經(jīng)理對所執(zhí)行的項(xiàng)目有幾乎絕對的掌控,這對單一項(xiàng)目來說是絕對有利的,項(xiàng)目執(zhí)行的效率最高,項(xiàng)目所需資源最大;但從公司的層面來說,這種情況可能會(huì)造成資源的浪費(fèi),不能使公司內(nèi)部有限的資源發(fā)揮最大的效能;這種類型的項(xiàng)目管理模式大多在建筑、軟件開發(fā)等利用資源相對固定的項(xiàng)目中。

  大部分公司目前都采用弱矩陣和強(qiáng)矩陣的形式。由于這種架構(gòu)的搭建可以更有效的利用有限的人力和物力資源;但缺點(diǎn)是,項(xiàng)目的管轄權(quán)定義相對困難和復(fù)雜,項(xiàng)目經(jīng)理本身要花費(fèi)更大的精力處理和協(xié)調(diào)內(nèi)部的種種突發(fā)情況,公司內(nèi)部的一些問題可能會(huì)直接反映到項(xiàng)目執(zhí)行的過程中去。

  公司領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目結(jié)果的偏好

  這個(gè)問題比較好理解,公司內(nèi)部的高層普遍對項(xiàng)目結(jié)果的想法都是正面的,有較高的利潤率;低成本;高質(zhì)量;較高的客戶滿意度;較好的社會(huì)影響力;等等。

  但如何完成好一個(gè)項(xiàng)目,很多因素是需要給予平衡的;高質(zhì)量就意味著高投入;所以在項(xiàng)目開始執(zhí)行前,更多的了解公司高層希望所執(zhí)行的項(xiàng)目要達(dá)到一個(gè)什么樣的效果,這對項(xiàng)目精力而言是一定要做的功課;例如:如果公司高層偏向通過這個(gè)項(xiàng)目擴(kuò)大公司在社會(huì)上的影響力,這個(gè)目標(biāo)很可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的工作設(shè)置方面有很大側(cè)重性,可能最終導(dǎo)致的是項(xiàng)目利潤率降低,成本超出預(yù)算,項(xiàng)目范圍可能會(huì)發(fā)生很大的蔓延,項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間超過計(jì)劃等等風(fēng)險(xiǎn);

  在此處多贅述幾句,項(xiàng)目經(jīng)理的工作不是要求得項(xiàng)目技術(shù)的最新最強(qiáng),同時(shí)也不是不顧項(xiàng)目質(zhì)量求得項(xiàng)目能產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益;項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行中最大的效用是,能更好的貫徹公司發(fā)展的意圖,通過專業(yè)的管理技能和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)來平衡項(xiàng)目內(nèi)部的各種矛盾,項(xiàng)目本身就是一個(gè)動(dòng)態(tài)平衡的產(chǎn)物,內(nèi)部存在各種各樣的矛盾和沖突,項(xiàng)目經(jīng)理的更多在執(zhí)行項(xiàng)目過程中是尋找這些沖突和矛盾的權(quán)重,平衡各方面利益,使項(xiàng)目能按照預(yù)期進(jìn)行;

  什么是能達(dá)到這樣一個(gè)目的方法呢,溝通,不斷的溝通;對所得到的信息進(jìn)行不斷的思考和加工,不斷的了解到各個(gè)方面,包括公司高層對該項(xiàng)目的期望,項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目結(jié)果的個(gè)人期望,公司各個(gè)部門對項(xiàng)目結(jié)果的期望等等,然后使用期望管理,來定義各個(gè)因素的期望,通過不斷的溝通和期望的管理來平衡公司內(nèi)部各個(gè)因素對項(xiàng)目的影響,從而達(dá)到所執(zhí)行的項(xiàng)目能順利的、按照項(xiàng)目經(jīng)理的既定計(jì)劃開展各項(xiàng)工作。

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