定義并計劃一個項目只是成功管理一個項目的第一步。在你做完工作計劃之后，你就要按照這個計劃工作。你必須保證你同意完成的工作要在規(guī)定的時間和預(yù)算項目范圍內(nèi)完成。計劃工作的一部分是針對一種不可避免的事實(shí)：一旦項目開始進(jìn)行了，客戶就會不停地要求你完成超出原來商定范圍的工作，或者和原來商定范圍不同的工作。這就是你必須要使用范圍變化管理的時候了。如果你不使用它，你就會因為要完成比原先同意的預(yù)算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。換句話說，你將會遭到很大的麻煩。

　　什么是導(dǎo)致項目失敗的主要原因

　　我們都經(jīng)歷過不太成功的項目。我在這個系列里討論了五個最為常見的項目管理的錯誤。在這里閱讀第一部分，“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。

　　范圍管理從范圍定義開始

　　定義項目范圍可能是定義一個項目過程中最重要的部分。事實(shí)上，如果你不確定你在進(jìn)行的是什么，以及你所進(jìn)行的項目的邊界在哪里，你就根本不可能成功。管理項目范圍是項目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒有很好地定義項目范圍，那么管理項目范圍幾乎就是不可能的了。

　　定義項目范圍的目的是把你的項目的邏輯范圍清楚地描述出來，并獲得認(rèn)可。范圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目的邊界之內(nèi)的，而哪些工作又是在該項目范圍之外的。你能夠把項目范圍定義得越清楚，你的項目就會越明確。下面這些類型的信息可能會有幫助。

　　范圍內(nèi)和范圍以外的可交付使用的類型（商業(yè)需求，目前狀況評估）

　　范圍內(nèi)和范圍以外的主要的生命周期流程（分析，設(shè)計，測試）

　　范圍內(nèi)和范圍以外的數(shù)據(jù)類型（財務(wù)，銷售，雇員情況等）

　　范圍內(nèi)和范圍之外的數(shù)據(jù)源（或者數(shù)據(jù)庫）（帳單，總帳，薪水冊等。）

　　范圍內(nèi)和范圍之外的組織（人力資源，制造商，供應(yīng)商等）

　　范圍內(nèi)和范圍以外的主要功能（決策支持，數(shù)據(jù)輸入，管理報告）

　　有一個可行的范圍變化流程

　　項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變化本身并沒有什么不對。也就是說在項目進(jìn)行過程中修改范圍并不是什么壞主意。事實(shí)上，很多時候，這是一件好事。首先，客戶通常都不能確定最終解決方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他們可以，商業(yè)是隨著時間不斷變化的，因此項目的需求也會發(fā)生變化。

　　如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就會達(dá)不到應(yīng)有的價值，或者它甚至有可能是無用的。因此，你希望客戶具有在需要的時候改變項目的能力。如果項目經(jīng)理對于項目變化沒有準(zhǔn)備，問題就產(chǎn)生了。每一個項目都應(yīng)該有一個流程來有效地管理變化。這個流程應(yīng)該包括確定變化，評估變化的商業(yè)價值，評估對于項目的影響，然后把這些信息提交給項目發(fā)起人進(jìn)行評估。發(fā)起人然后可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應(yīng)該理解它對于項目的影響，然后為它追加費(fèi)用，延長項目時間。

　　范圍變化管理的共同問題

　　當(dāng)項目小組處理范圍變化管理時，通常會遇到下面一些共同的問題：

　　范圍蔓延：很多項目經(jīng)理能夠意識到大的范圍改變，但是對于小的改變卻沒有那么敏感了�，F(xiàn)在有一種趨勢，就是只不斷地進(jìn)行項目，不斷添加額外的工作而并不經(jīng)過仔細(xì)的考慮。范圍蔓延指的是當(dāng)項目接受了太多小的變化之后所出現(xiàn)的情況。當(dāng)所有這些小的變化結(jié)合在一起，項目小組才意識到需要做的額外工作太多，以至于要超出預(yù)算，延誤工期。

　　沒有發(fā)起人的同意：很多時候，項目經(jīng)理會從最終用戶，股票持有人，或者客戶經(jīng)理那里收到變更請求。由于這些人都是客戶公司內(nèi)部的，有趨勢認(rèn)為這些請求都應(yīng)該被接受。這種想法是錯誤的。最終用戶經(jīng)常會提出范圍修改的請求，但是他們無權(quán)批準(zhǔn)這樣做。甚至一個客戶經(jīng)理也不能夠批準(zhǔn)范圍變更請求。唯一有權(quán)這樣做的人是發(fā)起人（除非發(fā)起人把這項權(quán)利授權(quán)給別的什么人）。很多項目陷入麻煩是因為他們認(rèn)為他們獲得了進(jìn)行范圍修改的批準(zhǔn)，但是后來卻發(fā)現(xiàn)有權(quán)決定這種變更的人發(fā)起人，并沒有同意這樣做。

　　項目小組的責(zé)任：由于項目小組成員和客戶有很多聯(lián)系，他們是最經(jīng)常會遇到范圍更改請求的人。因此，整個項目小組必須理解范圍變化管理的重要性。他們必須在范圍變化發(fā)生的時候立即發(fā)現(xiàn)它，并且即使把它反饋給項目經(jīng)理。如果他們自己答應(yīng)進(jìn)行一些額外的工作，他們的這種行為就很有可能導(dǎo)致他們不能夠按時完成自己的工作，從而危及整個項目的進(jìn)行。

　　開始永遠(yuǎn)不會太遲

　　如果你發(fā)現(xiàn)你的項目開始超出預(yù)算并落后于計劃進(jìn)度，試著去找出原因。在很多情況，你將會發(fā)現(xiàn)這只是因為你所做的工作比你最初同意得要多得多。定義范圍變化管理流程最好的時機(jī)是在項目開始之前（作為項目管理程序的一部分）。但是，如果你確實(shí)建立沒有一個好的流程，任何時候開始都不算太遲。項目管理必須安排一個暫停的時間，然后和客戶一起檢定并滿足范圍變更的請求。然后每個人都要學(xué)習(xí)新的流程。

　　如果說這種情況有好的一面，就是項目小組和客戶可以第一時間看到不控制范圍的影響，因為項目已經(jīng)陷入麻煩中了。這樣他們就能夠更好地理解范圍變化管理的目的，并且更愿意在將來采用更嚴(yán)格的流程。