摘要：館藏建設是檔案館功能建設和功能發(fā)揮的核心問題。本文結合工作實際進行了思考，提出了加強館藏建設的建議和工作思路，對城建檔案館功能建設和功能發(fā)揮有一定的借鑒和參考意義。

　　關鍵詞：城建檔案；館藏；檔案館功能

　　在城市建設高速發(fā)展的背景下，各地城建檔案工作呈現(xiàn)出強勁發(fā)展勢頭。根據(jù)湖南省建設廳最近一次城建檔案工作調研，全省大中小城市共建館28個，建館率為100%，專職工作人員有373人，館庫面積達41000多平方米，館藏量突破了50萬卷，城建檔案工作已成為全省檔案事業(yè)重要的組成部分。在為取得成績高興的同時，我們也存在著一些隱憂，特別是各地在館藏建設方面出現(xiàn)了一些偏差。而館藏問題實際上是一個檔案館功能建設和功能發(fā)揮的核心問題，因為檔案館的價值首先在于館藏的價值，離開了檔案，檔案館的存在意義以及我們的檔案工作都無從談起。因此，我們把館藏建設提升到一個顯著的高度來探討和研究是有必要的。

　　1、目前城建檔案館藏建設中存在的主要問題

　　1.1發(fā)展非常不平衡

　　從全省來看，有的城建檔案館館藏量增長非常之快，像長沙館一年新進館30000多卷，株洲館一年新進館10000多卷；而有的館偶爾一年只進館幾十卷，很多年份則沒有新進檔案，館藏量基本沒有增長。有些館早就建立了機構、配備了人員、落實了經(jīng)費，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開開會、搞搞接待參觀、搞搞業(yè)務檢查，對收集檔案、豐富館藏沒有實質動作，導致檔案館虛擬化、空心化，城市建設得很快，城建檔案管理乏力。

　　1.2館藏結構日益不合理

　　依據(jù)《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（國家檔案局1997發(fā)布）和《城市建設檔案管理規(guī)定》（國家建設部2001年修正）等法規(guī)，從歸屬和流向上講，房地產(chǎn)檔案、國土檔案、規(guī)劃報建檔案、環(huán)境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料無疑屬城建檔案。但全省各城建檔案館均沒有收集本市房地產(chǎn)、國土檔案。一些城建檔案館因不在規(guī)劃口管理，連規(guī)劃報建檔案都難以收集，更不用說環(huán)境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進檔案的主體來講，絕大部分是建設工程竣工檔案。即使在建設工程檔案方面，因為重點工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結構日益不合理，其結果是城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。

　　1.3普遍重收集輕開發(fā)利用

　　檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價值的體現(xiàn)。館藏建設的一個重要方面是建立檔案開發(fā)利用的機制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現(xiàn)代信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術還為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。但從全省來看，檔案利用工作做得非常不夠，館藏建設被作為檔案館的后臺工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺，即檔案業(yè)務指導和驗收。編研成果不多，很多館沒有建立檔案計算機檢索系統(tǒng)，僅長沙館開展了檔案數(shù)字掃描和數(shù)字檔案館建設，絕大部分館的檔案利用還是手工操作。

　　1.4個別地方城建檔案意識還很不強

　　盡管最近幾年各地對城建檔案工作的認識有了很大提高，但也有個別地方，特別是一些區(qū)、縣（市）和一些基層單位，對城建檔案編制、報送、利用的意識還很淡薄。有些人認為編制工程檔案太麻煩，既不帶來政績，又增加了成本；有些人認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，不要搞得太復雜，沒有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍；有的單位甚至把檔案作為“私有財產(chǎn)”、“個人秘密”，拒不移交。這一些錯誤認識與國家有關檔案工作和城建檔案工作的法律法規(guī)是相違背的，特別是與國務院第279號令《建設工程質量管理條例》要求建設工程竣工驗收前應有完整的建設工程檔案資料并及時向城建檔案機構報送的規(guī)定相違背的，從認識上講是不知法，從行為結果來講，就是違法和犯法了。

　　2、抓好四個結合，加強城建檔案館藏建設

　　通過上面的問題分析，我們認為加強城建檔案館藏建設一要有認識，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業(yè)發(fā)展和工作創(chuàng)新的角度出發(fā)，還要有緊迫感和使命感。結合實際，筆者認為應當抓好四個結合：

　　2.1將“業(yè)務指導”與“檔案接收”相結合，強化歸檔收集

　　在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī)，守株待兔，必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對城建檔案事業(yè)的責任和使命，樹立主動服務意識，不斷提高服務質量，努力改善自身形象，增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務。我們應把“業(yè)務指導”和“檔案接收”結合起來，業(yè)務指導是方法、是手段，檔案收集是目標，是結果。

　　在業(yè)務指導上，應勤跑工地，堅持項目追蹤，收集信息，了解情況，隨時進行檢查指導，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現(xiàn)場，超前控制，把問題解決在檔案進館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目，由于領導重視、社會關注、地位特殊而享有一些特殊政策，對其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實處，對這些項目的檔案歸集工作，要積極向領導匯報，及時與企業(yè)溝通，改善與建設單位的關系，爭取建設單位的積極配合。長沙館針對具體工程制定業(yè)務指導技術文件，擬定詳細工作計劃，推出個性化服務，提高了業(yè)務指導的針對性，工作更主動，更到位，實踐證明是一條好的工作舉措。

　　在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關，建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和株洲館的做法來看，我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗認可證》，才可以召開竣工驗收會；在工程備案后，一定要對工程檔案進行合格驗收，合格驗收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強化了歸檔收集，做到了應收盡收。

　　2.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展歸檔渠道

　　城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內容涉及城市規(guī)劃、建設和管理的方方面面。一般來說，建設系統(tǒng)內部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設系統(tǒng)的建設工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通，采取有力措施，加強地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》，使地下管線檔案有法可依，保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導，定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農(nóng)村建設的目標，采取多種形式，切實做好小城鎮(zhèn)建設、新農(nóng)村建設檔案的收集工作。

　　豐富館藏包括量的擴展和質的提升，沒有數(shù)量就無質量可言，而沒有質量的館藏，無論數(shù)量多么“龐大”，都難以充分地為城市建設和經(jīng)濟社會發(fā)展服務。因此，豐富館藏應當是檔案資料的大數(shù)量和高質量的統(tǒng)一體，是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了，接收方法也解決了，就應特別注重質量問題，即既要擴容又要提質。在擴容提質上，主要注重以下三方面：一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案，不在此列的拒之門外，確保專館專用，節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量，盡量避免重復的、價值不大的檔案進館，確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全，模糊不清的資料盡量拾遺補缺，修訂完善，確保質量優(yōu)化。

　　2.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結合，提高城建檔案法律意識

　　城市建設檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規(guī)賦予的權力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責，主動開展工作。一是加強檔案法規(guī)宣傳，強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，使之深入人心。長沙、株洲館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓，向建設、施工、監(jiān)理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術規(guī)范，提高他們的素質和工作技能，產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核，將檔案接收和館藏量增長列為量化指標，年初下目標、年終抓督促，強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權，依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規(guī)的有關規(guī)定，加強法制建設，開展執(zhí)法檢查。一方面，在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎上，根據(jù)各區(qū)、縣（市）實際，抓緊制定本區(qū)、縣（市）《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面，每年可以適當開展執(zhí)法檢查，對不按規(guī)定執(zhí)行的建設單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍拒不移交構成違法事實的，上報建設行政主管部門立案，依法予以處罰。

　　2.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合，突出城建檔案的利用價值

　　檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結，從檔案工作最高目的來講，這還僅僅是開始，是起點。我們在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時，應進一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設、管理和經(jīng)濟社會發(fā)展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析，不斷尋找利用熱點，總結利用規(guī)律，改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。可以建立計算機檢索系統(tǒng)，提高檔案查閱速度和查全率、查準率；有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng)，建立數(shù)字城建檔案館；還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺，方便遠程自由查閱，提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外，基于聲像檔案的直觀性，利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢，開展電視專題片制作，承辦展覽、畫冊，建立愛國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價值，提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部，宣傳了城市建設，促進了招商引資，產(chǎn)生了廣泛社會影響。

　　總之，館藏建設問題是檔案工作的一個核心問題，對城建檔案工作來說，城市建設發(fā)展越快，對城建檔案館藏建設的要求就越高，也越緊迫。只要我們認識到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設也一定能克服困難，持續(xù)取得進步，取得創(chuàng)新和突破。