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做好工程檔案管理探討

2010-03-04 10:42    【  【打印】【我要糾錯】

  摘要:工程檔案是傳承城市人類文明的載體,是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄,做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人,充分發(fā)揮人的潛力,使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)。

  關(guān)鍵詞:工程檔案;管理;以人為本

  1、工程檔案管理的意義

  工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體,是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄,是寶貴的信息資源,是一座豐富的知識寶庫,是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力,在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。

  (1)工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗,進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段,是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面:一是建筑物實體,一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程,記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說,如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料,就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之,它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

 。2)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素,根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施!吨腥A人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定,城市規(guī)劃的編制,應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧,綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案,而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

 。3)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù),F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念,它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟和社會的發(fā)展,現(xiàn)在的小城鎮(zhèn),幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市,甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快,各種矛盾也將呈現(xiàn)出來,為了解決諸多的矛盾,城市立體化程度越來越高,地下、地上空間利用率越來越高,除現(xiàn)有的各種管線外,地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多,而對這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴建,單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化,要調(diào)動、要衰老,記憶力要衰退、要死亡,而工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫,是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù),才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理,才能克服盲目性,避免浪費和損失。

 。4)工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。1976年唐山大地震后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建,工程檔案發(fā)揮了重要作用;2002年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質(zhì),就是查閱了大量工程檔案,利用該建筑物現(xiàn)有的通風(fēng)管道向娛樂城中吹藥,使恐怖分子失去戰(zhàn)斗力,人質(zhì)得以解救。實踐證明,如果能合理、充分利用工程檔案,就可以對城市進(jìn)行合理開發(fā),保證工程建設(shè)的合理設(shè)計、施工,充分發(fā)揮投資效益。

  2、如何做好工程檔案的管理

  工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā):即管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境,管理的核心是處理好人際關(guān)系,而人是管理的第一要素。

   (1)要完善法規(guī),依法治檔!度R西市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》已于2003年10月1日起施行,該《規(guī)定》是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)制定的,這是政府對城建檔案工作的極大重視和支持,對新時期的城建檔案工作做了明確的規(guī)范和要求,為城建檔案工作的發(fā)展指明了方向。《規(guī)定》明確了三項制度:即檔案預(yù)驗收制度、檔案進(jìn)館時限制度和檔案執(zhí)法制度,將檔案的預(yù)驗收、備案、報送時限和執(zhí)法要求以政府令的形式納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中,從根本上保證了工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。因此在工程檔案管理中要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實《規(guī)定》,提高大家的思想素質(zhì)和理論水平,逐步完善規(guī)范各種制度,理順各種程序,嚴(yán)格把關(guān),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必究,加大執(zhí)法力度,實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。

 。2)詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓,一些無形的道德底線規(guī)范著我們生活的方方面面,而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據(jù)性文件更需要一個統(tǒng)一的、順應(yīng)社會發(fā)展和變革的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)我們的行動。我們根據(jù)工作中長期使用的《萊西市建筑工程檔案管理細(xì)則》、《萊西市工程管線檔案管理細(xì)則》和國標(biāo)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、行標(biāo)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》編寫了《萊西市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,并將聲像檔案整理、檔案信息著錄、信息整理等內(nèi)容補充進(jìn)來,符合城市現(xiàn)代化發(fā)展、數(shù)字化建設(shè)的需要,順應(yīng)時代發(fā)展的潮流,使之更具操作性和前瞻性,實現(xiàn)工程檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉(zhuǎn)變,為我市的信息現(xiàn)代化管理夯實基礎(chǔ)。我們應(yīng)該熟練掌握和運用該《規(guī)范》。

  (3)“以人為本”,充分發(fā)揮人的主觀能動性,做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作,提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的,我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關(guān)信息傳播出去,特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺——工程檔案專業(yè)網(wǎng)站,明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé),讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它,熟悉并能很好地掌握它,并通過人機互通,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流,及時溝通信息,完善工程檔案的管理工作。二是以人為本,培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍,F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才,高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi),工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí),懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精,并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;對外,定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn),及時做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實踐證明,集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施,它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣,能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力,對工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。三是深入現(xiàn)場,做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作。重點工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施,也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵,它關(guān)系到國計民生,又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時,還要對登記在冊的重點工程項目進(jìn)行清查、摸底,分析研究,積極探索,創(chuàng)出新路子。四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異,對工程檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套,要想做好這方面的銜接,就要深入工作實際,了解工程狀況,及時掌握最新動態(tài),即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式,減少了哪些工作環(huán)節(jié),同時又改進(jìn)了哪些工藝,增加了哪些程序,形成了哪些與之配套的新的表格資料,及時將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層,并通過匯總、提煉再補充到相應(yīng)的規(guī)范中,進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。綜上所述,做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人,充分發(fā)揮人的潛力,使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)。

  通過對工程檔案的管理、編研、開發(fā)和利用,必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力,推動城市建設(shè)發(fā)展,為社會創(chuàng)造更多的財富。

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