速恒管理軟件在國家大劇院的應(yīng)用

    工程建設(shè)的特點(diǎn)是：周期長、規(guī)模大、造價(jià)高，且由于工程本身的個(gè)體差異、復(fù)雜與動(dòng)態(tài)變化等，造成工程的不確定因素多，管理難度大，尤其是大型公用建筑，例如 由北側(cè)建筑（ 201 區(qū)）、中心建筑（ 202 區(qū)）南側(cè)建筑（ 203 區(qū)）構(gòu)成的 國家大劇院工程， 建筑面積 194198m 2 ，埋深為 -32.5m ，檐高 34.85 m ，僅中心建筑（ 202  區(qū)）之一的歌劇院結(jié)構(gòu)就需用鋼筋 35000 噸，砼 120000m 3 ， 木材 4000 m 3 ，木膠合板 80000 m 2 ，腳手架等周轉(zhuǎn)材料幾萬噸。如此巨大的工程，在紛繁復(fù)雜的情況下，如何做到有效管理，項(xiàng)目經(jīng)理部在成立之初，項(xiàng)目 經(jīng)理鄧迪就有運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段 加強(qiáng)管理 的思路。經(jīng)過近兩年的實(shí)踐，應(yīng)用速恒建筑施工項(xiàng)目管理系統(tǒng)協(xié)助項(xiàng)目管理，已取得良好效果，真正達(dá)到運(yùn)籌帷幄，決勝千里。

    一、  建設(shè)工程項(xiàng)目管理的內(nèi)容和特點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目管理包括生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、行政保衛(wèi)等各個(gè)方面的管理，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，涉及面廣、內(nèi)容多，各部門之間既有各自分工，又有相互聯(lián)系，再加之建設(shè)工程項(xiàng)目本身的個(gè)體差異、復(fù)雜與動(dòng)態(tài)變化等特點(diǎn)，常規(guī)的管理方法已很難再取得大的提高與突破。而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算存儲(chǔ)等功能和網(wǎng)絡(luò)的資源共享、數(shù)據(jù)流動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，給建設(shè)工程項(xiàng)目管理帶來新的革命。

    二、  速恒項(xiàng)目管理軟件的特點(diǎn)
    1、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的自動(dòng)流動(dòng)以前，各部門之間的信息傳遞是通過會(huì)議、口頭或文字通知，許多資料需要重復(fù)錄入，效率低下。而通過項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，部門信息可以自動(dòng)流動(dòng)，效率得以提高。

    2、可以生成面向不同主體的數(shù)據(jù)及報(bào)表與項(xiàng)目部各部門有直接業(yè)務(wù)往來的如業(yè)主與監(jiān)理、各供應(yīng)商、上級(jí)公司等，系統(tǒng)可以生成面向不同主體的數(shù)據(jù) 及 報(bào)表，實(shí)現(xiàn)了各種資源的信息化。

    3、對(duì)工程的成本、進(jìn)度、資金等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控圍繞工程的成本、收入、資金、進(jìn)度及合同的結(jié)付等情況，定制了便于查看和分析的功能模塊，只要各部門數(shù)據(jù)錄入及時(shí)，可真正實(shí)現(xiàn)過程控制。

    4、登錄受密碼保護(hù)，訪問權(quán)限可以定制每個(gè)登錄系統(tǒng)的管理人員都有自己的用戶名和密碼，登錄系統(tǒng)必須輸入正確的用戶名和密碼，才可以進(jìn)入相應(yīng)的工作界面，否則無法進(jìn)入，即實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的流動(dòng)又有效的保護(hù)了數(shù)據(jù)。

    5、為項(xiàng)目積累資源 ，便于下個(gè)工程借鑒系統(tǒng)中設(shè)有企業(yè)定額的編制模板、材料總庫、供應(yīng)商庫及各種類型合同編制模板，可以添加和維護(hù)，便于下個(gè)工程直接調(diào)用和借鑒。

    三、  硬件環(huán)境這套系統(tǒng)是在局域網(wǎng)上運(yùn)行的，所以必須先建立局域網(wǎng)，要保證每個(gè)部門至少有一臺(tái)計(jì)算機(jī)。

    四、速恒項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用
    1、大劇院工程用到的具體功能模塊有：工程概預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)量、材料收發(fā)存、成本控制、周轉(zhuǎn)料管理、洽商管理、勞務(wù)結(jié)算、進(jìn)度計(jì)劃等！

    2、根據(jù)管理人員崗位責(zé)任的劃分，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化配置，包括設(shè)置各管理人員登錄界面以及可以訪問的功能。

    3、功能模塊的具體應(yīng)用首先是經(jīng)營部，經(jīng)營部是用到軟件功能最多的部門，主要用到功能有工程概預(yù)算、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、分包管理、勞務(wù)管理、成本分析等。

    Ａ：成本分析 ：以前項(xiàng)目的成本分析是一段時(shí)間才分析一次，因?yàn)樗�工作量比較大，涉及的部門又比較多，所以無法做到時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)控成本。 現(xiàn)在，通過系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理隨時(shí)掌握工程的成本情況。 在系統(tǒng)中，有一項(xiàng)對(duì)比是計(jì)劃成本與實(shí)際成本的對(duì)比，它的意義在于用計(jì)劃成本對(duì)實(shí)際成本進(jìn)行過程控制，如果實(shí)際成本大于計(jì)劃成本，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警，提醒項(xiàng)目經(jīng)理分析原因，進(jìn)行控制。如果項(xiàng)目經(jīng)理想了解一下問題出在哪，他可以通過人工、材料、機(jī)械、其它直接費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的明細(xì)構(gòu)成來查看，例如材料，可以看看到底是鋼材、木材、水泥、商砼還是周轉(zhuǎn)材料出現(xiàn)了虧損。如果想更直觀地分析成本的增減變化和成本的構(gòu)成情況，可以通過查看成本構(gòu)成餅形圖、成本對(duì)比柱形圖、成本變化線形圖，情況就一目了然了。另外一項(xiàng)對(duì)比是預(yù)算成本與實(shí)際成本的對(duì)比，預(yù)算成本反應(yīng)的是工程的實(shí)際收入，是統(tǒng)計(jì)報(bào)量完成后自動(dòng)傳入的，它與實(shí)際成本的對(duì)比能說明工程的盈虧狀況！

    Ｂ：概預(yù)算： 使用預(yù)算大師編制的工程 概預(yù)算或標(biāo)書以及 Excel 等軟件的數(shù)據(jù)，可以直接讀入項(xiàng)目管理軟件，然后通過網(wǎng)絡(luò)傳到了相關(guān)部門，不必再給每個(gè)部門打印預(yù)算書，而且有的部門還可以在預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作，比如生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)，真正做到了數(shù)據(jù)的共享。

    Ｃ：生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)： 預(yù)算數(shù)據(jù)自動(dòng)傳到統(tǒng)計(jì)報(bào)量界面，原來統(tǒng)計(jì)報(bào)量需要把原預(yù)算書重新抄一遍，然后再每月報(bào)量�，F(xiàn)在，第一，不用輸預(yù)算書，降低了工作量；第二，只要把本月完成的工程量輸入，自動(dòng)生成報(bào)監(jiān)理和報(bào)公司的各種表格，美又省事，提高了公司形象；第三，統(tǒng)計(jì)員也不用再打出報(bào)表給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理通過軟件便可一目了然。

    Ｄ：分包和勞務(wù)： 系統(tǒng)能自動(dòng)分析出合同的收入狀況，為合同的簽定提供參考。以前，在簽訂合同時(shí)，很難準(zhǔn)確地分析出分包部位的盈虧狀況，及使能分析出來，工作量也比較大，并且還要預(yù)算人員的配合。現(xiàn)在只要把分包和外包的部位與預(yù)算掛鉤，軟件就可以輕松地完成這個(gè)工作。

    另外，從合同的結(jié)付角度來講，項(xiàng)目經(jīng)理隨時(shí)可以看到勞務(wù)或分包合同的結(jié)算、付款、欠款等情況。

    Ｅ：材料管理：材料部門的工作比較雜，計(jì)算量也比較大，材料成本占整個(gè)成本的 70% 左右，所以對(duì)材料的管理顯得尤為重要。利用管理軟件提供的功能以及結(jié)合我們實(shí)際的管理思想，對(duì)材料這塊管理分為幾部分，材料供應(yīng)商管理、材料合同管理（包括簽定、結(jié)算、付款）、材料限額管理、材料庫的維護(hù)以及周轉(zhuǎn)材料的管理等。

    我們把材料的所有供應(yīng)商以及所供的材料及價(jià)格都填加到供應(yīng)商庫中，以便在采購時(shí)進(jìn)行貨比三 家，與信譽(yù)好價(jià)格低的供應(yīng)商進(jìn)行合作，從價(jià)格方面來控制成本。另外，材料采購員想找一下某個(gè)材料的供應(yīng)商、供應(yīng)價(jià)格以及聯(lián)系方式等也比較方便，不用再翻箱搗柜地找名片……，直接在供應(yīng)商庫中一搜索即可。

    材料合同的原文檔可以直接插到軟件中，項(xiàng)目經(jīng)理和材料管理員可以比較方便地查看原合同的簽定情況，還可以對(duì)材料合同進(jìn)行全過程的跟蹤，包括結(jié)算、付款、欠款等。

    因?yàn)椴牧喜块T每天都要有大量的材料入庫和出庫，要手工進(jìn)行結(jié)算以及計(jì)算庫存比較費(fèi)勁，而且也容易出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤�，F(xiàn)在比較省事了，材料員只要記錄一下材料的入庫、出庫情況，一切計(jì)算和統(tǒng)計(jì)都由軟件來完成了，大大節(jié)約的工作量，提高了工作效率。

    原來材料員要想知道庫里面到底有什么材料，有多少，必須到倉庫去看，對(duì)于急需的材料有可能不能及時(shí)準(zhǔn)備，造成延誤工期�，F(xiàn)在，用軟件來管理，看到的庫存永遠(yuǎn)是當(dāng)時(shí)的庫存，數(shù)據(jù)反應(yīng)速度是傳統(tǒng)管理不可能做到的，如果某種材料的庫存很少了，軟件還會(huì)報(bào)警……

    我們是按限額的政策來控制材料發(fā)放的。根據(jù)軟件提供的功能，在這個(gè)部位干之前，我們做一個(gè)總體計(jì)劃，計(jì)劃一下這個(gè)部位需要什么材料、需要多少量，如果材料的實(shí)際用量超過了計(jì)劃用量，系統(tǒng)會(huì)提醒管理人員，及時(shí)分析原因……，真正做到了過程監(jiān)控。傳統(tǒng)模式下的限額領(lǐng)料，其實(shí)是一種事后的結(jié)果反映，根本不能做到實(shí)時(shí)的控制，一般是一個(gè)月或一周統(tǒng)計(jì)一次，但到統(tǒng)計(jì)結(jié)果出來時(shí)，材料實(shí)際的耗用或許已經(jīng)早就超出了限額，再控制也已經(jīng)來不及了。

    Ｆ：周轉(zhuǎn)材料： 主要涉及周轉(zhuǎn)材料供應(yīng)商、周轉(zhuǎn)材料合同、周轉(zhuǎn)材料進(jìn)出場(chǎng)、周轉(zhuǎn)材料結(jié)算、周轉(zhuǎn)材料付款等幾部分內(nèi)容。

    周轉(zhuǎn)材料管理，最麻煩的莫過于結(jié)算，為什么呢？因?yàn)榻裉爝M(jìn)了 3 個(gè)，明天退了 2 個(gè)，后天又進(jìn)了10個(gè)……光是算周轉(zhuǎn)材料的租期就需要很大的工作量，而且特別容易出錯(cuò)，造成結(jié)算金額的錯(cuò)誤，最后影響實(shí)際的成本。現(xiàn)在，材料員只需要記錄一下周轉(zhuǎn)材料的進(jìn)出場(chǎng)情況，計(jì)算和統(tǒng)計(jì)工作都由軟件來完成。要想查詢某個(gè)材料當(dāng)前在場(chǎng)數(shù)、合同的結(jié)付情況等，也一目了然……

    工程部主要用到的功能有進(jìn)度計(jì)劃、商砼管理、機(jī)械租賃與攤銷管理、施工日志等，現(xiàn)在主要介紹一下商砼管理這塊。

    大劇院商砼是按圖示量來結(jié)算的，但有時(shí)也想知道實(shí)際打了多少方砼，來觀察某個(gè)部位是圖示量大還是實(shí)際用量大，便于以后合同的簽定，現(xiàn)在可以通過系統(tǒng)直接查詢。并且也可以查看任意時(shí)間商砼的使用量，便于與合同乙方進(jìn)行結(jié)算。