摘要：流程管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，而實(shí)施與控制過(guò)程最值得關(guān)注。這篇文章講述在項(xiàng)目工作中，用工具嚴(yán)格進(jìn)行流程管理的重要性。從項(xiàng)目管理的觀(guān)點(diǎn)看，用基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案比用內(nèi)部網(wǎng)節(jié)省成本。

    一、 介紹

    項(xiàng)目管理（PM）正逐漸被認(rèn)為公司管理的有效且有力的管理系統(tǒng)。特別是那些市場(chǎng)導(dǎo)向與技術(shù)更新快的公司與組織，用項(xiàng)目方式進(jìn)行管理不僅是維持與擴(kuò)大市場(chǎng)份額的明智選擇，而且也是公司的生存之道。甚至對(duì)那些以運(yùn)營(yíng)為主的公司，變化也不可避免，亦需要項(xiàng)目管理使業(yè)務(wù)不斷壯大�，F(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)對(duì)項(xiàng)目管理的發(fā)展產(chǎn)生巨大影響，項(xiàng)目管理趨向更多的知識(shí)，如流程規(guī)劃與再造。同時(shí)，更多的與項(xiàng)目管理理論整合的工具正在實(shí)際工作中被開(kāi)發(fā)運(yùn)用。制訂良好的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)，但不是全部。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目成員應(yīng)有能力實(shí)施計(jì)劃，使計(jì)劃從紙上轉(zhuǎn)成有形的交付品。計(jì)劃比較好做，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理通常能控制核心組員及內(nèi)部信息。項(xiàng)目經(jīng)理可以讓其項(xiàng)目成員通過(guò)培訓(xùn)與咨詢(xún)，得到專(zhuān)業(yè)的方法，從而去想、去說(shuō)、去工作，利用現(xiàn)成的流程與系統(tǒng)文件制訂一套好的計(jì)劃。但即使對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目的實(shí)施也是一個(gè)挑戰(zhàn)，要與合作伙伴、供應(yīng)商及承包商進(jìn)行很好的合作。這里有兩種合作情形：一種是各參與公司有不同的管理水平，有些具有專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、另外一些項(xiàng)目管理知識(shí)十分匱乏，很難天短期成為專(zhuān)業(yè)人員。項(xiàng)目經(jīng)理需要制定簡(jiǎn)單實(shí)用的流程，保證溝通交流無(wú)障礙。另一種情形是項(xiàng)目的各參與方都具備豐富的項(xiàng)目管理技術(shù)。每個(gè)公司都有很好的流程，及經(jīng)過(guò)很好培訓(xùn)的員工。在許多案例中表明，出色的項(xiàng)目經(jīng)理并不保證項(xiàng)目一定成功。其挑戰(zhàn)是如何嚴(yán)格地遵循復(fù)雜的流程并在一個(gè)小組內(nèi)實(shí)行。這需要參與公司協(xié)調(diào)一致，建立一套有效的管理協(xié)調(diào)系統(tǒng)。本文著重講述實(shí)施計(jì)劃，建立可執(zhí)行項(xiàng)目流程，并展示如何利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行項(xiàng)目管理。

    二、項(xiàng)目中的流程

    流程規(guī)劃與再造是公司提高運(yùn)營(yíng)管理的兩個(gè)重要方面，實(shí)施ISO 認(rèn)證是提高公司管理水平的途徑之一。另一個(gè)方法是實(shí)施六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差（Six Sigma）管理，這是類(lèi)似于商業(yè)流程管理的一套方法，在許多公司，如霍尼韋爾、GE 和摩托羅拉等應(yīng)用，創(chuàng)造了奇跡。ISO 與六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差證實(shí)：在日常工作中使用標(biāo)準(zhǔn)化且優(yōu)化流程，可使公司管理完善，減少偏差，提高效率。流程是通過(guò)一系列相關(guān)工作產(chǎn)生結(jié)果，具有重復(fù)性。即使項(xiàng)目運(yùn)作具有臨時(shí)性特征，許多項(xiàng)目工作，包括變更、洽商、材料供應(yīng)等，具有重復(fù)性，可以運(yùn)用流程規(guī)劃方法與相應(yīng)工具有效管理。在《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》一書(shū)中，項(xiàng)目流程管理被定義為五階段：

    ——啟動(dòng)-授權(quán)項(xiàng)目或過(guò)程

    ——規(guī)劃-定義與確定目標(biāo)，選擇最佳行動(dòng)完成目標(biāo)

    三、實(shí)施與控制過(guò)程的主要挑戰(zhàn)

    設(shè)立流程的目的是解決項(xiàng)目的核心問(wèn)題：時(shí)間延誤與成本造支。這兩大問(wèn)題可分解為如下幾項(xiàng)：

    ——如何激勵(lì)員工

    ——如何將項(xiàng)目計(jì)劃有效地與所有成員溝通，特別是遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理

    考慮到這些問(wèn)題，在目前項(xiàng)目中可以概況三個(gè)普遍問(wèn)題：流程問(wèn)題、溝通問(wèn)題與人員問(wèn)題。

    流程問(wèn)題：

    流程沒(méi)有很好規(guī)劃-ISO沒(méi)被正確執(zhí)行；

    遵循不一致的流程-依賴(lài)于人的技巧與意愿，努力程度-結(jié)果工作質(zhì)量不穩(wěn)定；

    人員問(wèn)題：

    花費(fèi)很多精力在紙上實(shí)施ISO-雖然需要，但項(xiàng)目組成員感覺(jué)無(wú)味，做了許多不增值的工作，影響主要任務(wù)與技術(shù)工作的正常完成；

    過(guò)份依靠項(xiàng)目組成員的自覺(jué)性-人畢竟是人，不能過(guò)份依賴(lài)人的主觀(guān)能動(dòng)性；

    溝通問(wèn)題：

    花費(fèi)太多時(shí)間溝通，了解問(wèn)題與變更-在許多情況中，電子郵件與傳真不起作用；

    不能了解最新的時(shí)間表與變更，結(jié)果缺少?zèng)Q策必需的信息支持；或者信息過(guò)時(shí)，按錯(cuò)誤信息進(jìn)行決策。

    如何處理流程問(wèn)題？

    憑借多年的項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)，霍尼韋爾公司我的工程網(wǎng)開(kāi)發(fā)了網(wǎng)上平臺(tái)，進(jìn)行項(xiàng)目管理。我的工程網(wǎng)幫助項(xiàng)目經(jīng)理利用系統(tǒng)化的、優(yōu)化的方法并規(guī)劃并實(shí)施流程。

    我的工程網(wǎng)在設(shè)計(jì)流程中，有四個(gè)主要方面：表格、路徑、權(quán)限與創(chuàng)建者。在流程中，表格是溝通方經(jīng)常用到的，包括姓名、地址、描述及意見(jiàn)、日期、地點(diǎn)及附件等信息。日常工作中，我們會(huì)用到多種形式的表格。路徑是流程流動(dòng)次序，包括四個(gè)方面內(nèi)容：

    誰(shuí)處理這些表格？

    這張表格流經(jīng)多少個(gè)步驟？

    每一步會(huì)通知誰(shuí)？

    路徑會(huì)按什么順序走？

    權(quán)限是保密問(wèn)題，即誰(shuí)可看哪張表格？創(chuàng)建者有權(quán)設(shè)計(jì)流程，或記錄表格和流程中的所有活動(dòng)。

    舉個(gè)例子：在一個(gè)電廠(chǎng)的管理系統(tǒng)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理接到客戶(hù)變更請(qǐng)求，涉及到工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠(chǎng)。實(shí)際的變更流程不是單向的，如圖三所示是循環(huán)的。在我的工程網(wǎng)四個(gè)主要方面中，路徑是最復(fù)雜的一個(gè)概念，在圖三中，矩形表示角色：包括項(xiàng)目經(jīng)理、工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠(chǎng)。步驟共有9步：技術(shù)查看、安排培訓(xùn)、發(fā)送VO、更新計(jì)劃、變更計(jì)劃、執(zhí)行，確認(rèn)VO，進(jìn)行生產(chǎn)。

    這個(gè)流程包括以下步驟：

    項(xiàng)目經(jīng)理擬定建議書(shū)，提交給工程部。“至工程部審閱”。工程部人員更改設(shè)計(jì)并有兩個(gè)選擇：提交表格至培訓(xùn)部。如何需要培訓(xùn)即“安排培訓(xùn)”，或直接交到協(xié)調(diào)部�！霸O(shè)計(jì)通過(guò)”。若需要培訓(xùn)，培訓(xùn)部人員將更改培訓(xùn)時(shí)間，提交表格至協(xié)調(diào)部�！霸O(shè)計(jì)通過(guò)”。協(xié)調(diào)部將改變定單，至工廠(chǎng)“發(fā)送VO”。工廠(chǎng)人員將更新生產(chǎn)計(jì)劃，傳遞表格至項(xiàng)目經(jīng)理“更新計(jì)劃”已被批準(zhǔn)。項(xiàng)目經(jīng)理可以接受計(jì)劃或傳遞至協(xié)調(diào)部。去“執(zhí)行”，或拒絕計(jì)劃，返回給工廠(chǎng)，更新計(jì)劃，再次“改變?cè)O(shè)計(jì)”。將要經(jīng)過(guò)若干次返復(fù)，直至工廠(chǎng)更新計(jì)劃被項(xiàng)目接受。協(xié)調(diào)部發(fā)布“確認(rèn)VO”至工廠(chǎng)。最終，工廠(chǎng)從“確認(rèn)VO”至“生產(chǎn)”，完成此變更。對(duì)于一個(gè)角色或許有多步行動(dòng)。以協(xié)調(diào)部為例，有“發(fā)送VO”與“確認(rèn)VO”兩步。在圖三中，在每個(gè)角色下，有橢圓形表示步驟，菱形表示不同決策，是或否， 角色下矩形表示作什么工作？箭頭表示方向。

    在第一步，負(fù)責(zé)傳遞表格的人理所當(dāng)然得到通知，在一些情況下，分享信息的人亦得到通知。設(shè)計(jì)好的流程的關(guān)鍵是對(duì)業(yè)務(wù)與行業(yè)的深入了解，明確每一步的投入與產(chǎn)出。同時(shí)，需要每一步檢驗(yàn)是否增值，即不增值的步驟必須刪除。項(xiàng)目成員必需具備理解與實(shí)施流程的能力。培訓(xùn)，特別是公司安排的統(tǒng)一培訓(xùn)，比僅個(gè)人參加效果好。為了保證流程的有效性，須所有參與項(xiàng)目人員�；裟犴f爾員工就從項(xiàng)目管理培訓(xùn)及六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差學(xué)習(xí)中受益匪淺。

    四、如何利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行流程控制、人員管理與溝通

    這三個(gè)問(wèn)題在實(shí)際中相互聯(lián)系并交織在一起，并且需要用整合的手段進(jìn)行追蹤。沒(méi)有信息技術(shù)的支持，人們?cè)谌粘９ぷ髦泻茈y解決以上溝通問(wèn)題。有許多工具可以解決流程問(wèn)題。Lotus-Notes 是大家熟悉的工具之一。這是一套具有強(qiáng)大的功能且界面友好的系統(tǒng)。許多企業(yè)應(yīng)用Lotus-Notes 作為辦自動(dòng)化的工具，進(jìn)行日常事務(wù)處理。但對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，Lotous-Notes有很多局限。

    五、總結(jié)

    流程管理的目標(biāo)是解決大量重復(fù)性工作中所產(chǎn)生的問(wèn)題，這是項(xiàng)目管理中的重要組成部分， 需要特殊的技術(shù)與技巧。一個(gè)公司可以用本文所講述的概念與工具， 建立一套可行的流程管理體系， 有效地進(jìn)行實(shí)際操作。選擇好的工具是實(shí)現(xiàn)有效溝通的重要因素，在時(shí)間緊、預(yù)算少的項(xiàng)目中，互聯(lián)網(wǎng)工具是最好選擇。其投資少，維護(hù)最小，開(kāi)始快。另外，利用整合的管理工具。項(xiàng)目管理平臺(tái)的優(yōu)越性可以總結(jié)如下：

    項(xiàng)目成員可在任何地方、任何時(shí)間訪(fǎng)問(wèn)信息，了解項(xiàng)目最新進(jìn)展情況，及時(shí)作出反應(yīng)，了解全局（特別是不同參與方項(xiàng)目）；

    有效執(zhí)行ISO標(biāo)準(zhǔn)；

    即使地域分散，也可實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)合作-節(jié)省成本，快速解決問(wèn)題；

    通過(guò)流程設(shè)置，文件自動(dòng)流轉(zhuǎn)，自動(dòng)通知-使流程標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，保證質(zhì)量；

    量化追蹤-規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；

    最佳信息收集與共享方式。