竣工文件是工程建設(shè)的真實記錄是對建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及養(yǎng)護(hù)、維修的依據(jù)，是改建、擴建和實施質(zhì)量保修的重要依據(jù)�？⒐の募�的全過程質(zhì)量控制，是對工程技術(shù)文件從形成、積累、整理、歸檔到檔案的組卷、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)實施全過程的質(zhì)量控制，使竣工文件在整個生存周期中都處于受控狀態(tài)。全面質(zhì)量控制的過程就是計劃、執(zhí)行、檢查、處理的循環(huán)過程。一個施工項目一經(jīng)確立，全面質(zhì)量控制活動就隨之開始。檔案部門要從竣工文件的形成開始，積極配合有關(guān)業(yè)務(wù)部門對竣工文件的有效性、系統(tǒng)性和科學(xué)性進(jìn)行控制。

　　提高認(rèn)識，增強竣工文件編制的意識

　　竣工文件凝聚著施工企業(yè)員工的智慧、心血和汗水，是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗的總結(jié)。做好竣工文件編制工作，對于施工企業(yè)科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、工程創(chuàng)優(yōu)及任務(wù)承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。首先它是企業(yè)科技創(chuàng)新的需要�？⒐の募�作為企業(yè)施工技術(shù)經(jīng)驗的總結(jié)，不僅是企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，而且是企業(yè)施工技術(shù)的繼承、創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件。借鑒已有的技術(shù)經(jīng)驗，進(jìn)行科技創(chuàng)新，創(chuàng)造出新成果、新工藝、新工法，對于促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步有著重要的作用。二是企業(yè)管理創(chuàng)新的需要。通過借鑒施工組織設(shè)計、施工技術(shù)總結(jié)等工程技術(shù)資料，對于改善企業(yè)技術(shù)管理；通過分析工程項目人工、材料、設(shè)備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業(yè)盈利能力有著重要的作用。三是企業(yè)體制創(chuàng)新的需要。當(dāng)前，施工企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)重組，結(jié)構(gòu)調(diào)整和體制的改革，其中一項重要的內(nèi)容就是探索工程項目的組織結(jié)構(gòu)形式，合理配置人力資源和生產(chǎn)要素，推進(jìn)企業(yè)改革有著重要的作用。四是工程創(chuàng)優(yōu)的需要�？⒐の募�是工程內(nèi)在質(zhì)量的體現(xiàn)，創(chuàng)造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優(yōu)質(zhì)工程的必要條件。同時，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術(shù)、質(zhì)量、安全等保證措施，增創(chuàng)更多的優(yōu)質(zhì)、名牌工程，是施工企業(yè)“以質(zhì)量求生存，以信譽求發(fā)展，以品牌求市場”的迫切需要。五是承攬工程任務(wù)的需要�？⒐の募�是反映企業(yè)工程業(yè)績、質(zhì)量評價、資質(zhì)信譽的有力憑據(jù)，對于編制科學(xué)合理的標(biāo)書、優(yōu)化投標(biāo)方案，在市場競爭中提高中標(biāo)率有著重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關(guān)管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關(guān)人員的職責(zé)。把竣工文件的形成、積累納入有關(guān)工作制度和計劃中，使其制度化、規(guī)范化，加強有關(guān)人員的竣工文件編制意識，便于監(jiān)督、檢查和管理。

　　健全規(guī)章制度，加強對竣工文件編制的全過程控制

　　首先，由于施工企業(yè)承建工程地點分散，項目部（指揮部）人員變換頻繁，施工隊伍的轉(zhuǎn)場，技術(shù)人員的調(diào)離，客觀上給竣工文件的編制工作造成了一定的困難。其次，竣工文件編制人員和檔案人員文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力水平等問題，從主觀上給竣工文件的質(zhì)量造成了一定的影響。為此，施工項目可以根據(jù)上級的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)的自身特點，建立并逐步完善行之有效的規(guī)章制度，對竣工文件編制實施有效監(jiān)控，以確�？⒐の募�齊全、完整、準(zhǔn)確，質(zhì)量良好，法律手續(xù)完備。

　　第一，制定完善竣工文件編制“三納入”制度。即納入工程項目工作計劃，根據(jù)工程進(jìn)度，及時對竣工文件的形成、積累、整理、移交、歸檔作出具體安排，并認(rèn)真抓好落實；將竣工文件編制工作納入工程技術(shù)管理內(nèi)容、程序和有關(guān)制度，結(jié)合工程施工同步進(jìn)行；技術(shù)交底時同步布置竣工文件的編制工作，檢查工程進(jìn)度與工程質(zhì)量同步檢查竣工文件編制進(jìn)度與質(zhì)量，工程初驗時同步檢查竣工文件編制工作；將竣工文件編制工作納入工程技術(shù)部門、工程項目部（指揮部）和有關(guān)技術(shù)人員的工作職責(zé)，結(jié)合“貫標(biāo)”認(rèn)證抓好檢查落實，使竣工文件編制工作始終處于受控狀態(tài)。

　　第二，建立并認(rèn)真落實有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。建立專人負(fù)責(zé)制：各工程項目部要有專人負(fù)責(zé)竣工文件的形成、積累、整理和移交、歸檔工作，公司級檔案部門積極協(xié)助有關(guān)部門和工程項目部（指揮部）做好竣工文件編制移交和歸檔的檢查、指導(dǎo)，使竣工文件編制移交工作分工明確、責(zé)任到人。

　　第三，建立激勵、約束機制。將竣工文件編制質(zhì)量納入工程質(zhì)量評比內(nèi)容，歸檔移交時限與編制竣工文件人員的職稱評定和獎懲考核等結(jié)合起來。對于按規(guī)定要求向有關(guān)部門移交優(yōu)良竣工文件的項目部（指揮部）和有關(guān)人員，給予表彰和獎勵；反之，采取予扣押金等經(jīng)濟(jì)方面的處罰，做到獎罰分明，保證規(guī)章制度的有效落實。

　　超前控制，加強竣工文件編制指導(dǎo)工作

　　各工程技術(shù)部門和檔案部門對竣工文件的編制負(fù)有監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)責(zé)任，加強竣工文件編制的指導(dǎo)服務(wù)以保證竣工文件的齊全、完整和準(zhǔn)確。工程技術(shù)部門要注意了解工程動態(tài)信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進(jìn)度，制定竣工文件編制指導(dǎo)計劃和歸檔計劃，適時組織檢查、指導(dǎo)。檔案人員要從竣工文件形成開始，及時向有關(guān)人員宣傳形成文件的質(zhì)量要求。如，工作中發(fā)現(xiàn)有些技術(shù)人員不了解技術(shù)文件的編寫格式，應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)印發(fā)到技術(shù)人員手中。同時在工程進(jìn)行中，根據(jù)計劃隨時檢查文件的完整性、規(guī)范性。有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)嚴(yán)格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現(xiàn)場，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時限；工程施工中，適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題；工程竣工時，協(xié)同公司指揮部或建設(shè)單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術(shù)總結(jié)、工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量總評定、優(yōu)質(zhì)工程證書、工程決算等完成滯后的，應(yīng)注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。二十局參建的青海溝后水庫工程交付使用3年后大壩決堤，局檔案科提供溝后全部工程檔案，通過觀看錄像、照片、竣工資料和跨壩現(xiàn)場調(diào)查，經(jīng)專家組鑒定，一致認(rèn)為，跨壩的主要原因是設(shè)計不合理造成大壩本身的不穩(wěn)定，加之管理不善，導(dǎo)致潰壩，從而維護(hù)了企業(yè)的信譽。由此可見，竣工文件是否齊全、完整直接關(guān)系到企業(yè)的利益和聲譽，對竣工文件的利用至關(guān)重要。

　　重視竣工文件的整理歸檔和保管利用

　　竣工文件的整理工作是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量直接影響利用效果�？⒐の募�整理的分類要科學(xué)、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統(tǒng)有序，便于保存和查找。同時，竣工文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復(fù)工作，需要極大的耐心，因為它的質(zhì)量好壞

　　直接關(guān)系到使用壽命。對于竣工文件形成過程中，不能嚴(yán)格按規(guī)定要求辦理，如，出現(xiàn)復(fù)寫紙等不耐久字跡情況，有的文件紙張大小不一，在整理時都必需加以修復(fù)，否則，將嚴(yán)重影響將來的使用壽命。總之，要保證竣工文件的質(zhì)量，必須實行全過程控制。v