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施工企業(yè)項目物料之成本管理

2010-09-24 08:56  來源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯】

  摘 要:針對目前施工企業(yè)項目物料成本(物資、設(shè)備、材料、工具、辦公耗材、勞保用品等的統(tǒng)稱)管理的現(xiàn)狀及存在的問題,提出了各職能部門共同協(xié)作的管理模式和運作方法,通過各職能部門在物料管理中的作用發(fā)揮,來加強項目物料成本控制,促進企業(yè)健康有序發(fā)展。

  在建筑企業(yè)項目施工中,物料(物資、設(shè)備、材料、工具、辦公耗材、勞保用品等的統(tǒng)稱)費一般占工程成本的65%左右,改善和加強物料管理,降低物料成本,對于減少整個工程項目的成本,增加企業(yè)效益,提高施工企業(yè)在建筑市場中的競爭力有著重要的意義。

  1、施工企業(yè)項目物料成本管理現(xiàn)狀

  1.1部門之間缺乏協(xié)作項目管理培訓(xùn)

  1.1.1設(shè)計定額量無人管。物料設(shè)計定額量對項目物料的總量控制具有重要的指導(dǎo)意義。有些項目沒有物料的定額總量、分部分項設(shè)計定額量,物料部門在采購時無據(jù)可依,對物料用量根本無法控制。

  1.1.2物料采購無計劃。物料采購計劃是項目物料部門進行下一步采購的依據(jù)。有些項目無計劃盲目采購,分包作業(yè)隊組要多少就采購多少,甚至出現(xiàn)一些分包作業(yè)隊組私自倒賣物料的事件發(fā)生,到項目虧損時才發(fā)現(xiàn)物料超耗。

  1.1.3物料付款不及時。有些項目不能及時提供采購物料的貨款,導(dǎo)致采購價格居高不下,甚至出現(xiàn)因為拖欠款的時間太長供應(yīng)商停止供貨的現(xiàn)象,給項目的正常施工造成了很大的影響。

  1.2物料采購價格偏高

  1.2.1采購方式隨意。對項目物料的采購,一般應(yīng)采取招標、邀標、議標方式。而在實際的采購過程中,有些項目對符合招標條件的物料不進行招標,平時的采購中又不進行貨比多家,導(dǎo)致采購價偏高。

  1.2.2關(guān)系采購嚴重。項目物料的供應(yīng)商利用關(guān)系進來的比較多,他們的價格比較高,質(zhì)量又很難有保證,一些有競爭實力、價格低廉的供應(yīng)商很難進入。

  1.2.3個人存在私心。有的物料采購負責(zé)人經(jīng)不起外界的誘惑,在采購物料時不惜提高物料價格,拿企業(yè)的錢來中飽私囊,嚴重損壞了企業(yè)的利益。

  1.3現(xiàn)場管理存在不足

  1.3.1現(xiàn)場物料存在丟失現(xiàn)象。施工現(xiàn)場人員比較亂,難于管理,有些品行不端的趁機偷鋼材、鋼模板、腳手架、扣件等,有些門衛(wèi)甚至都參與其中,給項目造成了一定的損失。

  1.3.2施工操作不規(guī)范造成浪費。有些分包作業(yè)隊組不按照設(shè)計要求規(guī)范作業(yè),在物料使用過程中超設(shè)計用料,比如應(yīng)該做一層防水的地方卻做成了兩層,給工程造成了嚴重的浪費。

  1.3.3缺乏回收再利用的意識。在項目施工過程中或完工后,對有些還可以再利用的物料,沒有考慮回收再利用,而是隨意地變賣處理,當(dāng)新上項目時還需要重新購買,對整個企業(yè)造成了極大的浪費。

  2、項目物料管理存在的問題的根源

  2.1監(jiān)督檢查制度不夠健全

  2.1.1企業(yè)缺少專門的物料管理監(jiān)督機構(gòu)。對物料管理工作應(yīng)該有專門的組織機構(gòu),負責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各項目的物料管理情況,通過各部門之間的協(xié)作,掌握項目物料采購定額節(jié)超、物料采購價格情況等。

  2.1.2業(yè)務(wù)部門對項目的監(jiān)督檢查力度不夠。施工企業(yè)的工程項目大都比較分散,要想對其進行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查比較困難。一般采取委派幾個人對項目工作進行檢查的方法,但往往因?qū)I(yè)并不對口,在檢查中很難發(fā)現(xiàn)問題,以至于企業(yè)的規(guī)定及措施在項目上很難實施。

  2.1.3項目部門對物料管理工作缺乏監(jiān)督。工程項目上的各職能部門各管一攤,相互之間缺少溝通,認為物料管理只是物料部門的事情,對于物料管理不管不問、不監(jiān)督,缺乏必要的工作責(zé)任心。

  2.2對項目物料管理工作缺乏指導(dǎo)

  2.2.1企業(yè)業(yè)務(wù)部門對項目業(yè)務(wù)部門缺乏指導(dǎo)。企業(yè)上級業(yè)務(wù)部門缺乏與下級業(yè)務(wù)部門的溝通和指導(dǎo),對下邊項目實際是什么情況了解甚少,下邊項目工作的開展完全按照自己的意圖。

  2.2.2部門與部門之間缺乏協(xié)作和指導(dǎo)。項目物料成本控制僅僅依靠一個物料部門很難實現(xiàn),需要各部門的相互配合、協(xié)作和指導(dǎo),以實現(xiàn)總量控制、減少浪費。

  2.2.3對項目物料采購價格缺少指導(dǎo)。在定額總量控制好的前提下,物料的采購價格將直接影響項目物料的成本,現(xiàn)在項目上缺少對物料采購價格的指導(dǎo),由于信息的閉塞,很難實現(xiàn)低價采購。

  2.3對項目物料管理工作的考核和獎罰措施不夠健全

  2.3.1對項目物料管理考核制度不夠健全。對項目物料管理工作要定期進行考核,便于及時發(fā)現(xiàn)問題,找出根源,針對出現(xiàn)的問題追究其部門主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

  2.3.2對項目物料管理工作缺乏必要的獎罰制度。應(yīng)該加強對項目物料管理工作的考核。對于違法亂紀的現(xiàn)象,絕對不能手軟,以免助長不良之風(fēng)。

  3、各職能部門共同協(xié)作的管理模式

  3.1企業(yè)成立物料管理督察組

  3.1.1成立督察組的原因。企業(yè)物料管理督察組的成立,主要針對施工企業(yè)在物料采購過程中存在的問題,加強各部門之間的協(xié)作,并細化分工,完善對項目的物料管理。

  3.1.2成立督察組的目的。主要是通過各職能部門的共同作用,來加強對項目物料管理整個過程的監(jiān)督、考核和指導(dǎo),并根據(jù)工程項目的實際采購管理情況實施獎罰,以控制項目物料的采購數(shù)量和價格,實現(xiàn)項目成本控制的目的。

  3.1.3督察組具體的組成及職能。企業(yè)物料采購管理督察組可由物料保障、法務(wù)合約、施工技術(shù)、財務(wù)、監(jiān)察、審計、檢測、質(zhì)檢、人力資源等部門組成。具體職能如下:物料保障部門為企業(yè)物料采購管理督察組的主要負責(zé)部門,直接管理項目物料管理部門,對項目物料采購的整個過程進行指導(dǎo),并負責(zé)對項目物料采購的數(shù)量、價格、質(zhì)量、付款條件等進行監(jiān)督、檢查和考核;法務(wù)合約部門負責(zé)對項目物料采購簽訂的合同及執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查;施工技術(shù)部門負責(zé)對項目物料的定額用量與實際用量進行監(jiān)督和檢查;財務(wù)部門負責(zé)對項目物料賬目進行核對與檢查;監(jiān)察部門負責(zé)對項目物料人員是否存在違規(guī)違紀甚至是違法現(xiàn)象進行監(jiān)督和檢查,并根據(jù)情況對違規(guī)、違紀或違法人員進行處分;人力資源部門負責(zé)對項目物料人員的工作能力進行考核,根據(jù)考核情況將具體表現(xiàn)記入個人檔案,作為用人的依據(jù);檢測室和質(zhì)檢部門負責(zé)對項目采購物料的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查。

  3.2成立項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組

  3.2.1成立項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組的原因。項目物料部門的工作需要各部門的共同協(xié)作,比如對物料需求總計劃及分項物料需求計劃是多少、是否透明采購、有否貨比多家、施工中是否存在浪費、付款條件是否優(yōu)惠、合同是否存在漏洞和訴訟風(fēng)險等,需要多個部門的共同參與與合作。

  3.2.2項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組成立的目的。主要是發(fā)揮項目各部門的作用,共同制定有效的物料采購方案,做到有效控制物料節(jié)超,努力實現(xiàn)低價“零庫存”采購,確保物料質(zhì)量,杜絕違法違紀行為發(fā)生,防止物料浪費,實現(xiàn)項目物料成本控制。

  3.2.3成立項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組的組成及職能。項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組具體由項目經(jīng)理、項目商務(wù)經(jīng)理、總工、物料保障、施工技術(shù)、計劃統(tǒng)計、財務(wù)、檢測、質(zhì)檢、辦公室等組成。具體職能如下:項目經(jīng)理、項目商務(wù)經(jīng)理、總工直接領(lǐng)導(dǎo)項目物料管理部門,負責(zé)對該項目物料采購供應(yīng)的整個過程進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo);物料部門為項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職能部門,負責(zé)工程項目物料的采購供應(yīng)和日常管理工作,計劃統(tǒng)計部門要給項目物料管理部門提供物料需求總(分階段)計劃;施工技術(shù)部門負責(zé)在施工過程中對物料的使用過程進行監(jiān)督和控制,杜絕因施工操作中的不規(guī)范而導(dǎo)致的物料浪費;財務(wù)部門則定期與物料管理部門進行賬目核對,并按照合同約定及時給付物料款;檢測和質(zhì)檢負責(zé)對采購的物料進行試驗檢測工作;辦公室負責(zé)對物料管理部門的日常工作作風(fēng)進行監(jiān)督,嚴肅門衛(wèi)制度等。

  4、各級職能部門的具體運作

  4.1企業(yè)職能部門的具體運作

  4.1.1加強對項目物料采購價格的指導(dǎo)。物料的低價“零庫存”采購在很大程度上取決于對市場信息的及時、準確、全面了解,通過對多家供應(yīng)商的比較,進而做出正確的決策,必要時甚至可以考慮跨地區(qū)、跨省份甚至是跨國界采購?山㈨椖课锪喜少弮r格指導(dǎo)機制,通過互聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)物流、物料報刊、電話、實地考察等多種方式,對于價格信息進行收集整理,并通過物料價格信息平臺,及時將價格信息進行發(fā)布,為各工程項目的物料采購提供幫助、指導(dǎo)。

  4.1.2加強對項目物料管理的監(jiān)督。一是對物料采購進行全過程監(jiān)督。監(jiān)督應(yīng)從采購計劃制定開始,到物料使用結(jié)束,包括計劃、審批、價格咨詢、市場調(diào)查、招(議)標、簽訂合同、驗收、付款、發(fā)放和回收。將監(jiān)督貫穿于采購過程的全過程,確保采購管理規(guī)范化、程序化、制度化,營造一道確保企業(yè)利益不受損的堅實防護墻。二是對物料采購進行效能監(jiān)察。加強物料采購中的效能監(jiān)察,推動物料采購工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理方向發(fā)展,實行公開、公正、公平的招標采購、競價采購等管理辦法,有效降低項目施工生產(chǎn)成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效益、增強企業(yè)競爭能力,預(yù)防物料采購中違法違紀行為的發(fā)生,確保企業(yè)良好的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

  4.1.3加強對項目物料采購的考核和獎罰。對項目物料采購的考核主要包括:項目物料采購的數(shù)量是否超定額用量、采購價格是否合理、有無存在違法違紀現(xiàn)象、有否貨比多家、付款條件是否優(yōu)惠、合同是否存在漏洞和訴訟風(fēng)險、是否履行了上級要求的各種制度措施等方面。企業(yè)各職能部門要充分發(fā)揮其職能作用,對項目進行認真考核,并根據(jù)考核的結(jié)果對項目物料管理人員實行獎罰,并記入個人檔案,作為以后用人的依據(jù)。

  4.2項目物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組職能的具體運作

  4.2.1制定有效的采購方式。對于可自行采購的物料,要根據(jù)數(shù)量及金額的多少,制定有效的采購方式。物料采購應(yīng)遵循就近原則,即從工程所在地附近開始,這能從根本上降低運輸費用以及保證及時供貨。但有時還要綜合考慮運距與單價的差別。一般情況下,對于數(shù)量大、金額多的物料要采取招標(競價)采購;對于價格變化快、上下浮動高的物料,可采取邀標形式;對于數(shù)量較大,但尚不能構(gòu)成招標條件的,可進行集中采購。無論采取哪種采購方式,在采購過程中都必須要堅持公開、公正的原則,避免個人專權(quán)和決策失誤,做到“貨比多家”、“比質(zhì)比價”、“同價同質(zhì)比付款條件”,杜絕不合格產(chǎn)品或質(zhì)次價高的產(chǎn)品投入施工生產(chǎn)。

  4.2.2建立合格供應(yīng)方名錄。合格供應(yīng)方名錄應(yīng)該包括廠商名稱、聯(lián)系人、網(wǎng)址、電子郵箱、電話、地址、郵編、所生產(chǎn)(供應(yīng))物料名稱等一些基本內(nèi)容。由公司物料保障部門負責(zé)定期或不定期地對合格供應(yīng)方名錄進行更新、發(fā)布,項目在選擇供應(yīng)商時必須在公布的合格供應(yīng)方名錄中選取。在有新供應(yīng)商進入時,要對供應(yīng)商的資質(zhì)進行嚴格的審查,并報上級物料部門進行備案,并及時對合格供應(yīng)方名錄進行更新。

  4.2.3建立價格評價體系。采購部門要對所有采購的物料建立價格檔案,對每一批采購物料的報價,應(yīng)首先與歸檔的物料價格進行比較,分析價格差異的原因。如無特殊原因,原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平,否則要做出詳細的說明。對于主要物料的價格,要建立價格評價體系,由企業(yè)有關(guān)部門組成價格評審組,定期收集有關(guān)的價格資訊,分析、評價現(xiàn)有的價格水平,并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。

  4.2.4建立規(guī)避采購風(fēng)險機制。在采購過程中,由于采購方原因會產(chǎn)生很多風(fēng)險:自身組織機構(gòu)的不健全帶來的組織機構(gòu)風(fēng)險;由于資金管理、采購環(huán)節(jié)管理、人員管理等方面不規(guī)范帶來的管理體系風(fēng)險;以及采購人員的道德風(fēng)險和知識風(fēng)險。采購人員要及時識別以上風(fēng)險,并在實際工作中予以規(guī)避,確保采購工作的順利進行。

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