摘要：隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的路徑依賴問題，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。

　　“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，North等經(jīng)濟學家引入新制度經(jīng)濟學和進化經(jīng)濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動優(yōu)勢，即使后來環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實意義。

　　一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴

　　1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

　　企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業(yè)與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強化，導致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

　　2.企業(yè)人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

　　目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經(jīng)濟體制下制定的企業(yè)人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價值.另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

　　3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。

　　有些民營企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的，管理本來就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范.例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。這些原因相應地造成了企業(yè)人事檔案價值不高，利用率降低。

　　二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇

　　企業(yè)不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經(jīng)濟組織。企業(yè)是依法設立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的獨立核算的經(jīng)濟組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內在需要，它就能生存和發(fā)展.因此，針對企業(yè)的特點，應突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創(chuàng)新的起點。這一路徑的選擇對企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。

　　1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

　　在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。

　　2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證

　　由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾�，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現(xiàn)代化信息技術培訓，培訓重點應放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網(wǎng)絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。

　　3.建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點

　　利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：

　　人事檔案管理系統(tǒng)

　　數(shù)據(jù)復制

　　文件傳輸

　　報表管理

　　員工管理

　　系統(tǒng)安全

　　一方面，通過該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務部門的管理動態(tài)，及時進行指導，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預見性管理.

　　另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設提供了快捷、高質量的服務。

　　三、路徑選擇中應注意的問題

　　1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費問題。

　　檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業(yè)在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。

　　2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。

　　信息網(wǎng)絡已經(jīng)不斷的深入到各個領域。在網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。

　　總結

　　綜上所述，本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為企業(yè)提供服務。