組織現(xiàn)狀調(diào)查

　　在經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握了有關(guān)質(zhì)量手冊編寫的基本知識之后，下一步就要充分調(diào)查、了解組織目前現(xiàn)狀。內(nèi)容包括：

　�。�1）組織規(guī)模、性質(zhì)。

　�。�2）組織質(zhì)量水平，生產(chǎn)量水平。

　�。�3）組織所處的環(huán)境。

　�。�4）組織質(zhì)量管理發(fā)展的歷史，其中的經(jīng)驗教訓(xùn)。

　�。�5）組織原有規(guī)章制度、質(zhì)量文件的收集、歸納和整理。

　　雖然編寫者為組織職員，對組織狀況基本了解，但根據(jù)編制質(zhì)量手冊的需要，進(jìn)行一次組織現(xiàn)狀調(diào)查，還是很有必要的，尤其是原有質(zhì)量文件的收集和整理，更是非做不可的。

　　決定ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條款的剪裁

　　決定編寫質(zhì)量手冊以后，下一步就要決定是采用該標(biāo)準(zhǔn)的全部內(nèi)容還是裁減部分條款、是否需要增加內(nèi)容等。該系列標(biāo)準(zhǔn)允許各單位根據(jù)實際情況進(jìn)行剪裁，確定采用程度。比如某組織沒有設(shè)計職能，就可以取消該條款；某組織在安全衛(wèi)生方面有特殊要求，雖然標(biāo)準(zhǔn)中沒有該項內(nèi)容，也應(yīng)該加上去。總之，根據(jù)組織質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作的需要來決定。

　　分工編寫

　　將采用的標(biāo)準(zhǔn)條款展開，分解成為一項項具體的質(zhì)量活動和質(zhì)量工作，再對各項活動和工作確定負(fù)責(zé)部門和配合部門，這項工作稱為職能分工，最后形成職能分工表。一般來說，職能分工表中的責(zé)任部門就是該項活動相關(guān)文件的編寫部門。按確定的體系及時間進(jìn)度要求，各部門的兼職編寫人員分頭編寫本部門承擔(dān)的文件內(nèi)容。

　　對于綜合性的條款要求，一般由質(zhì)量管理部門（專職編寫人員）編寫。

　　統(tǒng)一匯總

　　在分頭編寫過程中，專職編寫人員應(yīng)給予指導(dǎo)。按期收集各編寫人員的草稿后，進(jìn)行統(tǒng)稿。統(tǒng)稿時發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)與編寫者協(xié)調(diào)解決，有時可能要經(jīng)過幾個反復(fù)。

　　討論草案，試點運行

　　把完成的質(zhì)量手冊草案交由質(zhì)量手冊編寫領(lǐng)導(dǎo)小組討論審批，針對領(lǐng)導(dǎo)小組提出的意見進(jìn)行修改。無異議后，由管理者簽發(fā)試運行指令，試行質(zhì)量手冊。為了慎重起見，也可先在小范圍內(nèi)試點，總結(jié)試點經(jīng)驗后，再全面試行。

　　總結(jié)試運行經(jīng)驗，正式運行

　　跟蹤試運行結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，進(jìn)行相應(yīng)修改，將完成的正式稿送交領(lǐng)導(dǎo)小組討論審批。無異議后，由組織管理者簽發(fā)正式運行指令。

　　至此，質(zhì)量手冊的編寫工作全部完成。但這項工作不可能一勞永逸，還要根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境變化情況，定期進(jìn)行修改、完善，使質(zhì)量手冊始終能適應(yīng)組織經(jīng)營發(fā)展的需要。