一、會計科目制定

　　一九九八年四月十一日，國家公布了物業(yè)管理行業(yè)須按照《施工房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)財務制度》的條例。因此，在制定一級會計科目時，必須遵照國家規(guī)定，但子細目卻可按實際的需要增減�，F(xiàn)就物業(yè)管理行業(yè)的要求編制一份會計科目樣本以供參考。

　　二、成本核算

　　每一獨立的物業(yè)，按其功能不同，可分為不同的“部分”，如：住宅（或公寓）、辦公樓、商場、停車場、會所等。若業(yè)主公約規(guī)定須按物業(yè)的不同“部分”分別獨立核算，則在建賬時應給予充分考慮。大部分的《財務軟件》已備有輔助核算功能，財務管理部應盡量加以利用。

　　建賬后，日常操作的重點是清楚識別及界定各項費用及收入的歸屬，按其所歸屬的“部分”準確核算。正確的“部分”分類能準確反映各“部分”的經(jīng)營損益情況，對了解各“部分”的財務狀況，改進管理極其重要。對于無法明確識別及界定其歸屬的費用，則稱之為“公攤費用”或“待攤費用”，對于這些“待攤費用”應在各會計期間歸集后，合理分攤至各“部分”。分攤的方法有多種，如：面積、管理份額、該項費用總額、人員工資總額等，發(fā)生的費用類型不同，選用的分攤辦法也有所不同，但最基本的原則是合理性。必要時，分攤辦法的選用應征求有關部門意見，取得物業(yè)總經(jīng)理甚至委托方的認可。

　　三、應收賬管理

　　對于物業(yè)管理行業(yè)來說，應收賬管理是其財務管理的重點之一，工作較為繁重。財務管理部須計算每一個業(yè)戶應繳納的各種費用，如水、電費等，亦要定期清理、核對和報告各項費用的繳付情況。定期發(fā)出繳付通知書、催款通知書、對賬通知書，定期進行銀行委托付款的劃款工作等。

　　進行應收賬款管理，需先行收集以下數(shù)據(jù)：

　　1.各項收費標準。

　　2.該物業(yè)所有單位的編號及面積。

　　3.每一個單位的管理費起計日期。

　　4.各單位每月應付各項費用（如管理費）的金額。

　　5.業(yè)戶／用戶／使用人的數(shù)據(jù)，如姓名、聯(lián)絡地址、電話、所擁有的單位編號。

　　6.空置單位的界定標準，收費項目及標準。

　　7.滯納金有關規(guī)定，如起計日期、利率等。

　　8.由管理處代收水電費時，水電費的抄表日期、收費標準等。

　　四、注意事項

　　1.收樓時應注意事項

　　（1）用戶付款的方法

　　用戶在支付每月費用時，可采用多種方法，如親自到管理處繳付現(xiàn)金或支票，或采用委托銀行自動轉賬付款。財務人員應在用戶收樓時，準備一份詳細的付款方法說明書，并連同委托銀行自動轉賬授權書交予用戶。付款方法說明書上應列明：

　　①管理處的地址及辦公時間。

　�、谝灾�票付款時，支票抬頭的名稱。

　�、坜k理銀行轉賬的手續(xù)及各項須知。

　�。�2）業(yè)主收樓時繳交的各項費用及押金的賬務處理

　　通常業(yè)主在收樓前或收樓時已按發(fā)展商或物業(yè)管理公司的要求，預付了數(shù)月管理費及各種押金、初裝費等。其中部分款項，如預付管理費、管理費按金等應由管理處收取，電話、煤氣初裝費等應由發(fā)展商收取。當財務管理部由開發(fā)商或物業(yè)部取得有關收費資料，并收到已出售單元的數(shù)據(jù)時，應及時與開發(fā)商財務管理部溝通，明確各項收費的歸屬及時入賬及時對賬。

　�。�3）預收管理費的處理

　　對于用戶于收樓時預繳的管理費，應自交納管理費起計日起按月結轉收入。財務管理部應對管理費的起計日期的確定標準及特殊情況下的批準程序有明確的了解，并以此標準為依據(jù)，確定統(tǒng)一的起計當月的管理費計算方法。以免計算方法不統(tǒng)一引致的應收賬混亂，以及與業(yè)主間的糾紛。

　　2.每月應注意的事項

　�。�1）繳款通知書

　　①發(fā)出日期及截止日期

　　物業(yè)管理公司的經(jīng)費，主要是來自管理費收入。為確保有充裕的流動資金，財務管理部必須在每月一號（或按公約規(guī)定的日期）前發(fā)出繳款通知，使業(yè)戶能按時付款。由于打印通知書需時間，為確保業(yè)戶能如期收到發(fā)出的交款通知書，必須提前三天發(fā)出。如果業(yè)戶在截止日期后才付款，公司發(fā)出的通知書上將不會反映該項付款。為避免誤會，所有通知書須注明發(fā)出日期和截止日期，并明確告知用戶在該日期后支付的款項沒有包含滯納金在內(nèi)。

　�、谒�、電費

　　如各單位的水、電費是由管理處負責收取，管理處每月須派員抄錄各儀表的讀數(shù)，然后按照每度的收費及最低消費計算應收款項，并將各單位應付的水電費用和管理費在每月付款通知書中分項，要求各單位在繳付管理費時一并繳付。

　　因抄讀各儀表需時，財務管理部應與有關部門訂定一個固定抄讀日期，并把結果在付款通知書截止日前交予財務管理部。

　�、劾U費通知書的管理

　　繳款通知書最少要有兩聯(lián)，一聯(lián)給客戶，另一聯(lián)由管理處存檔。若除管理處外，還有其它機構負責收款，便需要多一聯(lián)，供對方存檔作為收費依據(jù)。

　�。�2）催款通知書

　　業(yè)主公約通常對業(yè)戶繳納管理費等的義務有詳細規(guī)定，管理處應制定可操作的催款流程。對未按期付款單位，便須按追收程序定期發(fā)出催款通知書，直至采取截停水、電供應及發(fā)出律師信，進行法律訴訟。財務管理部有責任定期將各單位的各項收費情況通知物業(yè)部及物業(yè)總經(jīng)理，待其決定采取適當措施。