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成功項(xiàng)目管理的秘訣

2009-11-25 14:09    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  摘要:在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作中,項(xiàng)目管理已經(jīng)成為越來越多企業(yè)亟待補(bǔ)習(xí)的一門功課。然而,由于在這個(gè)方面的先天不足,國(guó)內(nèi)IT企業(yè)常?嘤诓坏瞄T徑而入。

  在交流中,黃紹良先生還表達(dá)了這樣的思維,希望能夠把中國(guó)文化特色和項(xiàng)目管理相結(jié)合,構(gòu)建一個(gè)更加完美的項(xiàng)目管理模式。確實(shí),中國(guó)這樣一個(gè)具有悠久歷史文化的國(guó)家,當(dāng)然有資格有能力對(duì)世界經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展施加更為深刻的影響,我們輸出的應(yīng)該遠(yuǎn)遠(yuǎn)不僅是物質(zhì)產(chǎn)品。立足在這個(gè)意義上,我們也希望這個(gè)欄目能夠成為和有志于此的同道們交流的窗口。

  當(dāng)我開始在從事項(xiàng)目管理的工作時(shí),首先是負(fù)責(zé)一些服務(wù)交付的項(xiàng)目。這段時(shí)間常常發(fā)覺合約的內(nèi)容跟實(shí)際要交付的服務(wù)不相符,而且工作量比較競(jìng)投時(shí)的估算要高,更有些時(shí)候要提供一些正在研發(fā)過程中的產(chǎn)品或從沒有進(jìn)行過的集成工作。后來負(fù)責(zé)一些系統(tǒng)升檔和維護(hù)服務(wù)的項(xiàng)目,那時(shí)候是每天都像救火員,每天都要解決一些客戶支援的優(yōu)先權(quán)分配問題,解決資源調(diào)配的紛爭(zhēng),開發(fā)一些系統(tǒng)附加功能的需求。最后開始被指派去負(fù)責(zé)一個(gè)競(jìng)投項(xiàng)目的時(shí)候,才曉得競(jìng)投項(xiàng)目的壓力和供應(yīng)商間的激烈競(jìng)爭(zhēng),在短短十多天的時(shí)間內(nèi)把建議書完成,往往在限期的前一天晚上需要工作到深夜,把各技術(shù)人員和分包商所提供的資料和收集有關(guān)銷售說明書整理,按標(biāo)書的指示安排,統(tǒng)一,打印,裝證,然后在最后的一分種交付業(yè)務(wù)人員拿去遞交。從不斷的項(xiàng)目回顧過程中,在其他資深項(xiàng)目經(jīng)理的訓(xùn)導(dǎo)下,在一些從業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)交流聚會(huì)中,才慢慢地領(lǐng)會(huì)出項(xiàng)目管理技巧的實(shí)際應(yīng)用。同時(shí)更領(lǐng)會(huì)到除了實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)外,還需要不斷地跟其他從業(yè)人員交流經(jīng)驗(yàn),從別人的失敗和成功個(gè)案中學(xué)習(xí),才能夠提升自己的管理能力和技巧。

  第一秘訣:經(jīng)驗(yàn)交流

  這個(gè)專欄的目的是跟各位讀者分享我過去三十多年來在國(guó)外一些高新技術(shù)企業(yè)中的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn),從高新技術(shù)企業(yè)的基本運(yùn)作過程中:包括營(yíng)銷階段中的業(yè)務(wù)競(jìng)投項(xiàng)目,服務(wù)交付期間的系統(tǒng)開發(fā)和安裝項(xiàng)目,系統(tǒng)維護(hù)期間的更新和維護(hù)項(xiàng)目等三個(gè)不同的營(yíng)運(yùn)階段來探討一些項(xiàng)目管理知識(shí)體系的應(yīng)用和技巧。把自己過去的經(jīng)驗(yàn)提供讀者參考,同時(shí)也希望能夠拋磚引玉,讓讀者在看完了每一期的內(nèi)容后,也能把各自的經(jīng)驗(yàn)告知電腦商情報(bào)在此專欄中刊登,讓其他從業(yè)人員能夠有機(jī)會(huì)分享和交流。

  讀者要是對(duì)內(nèi)容有任何的疑問,又或者在項(xiàng)目管理過程中所遇到的各種疑難,都可以提出來讓我們共同探討如何應(yīng)用知識(shí)體系來解決,建立一個(gè)比較完善的運(yùn)作模式,讓我們能共同提升國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理從業(yè)人員的能力,打造出中國(guó)項(xiàng)目管理的特色。

  第二秘訣:不斷協(xié)調(diào)

  大家都知道項(xiàng)目經(jīng)理沒有固定的團(tuán)隊(duì)組合,在沒有項(xiàng)目的時(shí)候更沒有實(shí)權(quán),有項(xiàng)目的時(shí)候需要從別的部門借調(diào)人力,最后得到的資源未必一定是項(xiàng)目所需的,往往是經(jīng)驗(yàn)不足,或者是技術(shù)不到位的次等人員。

  同時(shí),項(xiàng)目的范圍在接收的時(shí)候往往含糊不清,需要跟客戶和業(yè)務(wù)人員確認(rèn),又或者項(xiàng)目范圍太廣,遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出項(xiàng)目的財(cái)務(wù)和時(shí)間預(yù)算,這一切都要不斷地跟項(xiàng)目贊助人,各部門的主管和客戶協(xié)調(diào)才能夠建立可交付的項(xiàng)目指標(biāo)和有資源來進(jìn)行項(xiàng)目的交付。

  在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中,還是需要不斷地跟客戶,主管,或者是組員的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào),來有效地管理范圍變更的要求,或延長(zhǎng)組員借用的時(shí)間等工作。能夠有效地跟各方面進(jìn)行協(xié)調(diào)是成功項(xiàng)目管理很重要的一環(huán)。

  第三秘訣:不要做老大

  很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為在進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)候,便有全權(quán)去進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)的決策。于是把自己放在項(xiàng)目組織架構(gòu)的最上、最大的位置中,害怕別人不知道自己是這項(xiàng)目的經(jīng)理。其實(shí)這是最大的誤點(diǎn)。當(dāng)你接收項(xiàng)目的時(shí)候,每一個(gè)項(xiàng)目涉及人都已經(jīng)知道你是項(xiàng)目經(jīng)理,成功地完成項(xiàng)目的時(shí)候當(dāng)然是最理想,但歷史告訴我們科技項(xiàng)目的失敗率達(dá)到百分之七十,所以當(dāng)失敗的時(shí)候,你也將負(fù)全責(zé)。

  聰明的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)借助領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力來達(dá)到自己的目標(biāo)。讓客戶的領(lǐng)導(dǎo)和自己的領(lǐng)導(dǎo)來做整個(gè)項(xiàng)目的監(jiān)管,有重要決定的時(shí)候讓他們?nèi)ヌ婺阕髦,替你去推?dòng)你要推動(dòng)的工作或目標(biāo)。項(xiàng)目成功的時(shí)候,你還是那個(gè)眾所周知的項(xiàng)目經(jīng)理。萬一失敗的時(shí)候,也有這幫領(lǐng)導(dǎo)替你分擔(dān)一部分的責(zé)任,何樂而不為呢!

  第四秘訣:讓組員投入而不是參與

  話說有一頭母雞和一頭豬走過一家孤兒院,看到里面的小孩瘦骨壘壘,好像多天沒有好好地吃一頓的樣子,那母雞和小豬便起了惻隱之心,互相商量如何提供一些幫助。想了一會(huì)兒,母雞對(duì)小豬說:“我們讓那些可憐的小孩好好的吃一頓吧,我可以生些雞蛋來讓他們做炒蛋,你也可以從大腿上割一塊肉來讓他們炒肉絲,你說可好?”小豬看著母雞一會(huì)兒,然后對(duì)母雞說:“能夠幫助那些小孩是一件好事,你生一些雞蛋,對(duì)你來說是‘參與’、我要從大腿上割一塊肉出來,那可是全面的‘投入’哪!”

  換句話說,要能夠讓組員和項(xiàng)目涉及人全面投入,才能夠讓項(xiàng)目成功。這當(dāng)然不能鼓勵(lì)你用恐嚇的手段,只是讓項(xiàng)目涉及人理解到項(xiàng)目對(duì)他們將來業(yè)務(wù)和運(yùn)作上的重要,和組員對(duì)自己本身的自信和能力等方面,讓大家能夠同心協(xié)力地去完成項(xiàng)目,有效利用這一策略能提高士氣和團(tuán)隊(duì)的結(jié)合力,減低組員和各方面的紛爭(zhēng)和指責(zé),共同為目標(biāo)而努力。

  這些是我常對(duì)一些新進(jìn)的項(xiàng)目從業(yè)人員所說的項(xiàng)目管理“軟技巧(soft skill)”,可以從不同的項(xiàng)目中學(xué)習(xí)到不同的方法,也是屬于項(xiàng)目管理知識(shí)體系范圍之外,但必須擁有的項(xiàng)目管理技巧。能夠跟其他項(xiàng)目管理從業(yè)人員互相交流這些軟技巧,便能更快地提升自身的管理能力。

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