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CIO的時間管理

2010-01-22 08:52    【  【打印】【我要糾錯】

  對于信息化項目來說,項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目,組大部分項目成員卻對ERP很陌生,甚至是個從未接觸的領(lǐng)域,那么全要靠CIO的帶領(lǐng)。若他們對項目失去了信心,就是對CIO失去了基本的信賴。

  在項目管理過程中,最忌諱的是項目無限止的延期下去。一鼓作氣,再而衰,三而竭,最后導致項目組成員對項目喪失信心,使得項目失敗。

  對于信息化項目來說,項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目,組大部分項目成員卻對ERP很陌生,甚至是個從未接觸的領(lǐng)域,那么全要靠CIO的帶領(lǐng)。若他們對項目失去了信心,就是對CIO失去了基本的信賴。

  影響時間控制的因素及措施

  在一個信息化項目中,影響CIO對時間控制的因素有很多,概括起來,有以下幾個方面。

  第一,前期需求調(diào)研不夠充分,導致在后期項目實施的過程中,冒出大量的新需求,影響項目的進度。

  在項目的初始階段,項目調(diào)研非常重要。項目調(diào)研一要抓住企業(yè)的核心流程,切忌面面俱到,防止項目調(diào)研占用過多的項目時間;二是對于重點、難點流程不能漏過一個,因為其處理要么比較復雜,要么關(guān)系到其他多個業(yè)務(wù),若在后期實施階段,再去考慮的話,則很可能前期的工作都要白費。

  就拿編碼中的供應(yīng)商編碼為例。供應(yīng)商編碼無論是進銷存項目,還是ERP項目,都要用到這類編碼。若在項目調(diào)研階段,對這編碼不予考慮,只是按手工操作年代的按供應(yīng)商名字來進行查詢,則在系統(tǒng)實施后,無論是查詢業(yè)務(wù)伙伴信息,還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務(wù)伙伴,都要輸入中文供應(yīng)商名字來進行查詢或者選擇,效率非常慢,特別是遇到冷僻字的時候,更是讓人頭疼。怎么辦?只好返工。

  所以,在項目需求調(diào)研時,對關(guān)鍵項目要抓住不放,要全面徹底,對于非關(guān)鍵項目,則可以置于一旁。

  第二, 信息化項目涉及范圍大,往往涉及多個部門。

  現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項目,已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段,如上個財務(wù)系統(tǒng),只涉及財務(wù)單個部門,現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn),ERP、OA等等信息化項目,都是公司整個集團作戰(zhàn)。若哪個部門配合不好,就會影響到整個作戰(zhàn)計劃。

  CIO,作為這個戰(zhàn)役的指揮員,該如何統(tǒng)領(lǐng)這支部隊走向成功的彼岸呢?一是要選準時機,大型的信息化項目要等到企業(yè)淡季再去實施,因為信息化項目的推行,往往會增加員工很多額外的工作,若在旺季推行的話,員工的精力有限,可能會無法適應(yīng),從而增加不必要的矛盾;二是要強調(diào)任務(wù)的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項目的進度,及時把任務(wù)分配下去,并進行定時的追蹤。

  第三,信息化項目周期比較長,不確定因素比較多。

  因為信息化項目涉及范圍比較廣,所以,一些項目的周期往往比較長。在這中間,可能會出現(xiàn)一些人為控制因素。如項目組成員的流失、一把手的變動,甚至公司遷址、自然災(zāi)害等。這些因素都會影響項目的進度。對于這些因素,CIO只能盡量的防范,作一些后備。如在條件允許的情況下,擴大項目組的成員,或者采取一些激勵措施,以保證實施團隊的穩(wěn)定,等等。

  “田字框”,時間控制的工具

  在實際項目管理中,筆者很喜歡利用"田字框"來對時間進行控制。這是個在時間管理上,非常常用的一個工具。

  如CIO把信息化項目分解后,現(xiàn)在要對編碼方案進行調(diào)研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內(nèi)容。

  如:成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產(chǎn)編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼。

  根據(jù)以上編碼,按"重要且緊急"、"重要不緊急"、"不重要且緊急"、"不重要且不緊急"進行分類,分別填入到田字框中。

  因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息,對信息化項目的成敗起著決定作用,而且其種類、數(shù)量繁多,編寫其來需要一定的時間與精力,所以,在編碼方案這個任務(wù)重,放在首位解決。

  員工編碼、部門編碼等因為其數(shù)量不時很多,雖然其非常重要,但是,因為其所需要的時間比較少,可以放在第二位。

  辦公用品與固定資產(chǎn)管理向不納入信息化系統(tǒng)的管理,故編碼可以暫時不管。但是,為了公司編碼制度的齊全,根據(jù)其復雜程度,若以上編碼任務(wù)提早完成的情況下,也可以一起編寫,若以上編碼任務(wù)已經(jīng)比較繁重或者這兩個編碼方案比較復雜的話,可以放在項目完成以后再進行補充。

  如此,設(shè)計后,哪些重點,要先完成哪些任務(wù),一目了然,無論是CIO,還是具體的執(zhí)行者,可以按照此有序的進行攻關(guān),就能有效的保證任務(wù)在規(guī)定的時間內(nèi)完成,不讓次要的任務(wù)過多的占據(jù)寶貴的項目時間。

  落實責任人與時間,計劃得以執(zhí)行的保障

  任務(wù)分解分析后,還不行,還要落實責任人,確定具體的完工時間,任務(wù)才有可能按照CIO預(yù)先設(shè)計的時間內(nèi)完成。

  在項目執(zhí)行時,筆者比較喜歡用責任卡制度,來管理項目組成員。

  在責任卡上,要標明以下內(nèi)容。

  1、任務(wù)負責人:企業(yè)中,人人各負其責,人人都有專長,CIO不可能取代其他專業(yè)人才的地位,去幫他們決定一些內(nèi)容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類,代替銷售人員去決定客戶的分類,這些任務(wù)CIO要分配給專業(yè)人士,并指定具體的負責人。

  2、追蹤人:在分配任務(wù)時,要指定一個追蹤者,以時時跟蹤任務(wù)的進度。

  3、任務(wù)名稱。

  4、完工時間:要明確定義完工的時間,最好以天為單位,而不要以周或者月為單位,有必要時,還可以細化到小時。

  5、審核員:在此處,最好能簽上一把手的名字,給相關(guān)人員一種壓力。

  6、責任人簽名:讓責任人簽上自己的大名,以加深印象,增強責任。

  把此卡片填寫完成中,張貼在明顯位置,讓相關(guān)責任人在完成任務(wù)前,能時時提醒他,你現(xiàn)在還有項工作要在何時前完成。

延伸閱讀:時間管理 cio
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