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項(xiàng)目管理與組織結(jié)構(gòu)

2010-04-01 14:51    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  在一個(gè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中,往往同時(shí)存在著運(yùn)行管理(OPERATION)和項(xiàng)目管理(PROJECT)這兩種主要的管理模式,一些經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)經(jīng)常采用項(xiàng)目的方式來(lái)實(shí)現(xiàn),因此項(xiàng)目管理本身的組織管理方式必然要受到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的影響,不同的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、不同的項(xiàng)目組織方式,在項(xiàng)目管理上都有不同的特點(diǎn)。

  就組織系統(tǒng)而言,一般可以認(rèn)為有兩種模式,一種是基于職能的劃分方式,每一職能部門對(duì)應(yīng)一種專業(yè)分工,或者對(duì)應(yīng)一條產(chǎn)品線;另一種是基于項(xiàng)目的,每一個(gè)部門或項(xiàng)目組負(fù)責(zé)一個(gè)或一類項(xiàng)目,其責(zé)任隨著項(xiàng)目的開始而開始,隨著項(xiàng)目的結(jié)束而結(jié)束,這種模式在建筑行業(yè)比較典型。在基于職能的組織模式中,也存在項(xiàng)目管理,但往往是局限在職能部門內(nèi)的,當(dāng)項(xiàng)目跨越職能部門時(shí),就會(huì)出現(xiàn)四種可能的情況:

  1、各職能部門派人參加項(xiàng)目,參加者向本部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,跨部門的協(xié)調(diào)在各部門領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行,沒(méi)有專職的項(xiàng)目經(jīng)理。這種做法是在基于職能的組織結(jié)構(gòu)中最常見(jiàn)的項(xiàng)目組織方式。

  2、由各職能部門派協(xié)調(diào)人參加項(xiàng)目,參加者向本部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,跨部門的協(xié)調(diào)在各部門派出的協(xié)調(diào)人之間進(jìn)行,沒(méi)有專職的項(xiàng)目經(jīng)理。這種組織方式也是基于職能的組織結(jié)構(gòu)中很常見(jiàn)的項(xiàng)目組織方式,其工作效率較前者略高,但和前者一樣,由于沒(méi)有人對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé),項(xiàng)目組織效果很有限。但畢竟有了通過(guò)非部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)人之間的橫向溝通,所以也把這種組織結(jié)構(gòu)稱為弱距陣結(jié)構(gòu)。

  3、在上述弱距陣結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,指定其中的一名協(xié)調(diào)人作為項(xiàng)目經(jīng)理,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理,其他各部門委派的協(xié)調(diào)人不僅要向本部門報(bào)告,在項(xiàng)目過(guò)程中還要向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告,項(xiàng)目經(jīng)理有一定的權(quán)利安排參加者們的工作。由于項(xiàng)目經(jīng)理的出現(xiàn),使項(xiàng)目管理得到了一定程度上的保證,會(huì)大大提高項(xiàng)目的工作效率,這種組織結(jié)構(gòu)被稱為平衡距陣結(jié)構(gòu)。

  4、在上面平衡距陣的基礎(chǔ)上,增加與各職能部門平行的專門的項(xiàng)目管理辦公室,負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目管理,專職的項(xiàng)目經(jīng)理都?xì)w項(xiàng)目管理辦公室管理。由于有了專門的組織負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理,項(xiàng)目管理作為企業(yè)內(nèi)的一項(xiàng)任務(wù)長(zhǎng)期存在,并能夠不斷地積累、發(fā)展,項(xiàng)目經(jīng)理也不是根據(jù)項(xiàng)目臨時(shí)任命,而是成為常設(shè)崗位,這樣從組織上、人員上都使項(xiàng)目管理得到了保障。這種結(jié)構(gòu)也稱為強(qiáng)距陣結(jié)構(gòu)。

  上述四種項(xiàng)目組織的方式都可能會(huì)出現(xiàn)在基于職能式的組織結(jié)構(gòu)中,它們對(duì)項(xiàng)目管理的支持程度是不同的。特別是在三種距陣式結(jié)構(gòu)中,跨越部門的項(xiàng)目組織與職能部門之間往往會(huì)存在著較大的沖突,主要表現(xiàn)在資源競(jìng)爭(zhēng)、目標(biāo)期望等方面。例如在人員安排上,職能部門內(nèi)被委派參加項(xiàng)目的人,往往需要同時(shí)兼顧原部門和項(xiàng)目?jī)煞矫娴娜蝿?wù),時(shí)間得不到保證。在項(xiàng)目目標(biāo)上,各職能部門總是希望更多地實(shí)現(xiàn)自己所期望的目標(biāo),而從整個(gè)項(xiàng)目的角度來(lái)說(shuō),可能更關(guān)注整體最優(yōu)而犧牲部分職能部門的局部利益。在我們的工作實(shí)踐中經(jīng)常遇到的這類矛盾,從根本上說(shuō),應(yīng)該從項(xiàng)目管理的組織方式上考慮解決辦法,在企業(yè)內(nèi)部形成適應(yīng)項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度和企業(yè)文化。這是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者需要認(rèn)真考慮解決的問(wèn)題。

  基于項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)是最適應(yīng)項(xiàng)目管理需要的。由于項(xiàng)目管理的方法被越來(lái)越多的企業(yè)做采納,甚至有的企業(yè)也采用項(xiàng)目管理的方法來(lái)管理企業(yè)的運(yùn)行,特別是在強(qiáng)調(diào)成本管理的企業(yè)中,工作任務(wù)、崗位職責(zé)、資源配置、績(jī)效考核等非常具體明確,則項(xiàng)目管理的方法更容易得到應(yīng)用。

  從一般的職能式組織結(jié)構(gòu),到弱距陣、平衡距陣和強(qiáng)距陣的組織結(jié)構(gòu),再到基于項(xiàng)目式的組織結(jié)構(gòu),項(xiàng)目經(jīng)理從無(wú)到有,跨部門協(xié)調(diào)效率從低到高,項(xiàng)目管理力度由小到大。因此當(dāng)項(xiàng)目涉及部門越多,涉及內(nèi)容越新,涉及各職能部門利益越深,所需協(xié)調(diào)能力越強(qiáng),那么就越需要采用更能有效支持項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)。

  在項(xiàng)目組內(nèi)部,其組織結(jié)構(gòu)一般都盡可能采取扁平式的組織結(jié)構(gòu),這是項(xiàng)目管理的特點(diǎn)所決定的。企業(yè)的運(yùn)行工作具有穩(wěn)定、重復(fù)的特點(diǎn),而項(xiàng)目則具有臨時(shí)、獨(dú)特、逐步優(yōu)化的特點(diǎn),因此項(xiàng)目管理過(guò)程也往往具有其獨(dú)特性和未知性。這就更需要面向目標(biāo)的管理,要讓項(xiàng)目的參與者都充分了解項(xiàng)目的目標(biāo),并為達(dá)到共同的目標(biāo)發(fā)揮各自的作用,項(xiàng)目有關(guān)信息在項(xiàng)目組中需要充分地共享。這與傳統(tǒng)企業(yè)的層級(jí)組織結(jié)構(gòu)是有很大差異的。如果說(shuō)軍隊(duì)是傳統(tǒng)的層級(jí)組織的代表,那么項(xiàng)目管理的組織方式就更象樂(lè)隊(duì),演奏者之間都是平等的,大家都清楚地了解整個(gè)樂(lè)譜和自己的角色,主動(dòng)配合整個(gè)樂(lè)隊(duì)的演奏,通過(guò)出色地完成自己的演奏而為整個(gè)樂(lè)隊(duì)添色。這是項(xiàng)目管理在管理文化上與傳統(tǒng)層級(jí)管理的最大差別。

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