物業(yè)管理師

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2015物業(yè)管理師知識點(diǎn):物業(yè)管理檔案存放

2015-01-27 16:31 來源:來源于網(wǎng)絡(luò) 打印 | 收藏 |
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  物業(yè)管理檔案存放:

  為了方便檢索利用,歸檔整理后的案卷需要按分類方法進(jìn)行分類存放。首先,檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室,檔案室的大小應(yīng)由未來檔案的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次,要選擇文件架和文件柜,物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇,一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷,管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

  確定了案卷存放的工具和分類方法之后,就可以根據(jù)分類方法對存放工具進(jìn)行編目,即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記,以便于存放和檢索取用。

 。1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,這類檔案比較重要,一般須長期存放。而且這類檔案隨時(shí)間推移而增減的情況不多,這類檔案應(yīng)專架或?qū)9翊娣拧?/p>

 。2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案,這類檔案存放期長,檢索頻度較高,隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加,因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。

 。3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長,會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

  檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí),物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列,同時(shí)要對每一案卷進(jìn)行編號以固定每一案卷的具體位置,方便今后的編目和查閱。

責(zé)任編輯:青池
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