1.組織團隊:將問題可能涉及的相關部門人員組織起來,少則可以是3-5人,多則數(shù)十人。意見特別強烈的人不能被摒除在外,平時不講話的人,只要工作相關便需邀請參加。
2.建立共識:運用團隊技巧,讓團體成員降低壓力,建立整體共存共榮的一體感,避開針對個人與部門的攻擊,減輕防衛(wèi)性的心理狀態(tài)。研討會不要在公司里,封閉式效果更好,座位的安排不要依照組織位階,圍成圓圈或馬蹄型較佳。
3.定義挑戰(zhàn):清楚提出挑戰(zhàn),并指出期望的結果。例如∶公司已經(jīng)投入3億開發(fā)高新科技項目,至今尚無成果,我們的目標是找出問題的關鍵,并決定是否繼續(xù)投入資金,如果要繼續(xù)投入,未來該如何控制本項目,并如何確保成果。
4.展開腦力激蕩:人數(shù)如果在12人以下,可以集體操作,如果在12人以上,最好分成幾個小組,每組約4-8人,將同部門的人,分散在不同的小組,以便能互相交流。此階段主要將所有問題現(xiàn)象詳細列出,并將問題寫在N次貼的貼紙上,每張貼紙只寫一個問題,時間約為30-90分鐘。如果問題太多,可以延長時間,但中間需要休息。
5.匯集問題:腦力激蕩結束,集合各小組成員,由各小組輪流上臺發(fā)表腦力激蕩結果,并將N次貼一一貼在事先準備好的大海報紙上,如果有相同點,便將該問題貼在一起,當全部發(fā)表完后,所有可能的問題已經(jīng)全部呈現(xiàn)在大家眼前。一般問題會在數(shù)十個左右,特別復雜的情況可能多達幾百個。
6.分類整理-此時由主持人引導大家將問題分成幾個大類,分類完成后,經(jīng)過檢查一遍,便形成幾大類的問題了。
7.排出順序-將每一大類的問題,根據(jù)其嚴重性排列順序,如果問題甚多,可以分成A、B、C三組,A組是最重要的,B組是一般重要,C組是次要的。
8.責任劃分-將各類問題牽涉的部門,以矩陣圖的方式列出,并標示出主要負責部門與參與解決部門。
9.構思方案-由主要負責部門帶頭,舉辦小型研討會,并提出建議方案,經(jīng)由決策小組同意后,形成決策,同時交付執(zhí)行。
10.效果確認與跟進-根據(jù)執(zhí)行計劃,定期與不定期的檢討成果與進度,并做適當?shù)恼{整與修正,直到問題解決完畢。
11.標準化-如果此問題將來還會遇到,必需將此次的經(jīng)驗,變成標準化的流程,并將相關的資料形成書面化,以利未來的參考,不僅能節(jié)省時間與成本,更能促成組織的學習能力,這也是未來組織的重要核心能力-知識管理的能力。如果公司有內(nèi)聯(lián)網(wǎng),應該將此信息公布于網(wǎng)上,以便將此經(jīng)驗轉化為全公司的技能。
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