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三資企業(yè)中檔案信息的流失

2010-09-20 16:08  來(lái)源網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  改革開(kāi)放20年,中外合資、合作、外商獨(dú)資企業(yè)如雨后春筍之勢(shì)迅猛發(fā)展起來(lái),在企業(yè)取得較好的經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí),存在著一個(gè)不容忽視的現(xiàn)象,那就是三資企業(yè)中檔案信息資源的流失。

  三資企業(yè)檔案管理存在著比較大的差異,從檔案工作的開(kāi)展情況上看,大致分為三種類(lèi)型:

  1.檔案管理工作開(kāi)展得比較好、有一定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。這類(lèi)企業(yè)的檔案工作一般歸屬于總經(jīng)理辦公室,由原中方檔案員兼管,檔案工作的開(kāi)展基本按照國(guó)家規(guī)定的各項(xiàng)程序進(jìn)行,建立了明確的檔案管理制度,對(duì)于檔案的收集、整理、登記、分類(lèi)等工作做得比較規(guī)范。

  2.檔案工作剛剛起步,基礎(chǔ)比較薄弱。這類(lèi)企業(yè)一般規(guī)模比較小,開(kāi)辦時(shí)間也比較短,各崗位人員比較緊張,沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案人員。但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有一定的檔案意識(shí),檔案工作處于初創(chuàng)階段,并為檔案工作創(chuàng)造了一些條件,這對(duì)企業(yè)今后檔案工作的發(fā)展還是有利的。

  3.檔案工作無(wú)人管理或無(wú)中方人員管理。這種類(lèi)型的企業(yè)不少,其中又分為兩種情況:

  其一,企業(yè)不重視檔案工作,領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí),不設(shè)檔案人員,企業(yè)在日;顒(dòng)中形成的大量檔案均分散保存,檔案散失情況嚴(yán)重。

  其二,較大規(guī)模的外商獨(dú)資企業(yè)中,外方對(duì)檔案工作比較重視,也設(shè)有外方人員對(duì)檔案進(jìn)行管理,但是中方無(wú)權(quán)對(duì)其檔案進(jìn)行管理,造成這部分檔案信息的流失。

  三資企業(yè)是改革開(kāi)放后出現(xiàn)的新生事物,三資企業(yè)的檔案管理也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來(lái),造成三資企業(yè)檔案信息的流失這一問(wèn)題的主要原因表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

  1.檔案分散,所保存的檔案中原件少,復(fù)印件多,外方的檔案尤其是技術(shù)檔案,中方無(wú)法保管。對(duì)于外方來(lái)講,怕技術(shù)泄密是檔案分散保存的一個(gè)重要原因。從國(guó)外引進(jìn)的重要技術(shù)資料、市場(chǎng)信息等科技檔案,一般都控制在外方手中,中方的檔案工作無(wú)法開(kāi)展,沒(méi)有有效的控制手段。而企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中,事后不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件,經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問(wèn)題直接導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失,也使得檔案的憑證作用減低。

  2.檔案人員兼職過(guò)多,且大多不具備檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。三資企業(yè)為提高工作效率,往往不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案人員,而采取兼職的辦法。三資企業(yè)中的人員一般來(lái)講綜合素質(zhì)較高,但是缺乏檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)。在企業(yè)中缺乏有效的檔案管理制度,沒(méi)有把檔案工作納入職責(zé)范圍。這也使得檔案工作在三資企業(yè)很難開(kāi)展,導(dǎo)致一大部分檔案信息的流失。

  3.在三資企業(yè)中從投資者的角度看,檔案不能給企業(yè)帶來(lái)效益或者說(shuō)短期內(nèi)無(wú)法從對(duì)檔案的投入上獲得回報(bào),所以索性不對(duì)檔案進(jìn)行投入。尤其是從資方的角度看,企業(yè)建設(shè)速度越快,越早日投產(chǎn),贏利越早,短時(shí)間內(nèi)收回投資即已經(jīng)達(dá)到目的,無(wú)須再額外投入,從一開(kāi)始就沒(méi)有把檔案工作納入企業(yè)建設(shè)中去。這就使得檔案工作的發(fā)展置后于企業(yè)發(fā)展速度,也造成一部分檔案信息資源流失。

  檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn),是國(guó)家的寶貴財(cái)富,在改革開(kāi)放的今天,對(duì)三資企業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案的管理,也是對(duì)國(guó)家財(cái)產(chǎn)的有效保護(hù)。為使檔案信息資源不流失,針對(duì)上述問(wèn)題應(yīng)主要采取以下對(duì)策:

  1.加強(qiáng)對(duì)三資企業(yè)檔案工作的宏觀管理。根據(jù)檔案法規(guī)和有關(guān)規(guī)定,建立健全與三資企業(yè)體制相適應(yīng)的檔案管理制度。檔案行政主管機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)三資企業(yè)檔案工作的管理,使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計(jì)劃,力爭(zhēng)使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度。檔案行政主管機(jī)關(guān)還應(yīng)主動(dòng)了解情況,上門(mén)為專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的服務(wù),幫助其建立符合三資企業(yè)特點(diǎn)要求的檔案分類(lèi)體系,為三資企業(yè)檔案工作發(fā)展提供有效的支持。

  2.檔案管理中介機(jī)構(gòu)介入三資企業(yè)的檔案管理。由于三資企業(yè)缺乏檔案管理人員,其檔案又具有來(lái)源廣泛,國(guó)際性強(qiáng),語(yǔ)種多,載體多樣等特點(diǎn),檔案工作難度較大。檔案中介機(jī)構(gòu)參與三資企業(yè)的檔案管理符合三資企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn),既節(jié)省企業(yè)的人力物力,又為有效保護(hù)三資企業(yè)中的檔案信息資源提供了可能。

  3.在三資企業(yè)建立時(shí)就明確規(guī)定檔案工作的責(zé)權(quán)利要求。從三資企業(yè)申請(qǐng)建立之初,就把檔案工作的要求明確提出,作為三資企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)必要保證條件,并對(duì)其進(jìn)行有效的督促,確保在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱,以使檔案信息資源得到保護(hù)。

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