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智能建筑項(xiàng)目溝通管理重要性和實(shí)施

2009-07-28 11:47    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  溝通定義及作用

  溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。

  對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通。好的信息溝通對(duì)項(xiàng)目的發(fā)掌和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。具體來(lái)說(shuō),溝通的作用如下:

  為項(xiàng)目決策和計(jì)劃提供依據(jù)。

  為組織和控制管理過(guò)程提供依據(jù)和手段。有利于和改善人際關(guān)系。

  為項(xiàng)目經(jīng)理的成功領(lǐng)導(dǎo)提供重要手段。

  項(xiàng)目溝通管理的定義及特征

  項(xiàng)目溝通管理,就是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸,以及最終處理所需實(shí)施的一系列過(guò)程。 項(xiàng)目溝通管理具有復(fù)雜和系統(tǒng)的特征。

  溝通的重要性

  項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置,保證項(xiàng)目班子內(nèi)部的信息暢通。班子內(nèi)部信息的溝通直接關(guān)系到班子的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu),對(duì)于項(xiàng)目的成功有著重要的意義。

  在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的當(dāng)今社會(huì),人們對(duì)物質(zhì)和精神的生活需求也逐日高漲,對(duì)活動(dòng)場(chǎng)所的要求也是越來(lái)越高。建筑智能化系統(tǒng)能夠較好的滿足人們生活對(duì)于活動(dòng)場(chǎng)所的要求,使它們生活在方便、舒適、高效、安全以及環(huán)保節(jié)能的環(huán)境中。因此,智能建筑在國(guó)內(nèi)得到了一定的發(fā)展,實(shí)施好智能建筑對(duì)于保持智能建筑持續(xù)發(fā)展是至關(guān)重要的。溝通在保持社會(huì)關(guān)系的協(xié)調(diào)作用得到了社會(huì)中每個(gè)人的公認(rèn)。在智能建筑實(shí)施工程中也不例外。

  智能建筑的實(shí)施工程大概分為設(shè)計(jì)、施工兩個(gè)階段。

  一般智能化系統(tǒng)設(shè)計(jì)是在建筑、結(jié)構(gòu)、給排水和電氣(強(qiáng)電)圖紙或方案出來(lái)之后才進(jìn)行工作的。因此,在智能建筑未來(lái)需求方面存在著一定缺陷,如:智能化停電時(shí)的供電問(wèn)題;智能化信息點(diǎn)、箱體位置與其他專業(yè)的沖突問(wèn)題,造成業(yè)主使用不便;在滿足未來(lái)需求時(shí)設(shè)備所需要的空間問(wèn)題等等。假如滿足以上需求,則需要更換相關(guān)箱體和設(shè)備、管線施工。對(duì)于人力和物力造成不必要的浪費(fèi)。對(duì)于建筑物本身也有損害,如美觀、結(jié)構(gòu)等等。造成以上問(wèn)題的原因是什么呢?是溝通問(wèn)題(智能化專業(yè)和建筑相關(guān)專業(yè)的溝通問(wèn)題)。解決的辦法是建設(shè)單位組織好智能化專業(yè)與建筑相關(guān)專業(yè)溝通。由此可見,溝通的重要性。

  智能化系統(tǒng)產(chǎn)品的品牌很多,每個(gè)品牌有幾個(gè)系列以滿足客戶的不同需求。如何選擇和確定產(chǎn)品是智能建筑的關(guān)鍵問(wèn)題,也是實(shí)施單位和建設(shè)單位溝通的主要問(wèn)題。

  首先是掌握建設(shè)單位對(duì)智能化系統(tǒng)的需求和投資成本。作為實(shí)施單位應(yīng)該列出目前智能建筑的所以功能和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)所新增的功能以供建設(shè)單位實(shí)施選擇。然后,根據(jù)建設(shè)單位的需求選擇性價(jià)比較高的產(chǎn)品。在設(shè)計(jì)方案論述中應(yīng)該根據(jù)所選產(chǎn)品來(lái)描述智能化系統(tǒng)的技術(shù)性能。經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)后方可進(jìn)行施工設(shè)計(jì)。沒有好的溝通,以上工作是不可能進(jìn)行的。由此可見,溝通的重要性。

  此外,建設(shè)單位從自身的角度考慮,大多數(shù)建筑是在每個(gè)業(yè)主的入戶的位置設(shè)置一個(gè)智能終端箱,業(yè)主根據(jù)自己的需要裝潢時(shí)自行解決。但是,智能化系統(tǒng)的信息點(diǎn)數(shù)量和位置對(duì)于業(yè)主的使用方便性,起著至關(guān)重要的作用。而大多數(shù)智能化子系統(tǒng)是總線制,不同于其他專業(yè)。由于業(yè)主自身的原因,在裝潢時(shí)造成的問(wèn)題很多,如:

  需求問(wèn)題:通信子系統(tǒng)(電話、網(wǎng)絡(luò)、電視、音頻)、安全子系統(tǒng)(探測(cè)器、主機(jī)、聯(lián)動(dòng)設(shè)備),如以后的網(wǎng)絡(luò)電視、洗衣機(jī)等家電設(shè)備的通信需求是在未來(lái)的需求;照明自動(dòng)化的需求是未來(lái)的需求;通信的變更是未來(lái)的需求等等。

  成本問(wèn)題:由于是總線制,所以各個(gè)信息大多數(shù)需要從信息點(diǎn)位置引導(dǎo)智能終端箱或集中控制器。裝潢的明裝配線比建筑工程實(shí)施時(shí)暗裝配線多了很多,使業(yè)主在經(jīng)濟(jì)上造成不必要的浪費(fèi)。

  安全問(wèn)題:通常智能化系統(tǒng)信息點(diǎn)的明裝配線沿地面施工,在它上面鋪設(shè)瓷磚、或者地板等。施工過(guò)程中釘子對(duì)于線路的暢通威脅最大;管材的彎曲和管內(nèi)線的數(shù)量對(duì)于通訊性能的影響也不小。

  以上問(wèn)題之所以存在,是實(shí)施單位和建設(shè)單位的溝通問(wèn)題。只要實(shí)施單位和建設(shè)單位進(jìn)行必要的溝通,是可以解決這些問(wèn)題的。由此可見,溝通的重要性。

  智能建筑施工階段包括預(yù)埋、穿線階段,設(shè)備安裝、調(diào)試階段、工程驗(yàn)收。

  預(yù)埋、穿線階段:需要溝通的專業(yè)有土建專業(yè)、電氣(強(qiáng)電)和暖通專業(yè),涉及的問(wèn)題有:

  土建專業(yè):預(yù)埋管在土建專業(yè)鋼筋綁扎結(jié)束的位置地方開始。澆注混泥土之前完工。混泥土未凝固之前對(duì)管路暢通進(jìn)行檢查和整改。在土建砌墻階段,對(duì)管路和箱體進(jìn)行施工。所有的工作都需要與土建專業(yè)進(jìn)行協(xié)作。出現(xiàn)問(wèn)題,就要開槽放管、敲墻安裝相關(guān)箱體,對(duì)于土建專業(yè)和自身在工期,成本都有必要的浪費(fèi)。為什么會(huì)這樣呢?是溝通問(wèn)題。假如溝通做的好,就可以避免這些問(wèn)題?梢,溝通的重要性。

  電氣(強(qiáng)電)專業(yè):(一)智能化系統(tǒng)與電氣(強(qiáng)電)專業(yè)必須保持一定的距離才能保證通信的要求。因此,預(yù)埋管的路由必須與電氣(強(qiáng)電)專業(yè)進(jìn)行協(xié)商才能滿足通信要求;(二)智能化系統(tǒng)的設(shè)備需要電氣(強(qiáng)電)專業(yè)提供電源,所以箱體的位置與電氣(強(qiáng)電)專業(yè)的箱體位置相近。所以,箱體的位置也應(yīng)該與電氣專業(yè)協(xié)商解決。如果做得不好,會(huì)對(duì)彼此都會(huì)造成不必要的麻煩和損失。只要溝通做得好,上面的問(wèn)題就不會(huì)出現(xiàn)。因此,溝通是很重要的。

  暖通專業(yè):由于衛(wèi)生間和廚房在后期的裝潢階段的變更較大。因此,智能化系統(tǒng)的預(yù)埋管的路由不經(jīng)過(guò)衛(wèi)生間和廚房,與暖通管的路由保持一定距離。

  預(yù)埋管和箱體施工完畢后,就可進(jìn)行穿線工作。

  設(shè)備安裝、調(diào)試階段:在土建專業(yè)的室內(nèi)墻面粉刷結(jié)束后進(jìn)行箱體面板的安裝和設(shè)備相關(guān)配件的安裝。建筑設(shè)備自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)備的安裝時(shí),與暖通專業(yè)、電氣專業(yè)交叉施工問(wèn)題;設(shè)備調(diào)試時(shí)的供電問(wèn)題;室外工程與土建、暖通、電氣等施工單位的配合問(wèn)題;如何避免設(shè)備丟失和有意被損壞的問(wèn)題。解決上面所說(shuō)問(wèn)題的是彼此通過(guò)溝通,協(xié)商解決。

  跟施工現(xiàn)場(chǎng)的其他工作人員保持良好的關(guān)系,是避免設(shè)備丟失、有意損壞工程順利進(jìn)行的前提條件。保持良好的關(guān)系是需要溝通的。不言而喻說(shuō)明了,溝通的主要性。

  驗(yàn)收階段:如何在監(jiān)理單位的配合下,通過(guò)對(duì)建設(shè)單位對(duì)工程的驗(yàn)收;如何順利完成對(duì)工程的決算和項(xiàng)目收尾工程,這些都是通過(guò)溝通來(lái)解決。

  綜上所述,完全可以說(shuō)明溝通在智能建筑實(shí)施過(guò)程中的重要性。

  如何進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理是由溝通計(jì)劃編制、信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告、管理收尾四部分組成。

  一、項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制:

  無(wú)論什么樣的項(xiàng)目都有其特定的周期。項(xiàng)目周期的各個(gè)階段就好像“環(huán)環(huán)相扣”中的每個(gè)環(huán)一樣重要的,甚至是關(guān)鍵性的。為了做好每個(gè)階段的工作,以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果,就必須在項(xiàng)目部門內(nèi)部、部門與部門之間,以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道,能夠快速、準(zhǔn)確地傳遞溝通信息,以使項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的工作職責(zé),并且了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織目標(biāo)所做出的貢獻(xiàn);通過(guò)大量的信息溝通,找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題,制定政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果。因此,缺乏良好的溝通,就不可能做好人力資源管理工作,更不可能較好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目溝通管理涉及知識(shí)領(lǐng)域是保證項(xiàng)目信息及時(shí)正確地提取、收集、傳播、儲(chǔ)存以及最終處置所必須的。如何解決這些問(wèn)題。難道你不認(rèn)為做好這些工作,就必須制定相應(yīng)的計(jì)劃嗎?

  項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備應(yīng)項(xiàng)目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白:每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的成功很重要。

  溝通計(jì)劃的依據(jù)包括:溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個(gè)方面。

  確認(rèn)項(xiàng)目溝通要求的信息一般包括:項(xiàng)目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系;該項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)知識(shí);項(xiàng)目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn);與項(xiàng)目組織外部的聯(lián)系等等。

  溝通技術(shù):根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通;根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通,橫向溝通和縱向溝通;根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。

  選用何種溝通技術(shù)以到達(dá)迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對(duì)信息要求的緊迫程度;技術(shù)的取得性;預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境;制約因素和假設(shè)。

  溝通計(jì)劃的結(jié)果

  溝通計(jì)劃的結(jié)果有項(xiàng)目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計(jì)劃。分析確定項(xiàng)目的利益。

  就我個(gè)人而言,我認(rèn)為編制計(jì)劃的成員是非常重要的。好的溝通計(jì)劃具有可行性?紤]問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計(jì)劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)是最明智的選擇。計(jì)劃需經(jīng)過(guò)各部門經(jīng)理的認(rèn)可,方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。

  二、信息發(fā)布涉及向項(xiàng)目干系人及時(shí)提供所需信息。

  它包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃以及始料未及的信息需求應(yīng)對(duì)。

  我認(rèn)為信息公布應(yīng)做好信息公布的反饋問(wèn)題。如:與公布信息有關(guān)項(xiàng)目干系人的簽字以及對(duì)信息意見的文字記錄。

  三、績(jī)效報(bào)告:

  績(jī)效報(bào)告涉及績(jī)效信息的收集和公布,以便向項(xiàng)目干系人提供有關(guān)資源如何利用來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo)的信息?(jī)效報(bào)告一般應(yīng)提供關(guān)于范圍、進(jìn)度計(jì)劃、成本和質(zhì)量的信息。

  我認(rèn)為要做好績(jī)效報(bào)告,就必須選擇合理的績(jī)效報(bào)告的工具和技術(shù)(績(jī)效評(píng)審、偏差分析、趨勢(shì)分析、掙值分析),使績(jī)效報(bào)告與項(xiàng)目的實(shí)際情況最接近。

  四、管理收尾

  管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成(這些文檔可以使發(fā)起人或客戶對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化),包括項(xiàng)目記錄的收集、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、對(duì)項(xiàng)目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進(jìn)行分析、以及這些信息的存檔以備將來(lái)使用。

  管理收尾活動(dòng)不能等到項(xiàng)目結(jié)束才進(jìn)行,項(xiàng)目的每個(gè)階段都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖瘴,保證重要的、有價(jià)值的信息不流失,另外,人才數(shù)據(jù)庫(kù)中的雇員技能應(yīng)該得到更新,以反應(yīng)新的技能和熟練程度的提高。

  只要認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目溝通的重要性,才會(huì)做好項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃。有了好的項(xiàng)目溝通計(jì)劃,只有執(zhí)行好計(jì)劃,才能發(fā)揮他的作用,才會(huì)順利地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo),才會(huì)對(duì)項(xiàng)目溝通管理的重要性有更深一層的認(rèn)識(shí),才會(huì)在以后的項(xiàng)目中繼續(xù)執(zhí)行,才會(huì)為企業(yè)帶來(lái)跟好的效益。

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