一、信息系統(tǒng)項目投標概述

　　企業(yè)針對某個信息系統(tǒng)項目的投標過程，是一個典型的項目過程。本文探討了如何將項目管理的知識有效應用在這一過程中，如何對這一過程進行規(guī)范化管理，從而提高投標的成功率。

　　信息系統(tǒng)項目的投標過程，是指從購買標書開始，到投標為止的這一段過程，它是一個典型的項目過程，具有項目的幾個重要特征：

　　1.臨時性：投標具有一個明確的開始時間和結(jié)束時間。

　　2.獨特性：每個投標項目都是獨一無二的，業(yè)主，需求，標的都不一樣，因此整個投標過程及其輸出都不一樣。

　　3.漸進明細：從拿到招標書開始，到最后撰寫完投標書，從對業(yè)主需求的理解，功能的設計，產(chǎn)品的配置都是一個漸進明細的過程。

　　相對于其它類型的項目，投標項目也具有幾個重要特點：

　　1.時間較短：一般一個信息系統(tǒng)項目投標的時間在三個星期到兩個月左右，視項目的大小而定。

　　2.時間截止點明確：投標的截止日期一般非常明確，投標項目不會產(chǎn)生工期拖延。

　　3.項目輸出產(chǎn)品為投標書，有時還有原型系統(tǒng)。不會產(chǎn)生后續(xù)的服務。

　　4.需求比較固定，變更較少。

　　投標項目由于有以上特點，它的項目成本一般較低，并且容易控制，因此更注重時間及質(zhì)量的控制。

　　二、投標項目管理七個關(guān)注重點

　　對于現(xiàn)在許多軟件公司，投標是獲得項目的主要途徑。信息系統(tǒng)投標項目雖然時間短，但工作繁雜，競爭性強，對質(zhì)量要求極高。并且中標與否關(guān)系到企業(yè)的利潤得失，同時投標文件也是中標后開展項目的基礎，具有法律效力，因此企業(yè)一般都非常重視。但如果要保證每次投標都有好的，穩(wěn)定的輸出成果，贏得標的，從而幫助企業(yè)不斷成長，就必須對投標過程進行規(guī)范管理。我們把每次投標過程當成一個獨立項目，引入項目管理的知識來規(guī)范投標過程，可望獲得較好的效果。

　　一個投標項目管理重點包括七個部分的管理：項目集成管理，項目范圍管理，項目時間管理，項目質(zhì)量管理，項目人力資源管理，項目溝通管理，項目風險管理。

　　2.1.項目集成管理

　　項目集成管理是對投標項目活動進行統(tǒng)一，協(xié)調(diào)，平衡的處理，它是投標過程中一項綜合性和全局性的工作，從投標開始貫穿到投標結(jié)束。俗話說：“上面千條線，下面一根針”，投標工作千頭萬緒，項目集成管理就是下面的這一根針，而項目經(jīng)理就是拿針的人。在投標項目中，應主要關(guān)注以下幾個方面的平衡與集成：

　�。�1）客戶需求與投標方案的集成與平衡。

　　客戶的需求一般體現(xiàn)在招標書里，如何集成現(xiàn)有的軟件，硬件，并提供訂制開發(fā)服務來制作方案，滿足客戶需求，這是項目經(jīng)理要首先思考的問題。

　�。�2）客戶預算與成本，利潤的集成與平衡。

　　客戶對于項目一般有個整體預算，這個預算一般體現(xiàn)在項目投標的最高報價上。項目經(jīng)理要思考如何在這個價格內(nèi)為客戶配制相應的軟件，硬件及服務，同時預留足夠的利潤以便于中標后項目的開展。

　　（3）項目不同專業(yè)和部門的集成。

　　一個投標項目根據(jù)需求需要組織各方面的人才，商務，軟件，硬件，采購，業(yè)務專家，甚至還有外腦。項目經(jīng)理需要思考要組織哪些人，及如何找到并管理這些人。

　�。�4）公司與供應商的集成。

　　一般一個大型的信息系統(tǒng)集成項目需要集成各方面的產(chǎn)品，投標公司除了提供自有產(chǎn)品外，還要組織各類供應商的產(chǎn)品來共同投標。項目經(jīng)理要思考哪些產(chǎn)品自己可以提供，哪些產(chǎn)品需要外購，及找哪些供應商外購。

　�。�5）項目工作與日常運作的集成。

　　一個投標項目團隊的成員來自各個職能部門，他們除完成投標工作以外，還要完成自己其它的本職工作。如何處理項目工作與本職工作的矛盾，項目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的矛盾，項目時間與日常時間的分配，都是項目經(jīng)理需要解決的問題。

　�。�6）項目工期與質(zhì)量的平衡。

　　投標項目一般工作量大，時間短，并且競爭性強。如何在短時間內(nèi)拿出一個可以優(yōu)于別人的方案，對項目經(jīng)理是個挑戰(zhàn)。

　�。�7）技術(shù)，商務及報價的平衡。

　　現(xiàn)在評標都是從技術(shù)，商務及報價三個方面對標書進行評判并進行分別打分，從中選出優(yōu)勝者。這三個評價標準在不同的標中所占權(quán)重不一樣。項目經(jīng)理需要根據(jù)這個權(quán)重平衡投標書的內(nèi)容，從而有效的突出自己的優(yōu)勢，規(guī)避自己的劣勢，獲取最終的勝利。

　　2.2.項目范圍管理

　　項目范圍即項目的工作范圍，是指項目團隊為了保證投標勝出所要做的全部工作。它以一個框架的方式指明了團隊需要做的工作，是團隊分工合作及管理的基礎。對于投標項目來說，由于需求相對穩(wěn)定，因此項目范圍可以相對固定，變更較少。一般來說，一個投標項目根據(jù)標書要求，它的工作范圍主要包括以下八大項：

　�。�1）技術(shù)文件編寫

　�。�2）商務文件編寫

　　（3）報價文件編寫

　�。�4）原型系統(tǒng)制作

　�。�5）標書審核

　�。�6）標書裝訂

　�。�7）講標預演

　�。�8）商務進程項目范圍管理工作最重要的輸出就是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。

　　制作WBS時，項目經(jīng)理只需規(guī)劃出第一層及第二層結(jié)構(gòu)，余下部分可由項目團隊成員完成。并且在這個時候，暫不用關(guān)注人員分工及時間安排。

　　2.3.項目時間管理項目時間管理就是要保證項目團隊在投標截止日之前準備好投標所需的全部資料。對于項目經(jīng)理來說，項目截止日是非常明確并且不容更改的，因此項目經(jīng)理需要綜合協(xié)調(diào)各種活動，保證按期交出合格的產(chǎn)品。

　　項目時間管理是在WBS的基礎上進行的。主要過程包括：（1）活動排序：確定各個活動之間的依附及先后關(guān)系。

　　（2）活動資源估算：估計完成各種計劃活動所需的資源及資源數(shù)量。

　�。�3）活動工期估算：估算完成各個活動所需的工作時間。

　�。�4）制訂進度表：分析活動的順序、活動工期和資源需求，創(chuàng)建項目時間表。

　　（5）進度控制：對整個項目進程的控制。

　　在制訂項目時間時，一般要注意以下三點：

　�。�1）由于項目截止日固定，因此一般使用倒推法確定每個關(guān)鍵點的工期。

　�。�2）使用倒推法確定每個關(guān)鍵點的工期后，讓項目團隊成員自己確定工作時間。

　�。�3）在每個質(zhì)量審核點預留一定的修正時間。

　　2.4.項目質(zhì)量管理投標項目的主要輸出是文檔，對文檔的質(zhì)量管理沒有一個客觀的標準，更多依賴的是項目經(jīng)理及項目團隊的個人經(jīng)驗及專業(yè)素質(zhì)。即便如此，我們還是可以從以下四個層次來對投標文檔進行質(zhì)量管理。

　　（1）層次1：投標文件是否響應了的招標文件所要求的必須響應關(guān)鍵點。這是最基本的要求。因為在招標文件中一般對這些響應點進行了打星號處理，不響應即做為廢標。因此質(zhì)量管理首先要從這此關(guān)鍵點入手，一般可以通過制訂一個關(guān)鍵點檢查清單來進行檢查。

　�。�2）層次2：文檔是否完整，包含了招標書要求的全部文件。

　�。�3）層次3：文檔撰寫是否規(guī)范，無語法錯誤及錯別字，前后響應一致。

　�。�4）層次4：系統(tǒng)規(guī)劃是否完整，條理清晰，撰寫是否細致，專業(yè)，圓滿地響應了客戶的需求。

　　層次1到層次3可由普通員工進行質(zhì)量管理，層次4更多依賴經(jīng)驗及專業(yè)素質(zhì)，可由較高層次的員工或外腦進行質(zhì)量管理。

　　2.5.項目人力資源管理項目人力資源管理包括人力資源規(guī)劃，人員招募，團隊建設，團隊管理四個過程。

　�。�1）人力資源規(guī)劃：項目經(jīng)理需要根據(jù)標書要求規(guī)劃出需要哪些角色參與到項目中來，比如說文檔工程師，業(yè)務專家，采購人員，美工等等。

　�。�2）人員招募：規(guī)劃出所需的人力資源后，項目經(jīng)理就要負責組織這些資源，如跟職能經(jīng)理協(xié)商抽調(diào)人員，去公司外尋找專家等等。這些需要項目經(jīng)理有很強的組織協(xié)調(diào)能力。

　　（3）團隊建設：培養(yǎng)團隊成員的能力以及促進成員之間的溝通交流，以提高項目績效。

　�。�4）團隊管理：跟蹤團隊成員的績效，提供反饋，解決問題，協(xié)調(diào)變更事宜以提高項目績效。

　　2.6.項目溝通管理在項目投標過程中，項目經(jīng)理對外需要和業(yè)主，供應商進行溝通，對內(nèi)需要和高層管理者，職能經(jīng)理，項目團隊成員進行溝通，團隊成員之間也需要有效溝通。項目溝通管理主要分為以下幾個過程：（1）溝通規(guī)劃：根據(jù)項目團隊的溝通需求規(guī)劃溝通方式。例如建立一個共享目錄來存放投標項目文檔；確定項目文件編寫的簽入簽出規(guī)則；采用郵件還是BBS來進行信息交流；項目會議的召開方式等等。

　�。�2）信息發(fā)布：將項目信息及時通過到項目團隊成員。

　�。�3）績效報告：將當前項目的進展，狀態(tài)等信息及時報告給公司管理層。

　�。�4）項目干系人管理：對項目團隊，公司管理層，業(yè)主，供應商等項目干系人進行溝通及管理。

　　在投標過程中，與業(yè)主和供應商進行溝通時，要注意在一些關(guān)鍵事項上要采用正式的溝通方法，如備忘錄等。這些關(guān)鍵事項包括標書變更，供應商的報價等等。

　　2.7.項目風險管理項目風險管理工作主要包括風險管理規(guī)劃，風險識別、分析及應對，風險監(jiān)控三個過程。

　�。�1）風險管理規(guī)劃：決定如何進行，規(guī)劃和實施項目風險管理活動。

　�。�2）風險識別、分析及應對：判斷會出現(xiàn)哪些風險可能會影響項目，這些風險出現(xiàn)的概率，影響程度及相應的應對措施，并記錄下來。

　�。�3）風險監(jiān)控：在整個投標過程中，跟蹤已經(jīng)識別出來的風險，識別可能發(fā)生的風險，并進行有效應對。

　　在投標過程中，一般會存在以下幾個風險：

　�。�1）有些需求難以響應，或者在現(xiàn)有的成本下難以響應……

　�。�2）廢標：常常是因為有些關(guān)鍵點沒做響應造成。

　�。�3）不能按規(guī)定投標：通常因為投標人不按時到達，沒帶身份證或一些關(guān)鍵文件造成的（4）中標后不能按標書承諾進行服務：投標文件一旦中標，即具有法律效力。如果在投標文件中出現(xiàn)胡亂承諾，報價過低等現(xiàn)象，常常會造成以后在項目實施中不能履行而承擔法律風險。

　　這些風險需要項目經(jīng)理及項目團隊具有相當?shù)慕?jīng)驗以進行有效識別并盡早應對。

　　三、投標項目的項目生命周期投標項目一般可以劃分為啟動，計劃，實施，控制和收尾五大過程。

　　這五大過程的工作重點如下：

　　1.啟動公司管理層確認參與投標并購買標書，并正式指定項目經(jīng)理。項目經(jīng)理根據(jù)項目需求確定項目成員。

　　2.計劃對項目工作范圍，工作時間，溝通方式，質(zhì)量管理，風險管理進行詳細計劃。

　　3.實施項目團隊根據(jù)工作計劃各自有條不紊地開展工作。

　　4.控制項目團隊成員根據(jù)計劃對質(zhì)量，時間，風險進行控制。

　　5.收尾項目投標結(jié)束后，項目團隊總結(jié)經(jīng)驗教訓，并形成文檔，進入公司知識庫，作為以后投標的經(jīng)驗積累。

　　信息系統(tǒng)的投標過程是一個典型的項目過程，只有有效運用了項目管理的知識框架來進行項目管理，才能保證投標過程的可控，有效提高投標的質(zhì)量及保證團隊成員每次投標發(fā)揮穩(wěn)定，進而有效提高投標的成功率。