一、正確使用漢字
使用規(guī)范的漢字,是寫好應用文書的基礎。
從正字法的角度而言,我們要注意做到下列幾點:
。1)不要書寫錯別字;
(2)不要隨意生造簡化字;
。3)不要書寫繁簡夾雜的字。
二、準確使用詞語
應用文書在詞語的使用上應當力求準確、簡練、得當,才能較好地傳遞信息,提高我們的辦事效率。
選用詞語要注意:第一,所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯誤詞;第二,不能是被淘汰的等義詞(包括異體詞);第三,不能是不規(guī)范的方言詞、外來詞或舊詞語等;第四,不能是濫用的簡稱和生造詞。
三、正確使用標點符號
標點符號簡稱標點,是輔助文字記錄語言的符號,是現(xiàn)代書面語言的有機組成部分。
標點符號的作用,大體上有三個方面:第一,表示停頓;第二,表示語氣,標明句子是陳述語氣、疑問語氣,還是感嘆語氣;第三,標示句子中某些詞句的性質。
國家標準《標點符號用法》中共有常用的標點符號十六種,分點號和標號兩大類。點號七種,標號九種。點號又分句中點號(逗號、頓號、分號和冒號四種)和句末點號(句號、問號和嘆號三種)。標號包括引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號和專名號。
四、表達要符合規(guī)范
所謂表達規(guī)范,就是指說話寫作要符合語法規(guī)范。常見的語法錯誤有:
。1)搭配不當詞語之間有一定的組合規(guī)律,違背這種規(guī)律就要犯搭配不當?shù)腻e誤。
。2)成分殘缺有些病句結構不完整或缺少必不可少的成分。
。3)贅余有些病句是由于多余詞語造成的。
(4)語序不當有些病句是因詞語順序安排不當,或者說詞語位置放得不對引起的。
。5)雜糅有些病句把不同的說法硬糅在一起,造成結構上的混亂。
。6)指代不明運用代詞指代人或事物必須明確無誤,如果含混不清、出現(xiàn)歧義,就會犯指代不明的語法錯誤。
。7)虛詞使用不當在使用虛詞時,常有濫用、漏用、誤用等語病,統(tǒng)稱為虛詞使用不當。
。8)數(shù)量表達不清有些病句是由于數(shù)量表達不清造成的。
五、表達要符合邏輯
應用文書的寫作在內(nèi)容、結構上要注意邏輯聯(lián)系,不能自相矛盾,前后抵觸。從文章全局來說,作者提出問題、分析問題和解決問題,要符合客觀事物的規(guī)律,符合人們對客觀事物認識的程序,使人們的邏輯程序和認識程序統(tǒng)一起來,全篇形成一個邏輯整體;從局部來說,對于某一問題的分析,某一現(xiàn)象的解釋,要體現(xiàn)出較為完整的概念、判斷、推理的過程。
論證是用論據(jù)證明論點的方法和過程,是應用文書中普遍運用的方法。要使論證嚴密,富有邏輯性,必須做到:(1)概念判斷準確,這是邏輯推理的前提;(2)要有層次、有條理地闡明對客觀事物的認識過程;(3)要以論為綱,虛實結合,反映出從“實”到“虛”,從“事”到“理”,即由感性認識上升到理性認識的飛躍過程。
六、相關術語
內(nèi)行文:僅限在獨立的組織中傳達的文書;
外行文:可在組織外傳遞的文書;
前行文:在事情發(fā)生前制作的文書;
后行文:在事情發(fā)生后制作的文書;
上行文:屬內(nèi)行文,且是向上級報送的文書;
下行文:屬內(nèi)行文,且是向下級發(fā)送的文書;
平行文:在各獨立組織之間傳遞的文書。
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