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2015物業(yè)管理師知識點(diǎn):物業(yè)管理檔案的檢索

2015-01-27 15:54 來源:來源于網(wǎng)絡(luò) 打印 | 收藏 |
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  物業(yè)管理檔案的檢索:

  (一)紙介質(zhì)檔案檢索

  紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多,物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有:目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

  1.常用檢索工具的編制方法

  (1)分類卡片目錄

  分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高,但難度較大,需要一定的時(shí)間。

  (2)專題卡片目錄

  專題卡片目錄是按某一特定的題目,將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合,以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

  (3)主題卡片目錄

  主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

  (4)名稱索引

  名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引,以提供使用的索引編制方法。

  2.檔案提供利用的方式

  (1)檔案檢索的步驟和方式

  檔案檢索的一般步驟和方法是:分析應(yīng)用需求,明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引,查找到需要的檔案文件。

  (2)檔案提供利用的方式

  檔案提供利用的一般方式有:檔案室閱讀,外借,制作副本,向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。

  (二)電子媒體檔案檢索

  電子媒體檔案一般分為兩類:一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料,這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料,一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯,但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng),這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。

  各類軟件的檢索查詢設(shè)計(jì),目前無統(tǒng)一的檢索查詢形式。

責(zé)任編輯:青池
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