在日常業(yè)務處理工作中,由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件,為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了,必須在平時歸檔的基礎上,進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同,可由業(yè)務部門在檔案移交前完成,也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。
已立卷的案卷,應對卷內(nèi)文件進行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等,并對卷內(nèi)文件進行必要的調(diào)整。
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