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在項(xiàng)目管理中面對(duì)面交流最重要

2009-12-31 14:48    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  通過(guò)虛擬的方式同人打交道雖然方便,卻也有它的不足之處。

  現(xiàn)在的我們生活在一個(gè)虛擬交流的世界當(dāng)中。由于虛擬的工作小組在某些方面具有與生俱來(lái)的優(yōu)勢(shì),所以它得到了公司領(lǐng)導(dǎo)人的大力歡迎。商業(yè)學(xué)校的老師們總是竭盡所能的讓那些充滿了理想和抱負(fù)的管理人員了解虛擬交流的好處。但人類幾千年來(lái)所形成的交流方式和交流智慧不是輕易就可以被磨滅的。在很多時(shí)候,直接的人際互動(dòng)在人際交流當(dāng)中所起到的都是極為積極的作用。

  作為一名咨詢顧問(wèn),我在工作當(dāng)中學(xué)到了很多的東西,而其中的大多數(shù)經(jīng)驗(yàn)都是從失敗的教訓(xùn)中積累的,上面所提到的這一點(diǎn)就是其中之一。我曾經(jīng)在一家國(guó)際性的公司中擔(dān)任咨詢項(xiàng)目經(jīng)理。公司讓我為其它的小組的工作提供幫助。在以往的工作當(dāng)中,在這方面我是有著相當(dāng)成功的經(jīng)驗(yàn)的。盡管我為獲得了公司的信任而深感高興,但內(nèi)心深處還是有一絲憂慮,我覺(jué)得公司對(duì)我的期望似乎有些太高了,因?yàn)殡m然當(dāng)時(shí)的我已經(jīng)是一名高級(jí)咨詢顧問(wèn)了,但畢竟我在公司當(dāng)中所扮演的角色只是一名初級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理而已。

  在接受了新的工作任務(wù)的頭一個(gè)星期里,我同自己要協(xié)同負(fù)責(zé)的八個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行了聯(lián)系。剛開(kāi)始的時(shí)候,他們并不怎么愿意接受我的幫助。為了讓他們相信我的到來(lái)決無(wú)惡意,我花了好幾個(gè)星期的時(shí)間來(lái)慢慢的說(shuō)服他們,讓他們接受我。剛開(kāi)始的四個(gè)月,工作進(jìn)行的還算平穩(wěn)順利,沒(méi)有遇到什么問(wèn)題。但是,沒(méi)過(guò)多久,非常出乎我的意料之外,我手下的一個(gè)比較大型的項(xiàng)目就出了問(wèn)題。

  災(zāi)難剖析

  根據(jù)我當(dāng)時(shí)的工作記錄,我手下一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的上級(jí)負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段總結(jié)會(huì)后接到了取消項(xiàng)目的通知。而在此之前,我們?yōu)榱藴?zhǔn)備這次會(huì)議已經(jīng)花費(fèi)了一個(gè)月的時(shí)間。特別是在會(huì)議前的最后一個(gè)星期,我們每天晚上都要熬夜工作,為的就是把會(huì)議做好。

  突如其來(lái)的通知讓我們不知該如何是好。我打通了項(xiàng)目經(jīng)理的移動(dòng)電話。他接了電話,用微弱的聲音告訴我現(xiàn)在沒(méi)有辦法同我談這件事情。我只能掛斷了電話,等著下周能夠在公司總部遇到他時(shí)再了解事情的答案。

  在接下來(lái)的五天的時(shí)間里,每天我都要面對(duì)我的上級(jí)和公司多位副總裁的詢問(wèn),他們希望能夠盡快了解原因,找到答案。我只能告訴他們?cè)倌托牡却龓滋斓臅r(shí)間。在他們等待的過(guò)程當(dāng)中,我想盡了辦法去自己尋找問(wèn)題的答案,聯(lián)系了很多同項(xiàng)目小組成員有社交聯(lián)系的人,從他們那里收集信息。

  最后,終于在正式的工作報(bào)告當(dāng)中,我了解到了問(wèn)題的真實(shí)情況。原來(lái),在準(zhǔn)備方案的過(guò)程當(dāng)中,項(xiàng)目的“高級(jí)”建筑師(剛從初級(jí)建筑師升職上來(lái)的)遇到了困難。就在他不斷嘗試不斷摸索的過(guò)程當(dāng)中,他遭到了項(xiàng)目小組內(nèi)一名資格比較老但技術(shù)上也只能算作初級(jí)的工程師的攻擊和取笑。在項(xiàng)目經(jīng)理還沒(méi)來(lái)得及解決這個(gè)問(wèn)題之前,其它的一些工程師也都加入到了聲討他的隊(duì)伍當(dāng)中。由此一來(lái),原本的會(huì)議就被搞糟了,客戶方的CIO自然就確信我們的項(xiàng)目小組是完全不能勝任的。

  聯(lián)系的基礎(chǔ)

  從上面的經(jīng)歷當(dāng)中,我們可以總結(jié)出很多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。根據(jù)在以往的工作當(dāng)中積累的經(jīng)驗(yàn),我很快就把自己的注意力轉(zhuǎn)移到了矛盾的解決上。我知道項(xiàng)目當(dāng)中的四位工程師和一位初級(jí)建筑師在工作當(dāng)中的聲譽(yù)一向都非常好,問(wèn)題同他們的職業(yè)素養(yǎng)肯定沒(méi)有關(guān)系。他們之間肯定另有問(wèn)題。

  我用了很多時(shí)間,同項(xiàng)目經(jīng)理一起分析小組成員之間的互動(dòng)情況。盡管項(xiàng)目經(jīng)理以前并沒(méi)怎么太注意這個(gè)問(wèn)題,但是他也還是注意到了小組內(nèi)的氣氛相當(dāng)緊張。在經(jīng)過(guò)了一番努力之后,我終于在他的幫助下了解到了問(wèn)題的根源。事實(shí)上,是那個(gè)“高級(jí)”建筑師先疏遠(yuǎn)小組內(nèi)的其它成員的。而剛剛在他升職之后接替了他的初級(jí)建筑師職位的那名資歷比較老的工程師很討厭他。其它的工程師也都站在了比較有人格魅力的老工程師的一邊。當(dāng)年輕的高級(jí)工程師在工作中卡殼了的時(shí)候,老工程師的憤怒讓他無(wú)法再顧及自己的職業(yè)素養(yǎng),對(duì)年輕的工程師進(jìn)行了攻擊。同項(xiàng)目小組成員后來(lái)的接觸證實(shí)了我們最初的分析和判斷。

  現(xiàn)在問(wèn)題又變成了“我們?yōu)槭裁春鲆暳诉@個(gè)問(wèn)題?”在以往的工作當(dāng)中,我也曾經(jīng)遇到過(guò)類似的情況。甚至還曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)并解決過(guò)這樣的問(wèn)題。項(xiàng)目經(jīng)理承認(rèn)他自己把太多的時(shí)間花在了辦公室里,花在了對(duì)項(xiàng)目時(shí)間安排的計(jì)劃上,而忽視了早就已經(jīng)存在的嚴(yán)重問(wèn)題。那么,我又能如何為自己托詞呢?

  我意識(shí)到錯(cuò)誤出在我對(duì)待問(wèn)題的基本方法上。我在給自己手下的項(xiàng)目經(jīng)理提出意見(jiàn)和建議的時(shí)候并沒(méi)有考慮他們的個(gè)人需求到底是怎樣的。更重要的是,我留下了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的真空,再?zèng)]有人出來(lái)填補(bǔ)它之前,它只是一片空白。

  然而,要想控制住一個(gè)工作小組的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)是需要一定的技巧的。至少要有以下兩個(gè)方面的基礎(chǔ)。

  同項(xiàng)目小組當(dāng)中的一個(gè)或多個(gè)成員存在著領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。理想的狀況是,你已經(jīng)同小組中的某些成員建立起了領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。這樣一來(lái),小組的其它成員在接受你的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格時(shí)就有了某種參照。但是,由于這個(gè)項(xiàng)目小組當(dāng)中沒(méi)有一個(gè)成員以往同我建立了這種關(guān)系,所以這一點(diǎn)對(duì)我來(lái)說(shuō)就不適用了。

  有能夠代替你實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的項(xiàng)目經(jīng)理。這也是一種非常理想的狀況,可以讓你借助另外一名領(lǐng)導(dǎo)者的力量來(lái)實(shí)行自己的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。如果是由你自己親自培訓(xùn)他的話,這種方式就更為有效了,這也是一種非常理想的狀況,可以讓你借助另外一名領(lǐng)導(dǎo)者的力量來(lái)實(shí)行自己的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。如果是由你自己親自培訓(xùn)他的話,這種方式就更為有效了,因?yàn)檫@樣一來(lái)他就有了和你同樣的領(lǐng)導(dǎo)方式。而在上面的例子當(dāng)中,我手下的這名項(xiàng)目經(jīng)理把注意力放在了工作的管理上,而沒(méi)有放在對(duì)小組成員的領(lǐng)導(dǎo)上。

  應(yīng)用規(guī)則來(lái)建立領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的機(jī)遇。技術(shù)人員通常是用自己的智慧來(lái)樹(shù)立自己的領(lǐng)導(dǎo)權(quán),通過(guò)解答各種技術(shù)問(wèn)題來(lái)證明自己的能力。在上面的這個(gè)例子當(dāng)中,我故意沒(méi)有參加到交流當(dāng)中,為的就是讓那名高級(jí)建筑師證明自己的能力。

  至少要偶爾與小組成員見(jiàn)面的能力。人格魅力在人際交往的過(guò)程當(dāng)中是非常有力的工具,但是要想充分的發(fā)揮其效力,還是需要通過(guò)人與人之間實(shí)際的接觸。在上面的這個(gè)例子當(dāng)中,我就沒(méi)有做到這一點(diǎn),從來(lái)沒(méi)有同小組成員進(jìn)行過(guò)接觸。

  證明自己對(duì)事件的興趣和影響能力的機(jī)遇。要保證自己直接參與到重大項(xiàng)目事件的準(zhǔn)備當(dāng)中。在上面的例子中,我實(shí)際上還是以顧問(wèn)的身份參與到了主要項(xiàng)目事件的準(zhǔn)備當(dāng)中的。

  上面所談到的這五點(diǎn)顯然都是出自我自己所喜好的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和領(lǐng)導(dǎo)方式。其它的領(lǐng)導(dǎo)者可能會(huì)有他們各自不同甚至有些激進(jìn)的其它方式。正所謂仁者見(jiàn)仁智者見(jiàn)智。

  在跌倒的地方重新站起來(lái)

  在弄清了造成問(wèn)題的原因之后,我和項(xiàng)目經(jīng)理一起制定了一項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃。我們給那位高級(jí)工程師另外指定了新的工作任務(wù)。我們?cè)诠究偛空匍_(kāi)了為期一周的小組會(huì)議。同時(shí),我還讓高級(jí)建筑師了解到,在以后的工作當(dāng)中,我會(huì)更多的參與他的技術(shù)決策。這些措施的采取加強(qiáng)了我在項(xiàng)目小組當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)權(quán),也讓我能夠更好的了解和掌握整個(gè)小組的工作狀況。這樣一來(lái),我給項(xiàng)目經(jīng)理提出的建議就更有針對(duì)性并且更為有力了,也得到了更為積極的反饋。

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